Τι είναι το SharePoint;

Το SharePoint είναι το κορυφαίο περιβάλλον συνεργασίας διακομιστή της Microsoft, που παρέχει εργαλεία για την κοινή χρήση εγγράφων και δεδομένων σε διάφορους οργανισμούς εντός του δικτύου μιας εταιρείας. Συνήθως αναπτύσσεται στο δίκτυο μιας εταιρείας ως μια σειρά από τοποθεσίες intranet, το SharePoint επιτρέπει σε διάφορα τμήματα να ελέγχουν τη δική τους ασφάλεια, ομάδες εργασίας, έγγραφα και δεδομένα.

Όπως με οποιονδήποτε άλλο ιστότοπο, μια τοποθεσία του SharePoint — ή μια μεμονωμένη σελίδα εντός της τοποθεσίας — είναι προσβάσιμη μέσω μιας διεύθυνσης URL στην οποία ο χρήστης μπορεί να έχει πρόσβαση χρησιμοποιώντας ένα τυπικό πρόγραμμα περιήγησης ιστού.

Το SharePoint χρησιμοποιείται συχνότερα για την αποθήκευση εγγράφων που ελέγχονται από την έκδοση, όπως τα έγγραφα του Word και τα φύλλα εργασίας του Excel. Σε πολλά περιβάλλοντα, το email χρησιμοποιείται για τη διαβίβαση εγγράφων μεταξύ των χρηστών. Η δυνατότητα ανάμειξης διαφορετικών εκδόσεων του ίδιου εγγράφου είναι σημαντική. Επίσης, η αποθήκευση πολλών αντιγράφων του ίδιου εγγράφου καταλαμβάνει πολύ χώρο στο δίσκο. Επειδή το SharePoint παρέχει μια ενιαία πηγή για την αποθήκευση, την προβολή και την ενημέρωση εγγράφων, πολλά από αυτά τα ζητήματα εξαλείφονται.

Και επειδή το SharePoint χειρίζεται εύκολα σχεδόν κάθε τύπο εγγράφου, χρησιμοποιείται συχνά για την ενοποίηση και αποθήκευση διαφόρων τύπων τεκμηρίωσης (σχέδια έργων, βίντεο, σχηματικά σχέδια, φωτογραφίες και βιβλία εργασίας, για παράδειγμα) που απαιτούνται για μεγάλα έργα όπου πρέπει να συνεργαστούν πολλές ομάδες .

Η Microsoft επέλεξε το SharePoint ως πλατφόρμα για τη δημοσίευση στο Excel λόγω των σημαντικών δυνατοτήτων που είναι ενσωματωμένες στο SharePoint, συμπεριλαμβανομένων των εξής:

• Ασφάλεια: Το SharePoint υποστηρίζει χρήστες και ομάδες χρηστών. Σε χρήστες και ομάδες ενδέχεται να παραχωρηθεί ή να απαγορευθεί η πρόσβαση σε διάφορα μέρη ενός ιστότοπου του SharePoint και σε καθορισμένους χρήστες ενδέχεται να χορηγηθεί άδεια προσθήκης, διαγραφής ή τροποποίησης του ιστότοπου.
• Εκδόσεις: Το SharePoint διατηρεί αυτόματα ένα ιστορικό εκδόσεων αντικειμένων και δεδομένων. Οι αλλαγές μπορούν να επανέλθουν σε προηγούμενη κατάσταση σχεδόν οποιαδήποτε στιγμή. Η δυνατότητα επαναφοράς αλλαγών μπορεί να παραχωρηθεί σε μεμονωμένους χρήστες και δεν απαιτείται υποστήριξη DBA.
• Κάδος ανακύκλωσης: Τα διαγραμμένα δεδομένα και αντικείμενα φυλάσσονται σε έναν «κάδο ανακύκλωσης» ώστε να μπορούν να ανακτηθούν, εάν είναι απαραίτητο. Το SharePoint υποστηρίζει μια δυνατότητα Αναίρεσης για τα δεδομένα του.
• Ειδοποιήσεις: Οι χρήστες και οι ομάδες μπορούν να ειδοποιούνται με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε φορά που προστίθεται, διαγράφεται ή αλλάζει ένα συγκεκριμένο έγγραφο στο SharePoint. Όταν παραχωρηθούν τα κατάλληλα δικαιώματα, οι χρήστες μπορούν να διαχειρίζονται τις δικές τους ειδοποιήσεις.
• Συντήρηση τελικού χρήστη: Οι τοποθεσίες του SharePoint προορίζονται να διατηρούνται από τους χρήστες τους, χωρίς την παρέμβαση των τμημάτων πληροφορικής. Παρόλο που οι σελίδες του SharePoint δεν είναι τόσο ευέλικτες όσο οι τυπικές ιστοσελίδες, ένας προγραμματιστής του SharePoint μπορεί να προσθέσει ή να αφαιρέσει λειτουργίες από σελίδες. αλλαγή γραμματοσειρών, επικεφαλίδων, χρωμάτων και άλλων χαρακτηριστικών των σελίδων. Δημιουργία υποδικτυακών τόπων και λιστών. και να εκτελέσετε πολλές άλλες εργασίες συντήρησης και βελτίωσης.
• Άλλες δυνατότητες: Κάθε τοποθεσία του SharePoint περιλαμβάνει μια σειρά από λειτουργίες, όπως ένα ημερολόγιο, μια λίστα εργασιών και ανακοινώσεις που οι χρήστες μπορούν να απενεργοποιήσουν ή να αφαιρέσουν.

Οι περισσότεροι οργανισμοί πληροφορικής έχουν ήδη εφαρμόσει ένα περιβάλλον SharePoint, επομένως ο οργανισμός σας πιθανότατα διαθέτει ήδη το SharePoint που εκτελείται στο δίκτυό του. Κανένας μόνος χρήστης δεν μπορεί απλώς να ξεκινήσει μια τοποθεσία SharePoint. Εάν ενδιαφέρεστε να χρησιμοποιήσετε το SharePoint, επικοινωνήστε με το τμήμα IT για να ρωτήσετε σχετικά με την πρόσβαση σε μια τοποθεσία του SharePoint.