Τι πρέπει να γνωρίζετε για τα σφάλματα για τη χρηματοοικονομική μοντελοποίηση στο Excel

Η πιθανότητα λάθους σε ένα οικονομικό μοντέλο είναι το νούμερο ένα πράγμα που κρατά έναν οικονομικό μοντελιστή ξύπνιο τη νύχτα. Ως μοντελιστής, πρέπει να σέβεστε τα υπολογιστικά φύλλα και την ευαισθησία τους σε σφάλματα.

Φανταστείτε ότι εργάζεστε σε ένα συναρπαστικό νέο έργο. Παρείχατε ένα οικονομικό μοντέλο που χρησιμοποιείται για ένα έργο ή βασική λειτουργία της επιχείρησής σας. Φαίνεται φανταστικό. Οι άνθρωποι έχουν πυροδοτηθεί. δαπανώνται χρήματα. Αλλά εβδομάδες ή μήνες μετά το έργο, οι αριθμοί ξαφνικά δεν αθροίζονται. Γιατί το έργο ξεπερνά τον προϋπολογισμό;

Κατά τον έλεγχο, ξαφνικά συνειδητοποιείτε ότι υπήρξε σφάλμα στους αρχικούς σας υπολογισμούς. Ναι! Η αξιοπιστία και η εμπιστοσύνη σας στη δουλειά σας αμφισβητούνται, οδηγώντας σε κάποιες άβολες στιγμές κατά τη διάρκεια των συναντήσεων (για να μην αναφέρουμε, ανησυχία για το μέλλον σας στην εταιρεία).

Η European Spreadsheets Risks Interest Group (EuSpRiG) διοργανώνει ένα καθιερωμένο ετήσιο συνέδριο για να παρουσιάσει τις τελευταίες έρευνες και ευρήματα σχετικά με το θέμα. Υπάρχουν πολλές καλά τεκμηριωμένες περιπτώσεις σφαλμάτων υψηλού προφίλ μοντέλων του Excel. Μερικά από αυτά τεκμηριώνονται από το EuSpRiG . Δεδομένης της απροθυμίας των περισσότερων επιχειρήσεων να μιλήσουν για τα λάθη τους, ο αριθμός και η συχνότητα των ιστοριών που τεκμηριώνονται από το EuSpRiG κάνει πολλούς να πιστεύουν ότι τα λάθη στα υπολογιστικά φύλλα είναι συχνό φαινόμενο στους περισσότερους οργανισμούς.

Τι μορφή μπορεί να έχουν αυτά τα σφάλματα; Γενικά, τα σφάλματα μοντελοποίησης μπορούν να ομαδοποιηθούν σε τρεις μεγάλες κατηγορίες: σφάλματα τύπου, υποθέσεις ή σφάλματα εισαγωγής και λογικά σφάλματα.

Σφάλματα τύπου στο οικονομικό σας μοντέλο

Τα λάθη τύπου είναι τα πιο εύκολα λάθη που γίνονται και σχετικά εύκολο να εντοπιστούν, αλλά είναι τρομερά ενοχλητικά όταν ανακαλύπτονται. Αυτά τα είδη «μηχανικών» σφαλμάτων είναι επίσης τα πιο εύκολα να αποφευχθούν με αυτοέλεγχο και διόρθωση.

Ένα συνηθισμένο σφάλμα τύπου είναι απλώς η επιλογή του λάθος κελιού στον τύπο — για παράδειγμα, η σύνδεση με το κελί B98, το οποίο περιέχει 6, αντί για το κελί B97, το οποίο περιέχει 0,6. Αυτό το σφάλμα αρχικά μπορεί να φαίνεται πολύ μικρό, αλλά ας υποθέσουμε ότι η αρχική επένδυσή σας ήταν 100.000 $. Μέσω της μοντελοποίησής σας, καταλαβαίνετε ότι υπάρχει περιθώριο κέρδους 60 τοις εκατό, αλλά λόγω αυτού του σφάλματος, προβλέπετε κέρδος 600.000 $ αντί για 60.000 $. Ωχ!

Υποθέσεις ή σφάλματα εισόδου στο οικονομικό σας μοντέλο

Οι τύποι του μοντέλου σας μπορεί να υπολογίζονται τέλεια, αλλά οι υποθέσεις στα οικονομικά μοντέλα είναι μια περίπτωση εγχειριδίου «σκουπίδια μέσα, σκουπίδια έξω». Εάν οι υποθέσεις που χρησιμοποιήσατε ως είσοδοι είναι εσφαλμένες, το μοντέλο θα είναι επίσης λανθασμένο.

Όταν πρόκειται για σφάλματα εισαγωγής, υπάρχουν δύο κύριοι τύποι που πρέπει να λάβετε υπόψη:

