Η ρύθμιση συσκέψεων και η κράτηση αιθουσών συνεδριάσεων μπορεί να είναι παιχνιδάκι όταν χρησιμοποιείτε τον βοηθό προγραμματισμού στο Outlook Web App, το οποίο αποτελεί μέρος του Microsoft Office 365. Όταν επιλέγετε τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη και την αίθουσα συνεδριάσεων, ο Βοηθός προγραμματισμού εμφανίζει τις προτεινόμενες ώρες με βάση τη διαθεσιμότητα σε την ημερομηνία και την ώρα που επιλέξατε.
Αυτό μειώνει τον χρόνο που πηγαίνουν πέρα δώθε με τα μέλη της ομάδας που προσπαθούν να καθορίσουν ένα χρόνο συνάντησης.
Για να χρησιμοποιήσετε τον Βοηθό προγραμματισμού, κάντε τα εξής:
Στο Outlook Web App, κάντε κλικ στο εικονίδιο ημερολογίου στο αριστερό πλαίσιο πλοήγησης.
Κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο στοιχείο Νέο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αίτημα συνάντησης.
Εμφανίζεται ένα νέο παράθυρο σύσκεψης χωρίς τίτλο.
Εισαγάγετε τους συμμετέχοντες στο πεδίο Προς και την αίθουσα συνεδριάσεων που θέλετε να κάνετε κράτηση κάτω από το πεδίο Πόροι.
Εισαγάγετε τις ώρες έναρξης και λήξης.
Κάντε κλικ στην καρτέλα Βοηθός προγραμματισμού για να εμφανιστούν οι προτεινόμενες ώρες.
Επιλέξτε μια προτεινόμενη ώρα ή κάντε προσαρμογές στην ώρα και την ημερομηνία σας για να βρείτε μια ώρα που να είναι κατάλληλη για όλους.
Κάντε κλικ στην Αποστολή για να στείλετε την πρόσκληση σε σύσκεψη.