Τι νέο υπάρχει στο Office 2016: Word, Excel, PowerPoint και Outlook

Η νέα έκδοση του Office 2016 της Microsoft περιλαμβάνει πολλές νέες δυνατότητες που καλύπτουν τις περισσότερες ή όλες τις εφαρμογές της σουίτας. (Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτές τις νέες καθολικές δυνατότητες, ανατρέξτε στο Τι νέο υπάρχει στο Office 2016: Καθολικές δυνατότητες .) Ωστόσο, μερικές από τις πιο σημαντικές ενημερώσεις πραγματοποιούνται σε μεμονωμένες εφαρμογές, όπως το Word, το Excel, το PowerPoint και το Outlook. Σε αυτό το άρθρο, συζητάμε τα πιο αξιοσημείωτα χαρακτηριστικά καθεμιάς από αυτές τις εφαρμογές.

Word 2016

Οι χρήστες του Microsoft Word ήθελαν αυτή τη δυνατότητα για πάντα: Συν-επεξεργασία εγγράφων Word σε πραγματικό χρόνο — δηλαδή, δύο ή περισσότερα άτομα μπορούν να ανοίξουν και να επεξεργαστούν το έγγραφο ταυτόχρονα και όλοι όσοι έχουν πρόσβαση στο έγγραφο μπορούν να δουν τις αλλαγές γίνεται σε πραγματικό χρόνο. Οι χρήστες των Εγγράφων Google απολαμβάνουν αυτήν τη δυνατότητα εδώ και χρόνια. Τέλος, η Microsoft φέρνει αυτή τη δυνατότητα στο Word.

Το κλειδί για να λειτουργήσει αυτό είναι η αποθήκευση του αρχείου σε αποθήκευση cloud. Θα πρέπει να αποθηκεύσετε το έγγραφο στη λύση αποθήκευσης cloud της Microsoft (OneDrive ή OneDrive για επιχειρήσεις), ώστε άλλοι να έχουν πρόσβαση στο έγγραφο. Από εκεί, μπορείτε να επιτρέψετε σε άλλους να προβάλλουν και να επεξεργάζονται το έγγραφο όπως ακριβώς στο Google Drive.

Αυτή η νέα δυνατότητα θα βοηθήσει στην επίλυση των πολλών προβλημάτων με την κοινή χρήση εγγράφων και την παρακολούθηση διαφορετικών εκδόσεων. Δεν θα χρειάζεται πλέον να ανησυχείτε για το εάν έχετε την πιο πρόσφατη έκδοση ενός εγγράφου, ούτε θα πρέπει να ανησυχείτε για τη συγχώνευση όλων των αλλαγών από πολλά έγγραφα σε ένα. Με τη συνεπεξεργασία στο Word 2016, όλοι μπορούν να κάνουν αλλαγές στο ίδιο έγγραφο.

Η Microsoft σχεδιάζει να το διαθέσει πρώτα για το Word 2016 και στη συνέχεια να το προσθέσει στο Excel και το PowerPoint.

Excel 2016

Οι μεγάλες αλλαγές στο Excel το 2016 αφορούν τον τομέα της επιχειρηματικής ευφυΐας. Δηλαδή, εργαλεία και διαδικασίες που σας επιτρέπουν να συλλέγετε δεδομένα από πολλές διαφορετικές πηγές και να τα μετατρέπετε σε διορατικές πληροφορίες που μπορούν να σας βοηθήσουν να λάβετε καλύτερες επιχειρηματικές αποφάσεις. Τα δύο πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να σημειωθούν εδώ είναι τα ακόλουθα:

• Το πρόσθετο Power Query του Excel αποτελεί πλέον μέρος της βασικής λειτουργικότητας του Excel. Δεν χρειάζεται πλέον να το εγκαταστήσετε.

• Το εργαλείο πρόβλεψης με ένα κλικ του Excel, Φύλλο πρόβλεψης, παρέχει έναν εύκολο τρόπο πρόβλεψης του μέλλοντος των δεδομένων σας.

Με το Power Query, μπορείτε να αντλήσετε δεδομένα από διάφορες εξωτερικές πηγές. Φανταστείτε ότι αντλείτε δεδομένα από ιστότοπους όπως η Wikipedia, από ιστότοπους κοινωνικών μέσων όπως το Facebook ή από οποιονδήποτε αριθμό τύπων βάσεων δεδομένων, όπως SQL, Azure, Oracle, Access, Sybase και ούτω καθεξής. Στη συνέχεια, μπορείτε να συγχωνεύσετε όλα αυτά τα δεδομένα σε υπολογιστικά φύλλα που σας βοηθούν να λάβετε καλύτερες αποφάσεις.

Το Power Query δεν έχει προσθέσει νέες δυνατότητες από την έκδοση του Excel 2013. Μόνο το γεγονός ότι αποτελεί πλέον μέρος της βασικής λειτουργικότητας του Excel, διευκολύνει την εύρεση και χρήση του.

