Τι είναι το Microsoft SharePoint: Μια σύντομη περιήγηση

Το SharePoint στη λύση συνεργασίας της Microsoft που βασίζεται σε cloud. Το Microsoft SharePoint είναι ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα του πόσο μακριά έχουμε φτάσει με τη χρήση τεχνολογίας για τη βελτίωση της ομαδικής εργασίας και της επικοινωνίας. Το 1971, ο μηχανικός υπολογιστών Ray Tomlinson έστειλε το πρώτο email ανάμεσα σε δύο υπολογιστές που βρίσκονται δίπλα-δίπλα. Όταν ρωτήθηκε τι τον ώθησε να αναπτύξει μια τέτοια πρωτοποριακή τεχνολογία, η απάντηση του Tomlinson ήταν, «κυρίως επειδή φαινόταν σαν μια τακτοποιημένη ιδέα».

Περισσότερα από 40 χρόνια αργότερα, και πάνω από 269 δισεκατομμύρια email που αποστέλλονται και λαμβάνονται ημερησίως μόνο το 2017, αυτή η τακτοποιημένη ιδέα αναμένεται να αναβαθμιστεί. Στον σημερινό κόσμο, όπου οι εργαζόμενοι στην πληροφόρηση δεν κάθονται πλέον ο ένας δίπλα στον άλλον, αλλά απλώνονται σε πολλές γεωγραφίες και ζώνες ώρας, το email απλώς δεν αρκεί για να εξασφαλίσει συνεργασία σε πραγματικό χρόνο, συλλογή πληροφοριών αυτοεξυπηρέτησης και ισχυρή λύση διαχείρισης γνώσης.

Ενώ το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο θα συνεχίσει να εξυπηρετεί τις ανάγκες της ατομικής επικοινωνίας και του ημερολογίου, το SharePoint Online χρησιμεύει ως πλατφόρμα για τις ανάγκες συνεργασίας με επίκεντρο την ομάδα και το έργο . Οι δυνατότητες ενδοδικτύου στο SharePoint παρέχουν δυνατότητες συνεργασίας με τρόπο που αξιοποιεί τη συλλογική γνώση των ανθρώπων στον οργανισμό όχι μόνο για την ενημέρωση και τη συμμετοχή των εργαζομένων αλλά και για τη μετατροπή των επιχειρηματικών διαδικασιών.

Περιήγηση στο τοπίο του SharePoint

Το SharePoint Online συνδέει τους ανθρώπους στο χώρο εργασίας σας με μια έξυπνη λύση διαχείρισης περιεχομένου που αυξάνει την παραγωγικότητα διατηρώντας παράλληλα τα δεδομένα σας ασφαλή. Είναι μια λύση που βασίζεται σε σύννεφο που είναι μία από τις υπηρεσίες του Office 365. Επίσης κάτω από την ομπρέλα του SharePoint βρίσκεται ο SharePoint Server, ο οποίος είναι μια λύση παρόμοια με το SharePoint Online, αλλά απαιτεί αγορά και συντήρηση υλικού διακομιστή, εγκατάσταση του λογισμικού, διατήρηση λογισμικού ή ενημερωμένο λειτουργικό σύστημα και πρόσληψη ατόμων για τη διαχείριση της τεχνολογίας και την αντιμετώπιση προβλημάτων. Στο SharePoint Online, αυτές οι εργασίες διεκπεραιώνονται από τη Microsoft.

Γνωριμία με τα πρόσωπα του SharePoint

Ενώ το SharePoint παρέχει μια πλατφόρμα για όλους στον οργανισμό για κοινή χρήση και εργασία μαζί, υπάρχουν τέσσερις τύποι προσώπων που χρησιμοποιούν, αλληλεπιδρούν και επωφελούνται από το SharePoint.

• Τελικοί χρήστες: Εάν έχετε πρόσβαση στην πύλη ή στο εσωτερικό δίκτυο του οργανισμού σας στο SharePoint για να διαβάσετε ανακοινώσεις ή οποιοδήποτε είδος επικοινωνίας, είστε τελικός χρήστης. Το ίδιο ισχύει αν η ομάδα του έργου σας χρησιμοποιεί το SharePoint για συνεργασία.
• Διαχειριστές: Καθώς εξοικειωθείτε με τις δυνατότητες και τις λειτουργίες του SharePoint, ενδέχεται να γίνετε σούπερ τελικός χρήστης και να αναλάβετε ευθύνες διαχείρισης, όπως οι ακόλουθες:
  • Διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών: Αυτός ο ρόλος είναι υπεύθυνος για μια ολόκληρη συλλογή τοποθεσιών, η οποία μπορεί να έχει πολλές τοποθεσίες του SharePoint. Ένας διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών μπορεί να ελέγξει ποιες δυνατότητες είναι διαθέσιμες για τη συλλογή τοποθεσιών, συμπεριλαμβανομένων των ροών εργασίας, της προσαρμοσμένης επωνυμίας και των ρυθμίσεων αναζήτησης.
  • Κάτοχος ιστότοπου: Όταν δημιουργείτε έναν νέο ιστότοπο από τη σελίδα Ιστότοποι, γίνεστε αυτόματα ο κάτοχος του ιστότοπου. Ως κάτοχος ιστότοπου, μπορείτε να παρέχετε δευτερεύοντες ιστότοπους, να διαχειριστείτε τα δικαιώματα για τον ιστότοπο, να αλλάξετε την εμφάνιση και την αίσθηση και να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τις λειτουργίες του ιστότοπου σύμφωνα με όσα είναι διαθέσιμα από τη συλλογή τοποθεσιών και πολλά άλλα.

