Τι πρέπει να αναζητήσετε κατά τον έλεγχο ή τον έλεγχο ενός χρηματοοικονομικού μοντέλου

Εάν χρησιμοποιείτε το Excel για λίγο, μάλλον προτιμάτε να δημιουργήσετε τα δικά σας υπολογιστικά φύλλα ή οικονομικά μοντέλα από την αρχή. Σε ένα εταιρικό περιβάλλον, ωστόσο, οι άνθρωποι σπάνια έχουν αυτή την ευκαιρία. Αντίθετα, αναμένεται να αναλάβουν ένα υπάρχον μοντέλο που έχει κατασκευάσει κάποιος άλλος.

Ίσως παίζετε σε έναν ρόλο που αναλαμβάνετε από κάποιον άλλο και υπάρχει ένα υπάρχον μοντέλο οικονομικής αναφοράς που θα πρέπει να ενημερώνετε κάθε μήνα. Ή σας έχουν πει να υπολογίζετε τις προμήθειες πωλήσεων κάθε τρίμηνο με βάση ένα τερατώδες υπολογιστικό φύλλο 50 καρτελών που δεν σας αρέσει πραγματικά η εμφάνιση. Όχι μόνο κληρονομείτε τα μοντέλα άλλων μαζί με τις εισροές, τις υποθέσεις και τους υπολογισμούς που έχει εισαγάγει ο αρχικός διαμορφωτής, αλλά κληρονομείτε και τα λάθη του μοντελιστή.

Εάν πρόκειται να αναλάβετε την ευθύνη για το μοντέλο κάποιου άλλου, πρέπει να είστε προετοιμασμένοι να το αναλάβετε και να το κάνετε δικό σας. Πρέπει να είστε υπόλογοι για τη λειτουργία αυτού του μοντέλου και να είστε σίγουροι ότι λειτουργεί σωστά. Ακολουθεί μια λίστα ελέγχου με πράγματα που πρέπει να ελέγξετε όταν κληρονομήσετε για πρώτη φορά το οικονομικό μοντέλο κάποιου άλλου:

• Εξοικειωθείτε με την εμφάνιση και την αίσθηση του. Κοιτάξτε μέσα από κάθε φύλλο για να δείτε ποιοι συνδυασμοί χρωμάτων έχουν χρησιμοποιηθεί. Διαβάστε οποιαδήποτε τεκμηρίωση. Υπάρχει κάποιο κλειδί για να δούμε ποια κύτταρα είναι ποια; Έχει κάνει ο μοντελιστής διαφοροποίηση μεταξύ τύπων και σκληρής κωδικοποίησης παραδοχών;
• Ρίξτε μια καλή ματιά στους τύπους. Είναι συνεπείς; Περιέχουν σκληρά κωδικοποιημένες τιμές που δεν ενημερώνονται αυτόματα και, επομένως, προκαλούν σφάλματα;
• Εκτελέστε έναν έλεγχο σφαλμάτων. Πατήστε το κουμπί Έλεγχος σφαλμάτων στην ενότητα Έλεγχος τύπων της καρτέλας Τύποι στην Κορδέλα για να δείτε με μια ματιά εάν υπάρχουν σφάλματα του Excel στο φύλλο που ενδέχεται να προκαλέσουν προβλήματα.
• Ελέγξτε για συνδέσμους προς εξωτερικά αρχεία. Οι εξωτερικοί σύνδεσμοι ενδέχεται να αποτελούν έγκυρο μέρος της λειτουργικής διαδικασίας λειτουργίας, αλλά πρέπει να γνωρίζετε εάν αυτό το αρχείο λαμβάνει εισόδους από εξωτερικά βιβλία εργασίας για να βεβαιωθείτε ότι κανείς δεν αλλάζει ακούσια φύλλα ή ονόματα αρχείων, προκαλώντας σφάλματα στο μοντέλο σας. Βρείτε εξωτερικούς συνδέσμους πατώντας το κουμπί Επεξεργασία συνδέσμων στην ενότητα Συνδέσεις της καρτέλας Δεδομένα στην Κορδέλα.
• Ελέγξτε τις ονομασμένες σειρές. Τα επώνυμα εύρη μπορεί να είναι χρήσιμα σε ένα οικονομικό μοντέλο, αλλά μερικές φορές περιέχουν σφάλματα λόγω περιττών ονομάτων, καθώς και εξωτερικών συνδέσμων. Ελέγξτε τις ονομασμένες περιοχές στη Διαχείριση ονομάτων, η οποία βρίσκεται στην ενότητα Καθορισμένα ονόματα της καρτέλας Τύποι στην Κορδέλα. Διαγράψτε τυχόν επώνυμες περιοχές που περιέχουν σφάλματα ή δεν χρησιμοποιούνται και εάν περιέχουν συνδέσμους προς εξωτερικά αρχεία, σημειώστε και βεβαιωθείτε ότι χρειάζονται.
• Ελέγξτε τους αυτόματους υπολογισμούς. Οι τύποι πρέπει να υπολογίζονται αυτόματα, αλλά μερικές φορές όταν ένα αρχείο είναι πολύ μεγάλο ή όταν ένας μοντελιστής θέλει να ελέγχει τις αλλαγές με μη αυτόματο τρόπο, ο υπολογισμός έχει οριστεί σε μη αυτόματο αντί για αυτόματο. Αν δείτε τη λέξη Υπολογισμός στην κάτω αριστερή γραμμή κατάστασης, αυτό σημαίνει ότι ο υπολογισμός έχει ρυθμιστεί σε μη αυτόματο, επομένως μάλλον πρόκειται για περίπλοκη έρευνα! Πατήστε το κουμπί Επιλογές υπολογισμού στην ενότητα Υπολογισμός της καρτέλας Τύποι στην Κορδέλα για εναλλαγή μεταξύ χειροκίνητου και αυτόματου υπολογισμού βιβλίου εργασίας.