• Εισαγωγή δεδομένων: Τα σφάλματα εισαγωγής δεδομένων μπορούν εύκολα να προκύψουν εάν ενημερώνετε το λειτουργικό κόστος, για παράδειγμα, σε βάση από εβδομάδα σε εβδομάδα. Εάν αυτά τα κόστη δεν συνδέονται σωστά ή δεν ανανεώνονται τακτικά, μπορείτε να έχετε μια ελλιπή ή ανακριβή εικόνα της διαδικασίας. Μερικές φορές η σύνδεση αυτών των πληροφοριών με ένα ξεχωριστό αρχείο που δημιουργείται αυτόματα και η χρήση μερικών από τα νέα σύγχρονα εργαλεία του Excel, όπως το Get & Transform (παλαιότερα ονομαζόταν Power Query) μπορεί να αυτοματοποιήσει και να επιταχύνει αυτήν τη διαδικασία. Επίσης, φροντίστε να επιβεβαιώσετε ποιος είναι υπεύθυνος για την ενημέρωση του υπολογιστικού φύλλου και βεβαιωθείτε ότι τυχόν αλλαγές στη διαδικασία ή στο πρόγραμμα ενημέρωσης δεν επηρεάζουν το μοντέλο σας.
• Εισαγωγή χρήστη: Τα σφάλματα εισαγωγής χρήστη εμφανίζονται πιο συχνά όταν δεν είστε εξοικειωμένοι με το προϊόν ή το έργο που διαμορφώνετε. Για παράδειγμα, όταν πρόκειται για το μισθολογικό κόστος ενός προγράμματος, μπορείτε να λάβετε υπόψη τα οφέλη που θα λάβει ένας εργαζόμενος και να υποθέσετε ότι θα είναι το 5 τοις εκατό του μισθού του, κάτι που είναι μια αρκετά τυπική γενική υπόθεση. Ωστόσο, επειδή είστε νέος στον οργανισμό, ενδέχεται να μην λάβετε υπόψη άλλους παράγοντες που επηρεάζουν τα οφέλη του υπαλλήλου, όπως η αύξηση του κόστους παράδοσης του οδοντιατρικού και ιατρικού προγράμματος για το οποίο υπερηφανεύεται η εταιρεία. Ξαφνικά, αυτό οδηγεί το κόστος στο 12,5 τοις εκατό του μισθού, καταρρίπτοντας εντελώς όλα τα έξοδα προσωπικού που έχετε υπολογίσει τόσο προσεκτικά.

Εάν κάνετε υποθέσεις, πρέπει να τις καταγράψετε, να τις εξετάσετε και να τις παρουσιάσετε προσεκτικά στο μοντέλο σας. Είναι επίσης καλή ιδέα να επιβεβαιώσετε αυτές τις εισροές με τα βασικά ενδιαφερόμενα μέρη.

Το παλιό ρητό «Πολλοί μάγειρες χαλούν το ζωμό» ισχύει σίγουρα για την οικοδόμηση ενός οικονομικού μοντέλου. Εάν δεν έχετε ένα αυστηρό, συνεργατικό σύνολο προτύπων που θα διασφαλίσει ότι το μοντέλο έχει σχεδιαστεί και οι υποθέσεις εισάγονται με συνέπεια, θα επιτύχετε το καλύτερο αποτέλεσμα έχοντας μόνο έναν μοντελιστή να εργάζεται για την κατασκευή του μοντέλου.

Όσον αφορά τη χρήση του μοντέλου, ωστόσο, ο καθένας θα πρέπει να μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα καλοφτιαγμένο μοντέλο. Εάν ανησυχείτε μήπως τα άτομα μπέρδεψαν τους υπολογισμούς σας ή εισάγουν εσφαλμένα στοιχεία, βεβαιωθείτε ότι οι οδηγίες και η τεκμηρίωσή σας εξηγούν πώς να χρησιμοποιήσετε το μοντέλο. Επίσης, εφαρμόστε επικυρώσεις δεδομένων ή προστασία κυψέλης στο μοντέλο για να περιορίσετε τις αλλαγές που μπορεί να κάνει ο χρήστης.

Λάθη λογικής στο οικονομικό σας μοντέλο

Τα σφάλματα στη λογική του μοντέλου είναι ίσως τα πιο δύσκολα να εντοπιστούν, επειδή μπορεί να έχετε τις υποθέσεις, τις εισαγωγές και τους τύπους να λειτουργούν τέλεια, αλλά η λογική και η μεθοδολογία - ο τρόπος κατασκευής του μοντέλου - μπορεί να είναι ακόμα λανθασμένες. Πρέπει να καταλάβετε τη λογική και να διασφαλίσετε ότι η προσέγγιση του κατασκευαστή είναι σαφής. Διαφορετικά, αν χάσετε το άτομο-κλειδί που κατασκεύασε το μοντέλο, μπορεί να προκληθεί σύγχυση.

Για παράδειγμα, αυτό το μοντέλο δείχνει το ποσοστό των κεφαλαίων του επενδυτή που έχουν δανειστεί. Το ποσοστό έχει υπολογιστεί διαιρώντας το επενδυτικό υπόλοιπο (η τρέχουσα επένδυση συν τη νέα επένδυση) με το υπόλοιπο του χαρτοφυλακίου (τα τρέχοντα δάνεια συν τα νέα δάνεια μείον τα δάνεια που έχουν λήξει).

Υπολογισμός αναλογιών επενδυτικού χαρτοφυλακίου.

Περίμενε ένα λεπτό. Το υπολογίζετε με βάση τον αριθμό των δανείων που έχουν εγγραφεί ή το σωρευτικό υπόλοιπο; Μπορείτε να δείτε πώς ο τρόπος υπολογισμού της αναλογίας μπορεί να προκαλέσει σύγχυση σε όσους δεν είναι εξοικειωμένοι με αυτό το μοντέλο. Είναι σημαντικό να τεκμηριώσετε πώς το υπολογίζετε. Μπορείτε επίσης να συγχέετε εύκολα τα μηνιαία ποσά με το σωρευτικό υπόλοιπο. μπορείτε να δείτε ότι αυτό τεκμηριώνεται σαφώς στη στήλη Β.