• Επαγγελματίες πληροφορικής: Το SharePoint έχει ενσωματωμένες δυνατότητες που απευθύνονται σε επαγγελματίες σε τμήμα IT ή σε συμβούλους IT που εξυπηρετούν τις ανάγκες των πελατών τους. Συνήθως, αυτοί οι επαγγελματίες πληροφορικής διαχειρίζονται το SharePoint Online για να διασφαλίσουν ότι η τεχνολογία ανταποκρίνεται στις επιχειρηματικές ανάγκες. Μπορούν να λειτουργήσουν ως διαχειριστής συστήματος ή SharePoint με πρόσβαση στο Κέντρο διαχείρισης του SharePoint στο Office 365 όπου διαμορφώνουν τις ρυθμίσεις του SharePoint, όπως π.χ.
  • Ενεργοποίηση/απενεργοποίηση του Yammer ως λύση εταιρικής κοινωνικής συνεργασίας
  • Επιτρέπεται η εξωτερική κοινή χρήση τοποθεσιών του SharePoint
  • Διαμόρφωση πολιτικών συμμόρφωσης και πρόληψης απώλειας δεδομένων
  • Επαναφορά διαγραμμένων τοποθεσιών

• Προγραμματιστές: Αυτά είναι τα τεχνικά άτομα που δημιουργούν εφαρμογές και προσαρμογές για να επεκτείνουν τις λειτουργίες του SharePoint πέρα ​​από αυτό που προσφέρει η Microsoft. Το SharePoint διαθέτει πλούσιες δυνατότητες για τους εκατοντάδες χιλιάδες προγραμματιστές που επικεντρώνονται σε αυτήν την πλατφόρμα. Υπάρχει ακόμη και μια αγορά όπου αυτοί οι προγραμματιστές μπορούν να δημοσιεύσουν και να πουλήσουν τις εφαρμογές και τις λύσεις τους: το SharePoint Store.

Προσγείωση στην αρχική σελίδα του SharePoint Online

Το SharePoint Online σάς επιτρέπει να μοιράζεστε γνώσεις , περιεχόμενο, εφαρμογές και πλούσιες, διαδραστικές ειδήσεις σε ένα ευρύ κοινό εντός του οργανισμού σας. Στο επίκεντρο της ικανότητας ενημέρωσης και συμμετοχής των εργαζομένων βρίσκεται η βασική τεχνολογία που παρέχει όμορφους, μοντέρνους ιστότοπους και σελίδες φιλικές προς κινητά.

Η αρχική σελίδα του SharePoint Online σάς παρέχει μια γρήγορη λίστα με όλες τις τοποθεσίες στις οποίες ανήκετε και ακολουθείτε στο αριστερό παράθυρο. Το μεσαίο παράθυρο εμφανίζει μια λίστα σε στυλ κάρτας με τις πιο πρόσφατες ειδήσεις στον οργανισμό σας, από όλους τους ιστότοπους στους οποίους έχετε πρόσβαση, καθώς και μια λίστα με τους ιστότοπους που επισκέπτεστε συχνά.

Η αρχική σελίδα του SharePoint Online.

Για να αποκτήσετε πρόσβαση στην αρχική σελίδα του SharePoint Online, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Συνδεθείτε στο Office 365 .

Κάντε κλικ στην εφαρμογή εκκίνησης (το εικονίδιο που μοιάζει με βάφλα στην επάνω αριστερή γωνία).

Κάντε κλικ στο SharePoint από τη λίστα των πλακιδίων.

Να είστε προσεκτικοί τι μοιράζεστε στο SharePoint!

Οι ιστότοποι του SharePoint και το περιεχόμενό τους μπορούν να κοινοποιηθούν σε χρήστες εκτός του οργανισμού σας μέσω μιας λειτουργίας που ονομάζεται εξωτερική κοινή χρήση. Από προεπιλογή, η εξωτερική κοινή χρήση είναι ενεργοποιημένη στο SharePoint Online. Αυτό σημαίνει ότι όλοι οι ιστότοποι που δημιουργούνται από τη σελίδα Ιστότοποι μπορούν να κοινοποιηθούν με εξωτερικούς χρήστες. Ο παγκόσμιος διαχειριστής του Office 365 μπορεί να απενεργοποιήσει αυτήν τη δυνατότητα καθολικά για ολόκληρο το περιβάλλον SharePoint Online ή να ενεργοποιήσει/απενεργοποιήσει οποιαδήποτε συλλογή μεμονωμένων τοποθεσιών.

Η εξωτερική κοινή χρήση είναι χρήσιμη όταν θέλετε να συνεργάζονται μαζί σας άτομα με τα οποία συνεργάζεστε και δεν διαθέτουν άδεια χρήσης του Office 365 (αναφέρεται ως εξωτερικοί χρήστες ) στον οργανισμό σας. Για παράδειγμα, εάν εκτελείτε μια καμπάνια μάρκετινγκ και εργάζεστε με μια διαφημιστική εταιρεία, μπορεί να θέλετε να δώσετε στις επαφές σας στη διαφημιστική εταιρεία πρόσβαση στον ιστότοπο του έργου σας στο SharePoint, ώστε να μπορείτε να συντάξετε έγγραφα.

Η εξωτερική κοινή χρήση μπορεί επίσης να δημιουργήσει πιθανότητα διαρροής δεδομένων, επομένως να είστε προσεκτικοί τι μοιράζεστε!