Εκτός από αυτά τα βήματα, ακολουθούν ορισμένα χρήσιμα εργαλεία ελέγχου στο Excel που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ελέγξετε, να ελέγξετε, να επικυρώσετε και, εάν είναι απαραίτητο, να διορθώσετε ένα κληρονομικό μοντέλο, ώστε να είστε σίγουροι για τα αποτελέσματα του οικονομικού σας μοντέλου:

• Επιθεωρήστε το βιβλίο εργασίας. Γνωρίστε τα κρυφά χαρακτηριστικά του μοντέλου σας και εντοπίστε δυνητικά προβληματικά χαρακτηριστικά που διαφορετικά θα ήταν πολύ δύσκολο να βρείτε με αυτό το ελάχιστα γνωστό εργαλείο. Για να το χρησιμοποιήσετε, ανοίξτε το βιβλίο εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί Αρχείο στην Κορδέλα. στην καρτέλα Πληροφορίες, κάντε κλικ στο κουμπί Έλεγχος για ζητήματα.
• F2: Εάν τα κελιά πηγής ενός τύπου βρίσκονται στην ίδια σελίδα, η συντόμευση F2 θέτει το κελί σε λειτουργία επεξεργασίας, επομένως αυτή η συντόμευση είναι ένας καλός τρόπος για να δείτε οπτικά από πού προέρχονται τα δεδομένα προέλευσης.
• Trace Precedents/Dependents: Τα εργαλεία ελέγχου του Excel εντοπίζουν τις σχέσεις οπτικά με βέλη γραμμής ανίχνευσης. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτά τα εργαλεία στην ενότητα Έλεγχος τύπου της καρτέλας Τύποι στην Κορδέλα.
• Αξιολόγηση τύπου: Διαχωρίστε μακροσκελείς και σύνθετους τύπους χρησιμοποιώντας το εργαλείο Αξιολόγηση τύπου, στην ενότητα Έλεγχος τύπων της καρτέλας Τύποι στην κορδέλα.
• Εργαλεία ελέγχου σφαλμάτων: Εάν κάνετε λάθος — ή αυτό που το Excel πιστεύει ότι είναι λάθος — θα εμφανιστεί ένα πράσινο τρίγωνο στην επάνω αριστερή γωνία του κελιού. Αυτό θα συμβεί εάν παραλείψετε γειτονικά κελιά ή εάν εισαγάγετε μια είσοδο ως κείμενο, η οποία φαίνεται ότι πρέπει να είναι αριθμός.
• Παράθυρο παρακολούθησης: Εάν έχετε κελιά εξόδου που θα θέλατε να παρακολουθείτε, αυτό το εργαλείο θα εμφανίσει το αποτέλεσμα των καθορισμένων κελιών σε ξεχωριστό παράθυρο. Μπορείτε να βρείτε αυτό το εργαλείο στην ενότητα Έλεγχος τύπου της καρτέλας Τύποι στην Κορδέλα. Είναι χρήσιμο για τη δοκιμή τύπων για να δείτε τον αντίκτυπο μιας αλλαγής στις υποθέσεις σε ένα ξεχωριστό κελί ή κελιά.
• Εμφάνιση τύπων: Για να δείτε όλους τους τύπους με μια ματιά και όχι τις τιμές που προκύπτουν, πατήστε το κουμπί Εμφάνιση τύπων στην ενότητα Έλεγχος τύπων της καρτέλας Τύποι στην Κορδέλα (ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση Ctrl+`). Το Show Formulas είναι επίσης ένας πολύ γρήγορος και εύκολος τρόπος για να δείτε εάν υπάρχουν σκληρά κωδικοποιημένες τιμές.