Με το Φύλλο Πρόβλεψης, μπορείτε να παρέχετε προβλέψεις των δεδομένων σας σε ηγέτες επιχειρήσεων. Εάν τα δεδομένα σας επηρεάζονται από εποχιακούς παράγοντες, μπορείτε να πείτε στο Excel να τα συνυπολογίσει και στην πρόβλεψη. Μπορείτε ακόμη και να ορίσετε διαστήματα εμπιστοσύνης για τις προβλέψεις σας, τα οποία θα σας δώσουν άνω και κάτω όρια για τα προβλεπόμενα δεδομένα.

PowerPoint 2016

Το ίδιο το PowerPoint δεν τυγχάνει μεγάλης αναθεώρησης το 2016, αλλά η Microsoft έδωσε στους χρήστες μια νέα εφαρμογή παρουσίασης που ονομάζεται Sway. Ποιά είναι η διαφορά? Χαίρομαι που ρώτησες.

Το PowerPoint έχει σχεδιαστεί για να δημιουργεί γραμμικές παρουσιάσεις — δηλαδή ξεκινάτε από την πρώτη διαφάνεια και προχωράτε στην παρουσίαση διαφανειών μέχρι το τέλος. Και ενώ μπορείτε να ανανεώσετε την παρουσίασή σας με διαφορετικά εφέ και μεταβάσεις, εξακολουθεί να είναι ουσιαστικά ένα slideshow. Επίσης, οι παρουσιάσεις PowerPoint είναι γνωστό ότι χρειάζονται πολύ χρόνο για να συναρμολογηθούν.

Το Sway, από την άλλη πλευρά, έχει σχεδιαστεί για να σας δίνει τη δυνατότητα να δημιουργείτε περισσότερες παρουσιάσεις ελεύθερης μορφής που έχουν πολύ περισσότερη λάμψη. Στο Sway, μπορείτε να συμπεριλάβετε φωτογραφίες, βίντεο YouTube, στοιχεία Facebook και Twitter, όπως εσείς θέλετε. Αλλά το πραγματικό όφελος για το Sway είναι πώς η «έξυπνη μηχανή» του συσκευάζει το περιεχόμενό σας και το μορφοποιεί για εσάς, επιτρέποντάς σας να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στη δημιουργία της παρουσίασης και περισσότερο χρόνο στον προγραμματισμό αυτού που θέλετε να επικοινωνήσετε.

Outlook 2016

Το Outlook έχει υποστεί πιθανώς την πιο σημαντική αναθεώρηση στο Office 2016, ειδικά όσον αφορά τις δυνατότητες συνεργασίας. Με την επιτυχία του Gmail, του Drive, των Εγγράφων και άλλων ενσωματωμένων εφαρμογών που βασίζονται σε cloud, η Microsoft συνειδητοποίησε ότι η συνεργασία και οι λύσεις που βασίζονται σε cloud είναι πολύ σημαντικές για την επαγγελματική παραγωγικότητα. Γι' αυτό το Outlook έχει πλέον τη δυνατότητα να παρέχει συνδέσμους σε αρχεία στο OneDrive ή στο OneDrive για επιχειρήσεις. δεν χρειάζεται πλέον να επισυνάψετε πραγματικά το αρχείο.

Η Microsoft έχει επίσης λάβει μέτρα για να σας βοηθήσει να δώσετε προτεραιότητα στα email που έρχονται στα Εισερχόμενά σας. Με τη νέα δυνατότητα Clutter, το Outlook μετακινεί τα στοιχεία χαμηλότερης προτεραιότητας από τα Εισερχόμενά σας και σε έναν ξεχωριστό φάκελο για να τα δείτε αργότερα. Το Clutter εξετάζει τις συνήθειες ανάγνωσης email σας με την πάροδο του χρόνου και μαθαίνει να λαμβάνει αυτές τις αποφάσεις ιεράρχησης από τη δική σας συμπεριφορά. Έτσι, για παράδειγμα, εάν εγγραφείτε σε ενημερωτικά δελτία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν διαβάζετε πολύ συχνά ή διαβάζετε μόνο εάν το θέμα σας τραβήξει το μάτι, ο Clutter θα το παρατηρήσει και θα μετακινήσει αυτά τα ενημερωτικά δελτία σε έναν ξεχωριστό φάκελο, αφήνοντας χώρο στα Εισερχόμενά σας για email που χρειάζεται πραγματικά την προσοχή σας.

Μην μπερδεύετε το Clutter ως φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Το ότι το Outlook μετακινεί την αλληλογραφία χαμηλότερης προτεραιότητας σε άλλο φάκελο δεν σημαίνει ότι δεν πρέπει να το κοιτάξετε!

Εάν δεν σας αρέσει το Outlook να λαμβάνει αυτές τις αποφάσεις ιεράρχησης email για εσάς, μπορείτε να απενεργοποιήσετε το Clutter.