Τι είναι η Microsoft Access και σε τι τη χρησιμοποιείτε;

Η Access 2019, η πιο πρόσφατη έκδοση της εφαρμογής βάσης δεδομένων του Microsoft Office, ήταν πάντα ένα ισχυρό πρόγραμμα και αυτή η έκδοση δεν διαφέρει. Όλη αυτή η ισχύς κάνει την Access μια εφαρμογή που δεν είναι τόσο εύκολο να μάθετε μόνοι σας.

Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε κάθε δυνατότητα και εργαλείο και να σπρώξετε τις άκρες του φακέλου της Access. Στην πραγματικότητα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ελάχιστα από όλα όσα έχει να προσφέρει η Access και να δημιουργήσετε μια αρκετά σημαντική λύση στις ανάγκες σας για αποθήκευση και πρόσβαση σε δεδομένα — όλα αυτά επειδή η Access μπορεί πραγματικά να τα «κάνει όλα» — δίνοντάς σας τη δυνατότητα να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων γρήγορα, δημιουργήστε εγγραφές σε αυτή τη βάση δεδομένων και στη συνέχεια χρησιμοποιήστε αυτά τα δεδομένα με πολλούς χρήσιμους τρόπους. Αργότερα, ποιος ξέρει; Μπορεί να γίνετε γκουρού της Access.

Σε τι χρησιμεύει η Access; Αυτή είναι μια καλή ερώτηση. Λοιπόν, η λίστα με το τι μπορείτε να κάνετε με αυτό είναι πολύ μεγαλύτερη από τη λίστα με αυτά που δεν μπορείτε να κάνετε με αυτό — φυσικά, ειδικά αν αφήσετε πράγματα όπως «πλύνετε το αυτοκίνητό σας» και «αποθέστε τα πιάτα» τη λίστα "δεν μπορώ να κάνω". Όσον αφορά την οργάνωση, την αποθήκευση και την ανάκτηση δεδομένων, η Access βρίσκεται στην κορυφή της τάξης.

Δημιουργία μεγάλων βάσεων δεδομένων με την Alexa

Εντάξει, τι εννοώ με τον όρο μεγάλη βάση δεδομένων; Οποιαδήποτε βάση δεδομένων με πολλές εγγραφές — και με πολλά, εννοώ εκατοντάδες. Τουλάχιστον. Και σίγουρα αν έχετε χιλιάδες εγγραφές, χρειάζεστε ένα εργαλείο όπως η Access για να τις διαχειριστείτε. Παρόλο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Excel για να αποθηκεύσετε λίστες εγγραφών, περιορίζει τον αριθμό που μπορείτε να αποθηκεύσετε (όχι περισσότερο από τον αριθμό των σειρών σε ένα μεμονωμένο φύλλο εργασίας). Επιπλέον, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να ρυθμίσετε οτιδήποτε πέρα ​​από μια απλή λίστα που μπορεί να ταξινομηθεί και να φιλτραριστεί. Έτσι, οτιδήποτε με πολλές εγγραφές και πολύπλοκα δεδομένα γίνεται καλύτερα στην Access.

Μερικοί λόγοι για τους οποίους η Access χειρίζεται καλά τις μεγάλες βάσεις δεδομένων είναι:

• Συνήθως, μια μεγάλη βάση δεδομένων έχει μεγάλες ανάγκες εισαγωγής δεδομένων. Η Access προσφέρει όχι μόνο φόρμες αλλά και δυνατότητες που μπορούν να δημιουργήσουν μια γρήγορη φόρμα μέσω της οποίας κάποιος μπορεί να εισαγάγει όλες αυτές τις εγγραφές. Αυτό μπορεί να κάνει την εισαγωγή δεδομένων ευκολότερη και ταχύτερη και μπορεί να μειώσει σημαντικά το περιθώριο σφάλματος.
• Όταν έχετε πολλές και πολλές εγγραφές, έχετε επίσης πολλές ευκαιρίες για λάθη. Αυτό περιλαμβάνει διπλότυπες εγγραφές, εγγραφές με ορθογραφικά λάθη και εγγραφές με πληροφορίες που λείπουν — και αυτό ισχύει μόνο για τα ανοίγματα. Χρειάζεστε λοιπόν μια εφαρμογή όπως η Access για να εντοπίσει αυτά τα σφάλματα και να τα διορθώσει.
• Οι μεγάλες βάσεις δεδομένων σημαίνουν μεγάλες ανάγκες για ακριβείς, διορατικές αναφορές. Η Access διαθέτει ισχυρά εργαλεία αναφοράς που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε εκτυπωμένες και επί της οθόνης αναφορές — και αυτά μπορούν να περιλαμβάνουν όσα λίγα ή τόσα κομμάτια των δεδομένων σας χρειάζεστε, προερχόμενα από περισσότερους από έναν πίνακες, εάν χρειάζεται. Μπορείτε να προσαρμόσετε τις αναφορές σας στο κοινό σας, από αυτό που εμφανίζεται στις σελίδες των αναφορών μέχρι τα χρώματα και τις γραμματοσειρές που χρησιμοποιούνται.
• Οι μεγάλες βάσεις δεδομένων είναι δύσκολο να ξεπεραστούν όταν θέλετε να βρείτε κάτι. Η Access παρέχει πολλά εργαλεία για ταξινόμηση, αναζήτηση και δημιουργία των δικών σας εξειδικευμένων εργαλείων (γνωστά ως ερωτήματα ) για την εύρεση της αόριστης μεμονωμένης εγγραφής ή της ομάδας εγγραφών που χρειάζεστε.
• Η Access εξοικονομεί χρόνο καθιστώντας εύκολη την εισαγωγή και την ανακύκλωση δεδομένων. Μπορεί να έχετε χρησιμοποιήσει ορισμένα εργαλεία για την εισαγωγή δεδομένων από άλλες πηγές — όπως φύλλα εργασίας του Excel (αν ξεκινήσατε στο Excel και έχετε μεγιστοποιήσει τη χρησιμότητά του ως συσκευή αποθήκευσης δεδομένων) και πίνακες Word. Η Access σάς εξοικονομεί από την επανεισαγωγή όλων των δεδομένων σας και σας επιτρέπει να διατηρείτε συνεπείς πολλές πηγές δεδομένων.

Δημιουργία βάσεων δεδομένων με πολλαπλούς πίνακες

Είτε η βάση δεδομένων σας περιέχει 100 εγγραφές είτε 100.000 εγγραφές (ή περισσότερες), εάν χρειάζεται να διατηρείτε χωριστούς πίνακες και να τους συσχετίζετε για μέγιστη χρήση των πληροφοριών, χρειάζεστε μια σχεσιακή βάση δεδομένων — και αυτή είναι η Access. Πώς γνωρίζετε εάν τα δεδομένα σας πρέπει να βρίσκονται σε ξεχωριστούς πίνακες; Σκεφτείτε τα δεδομένα σας — είναι πολύ διαμερισματοποιημένα; Σβήνει στις εφαπτομένες; Εξετάστε το ακόλουθο παράδειγμα και εφαρμόστε τις έννοιες στα δεδομένα σας και δείτε εάν χρειάζεστε πολλούς πίνακες για τη βάση δεδομένων σας.

Η βάση δεδομένων του Μεγάλου Οργανισμού

Φανταστείτε ότι εργάζεστε για μια πολύ μεγάλη εταιρεία και η εταιρεία έχει δεδομένα που σχετίζονται με τους πελάτες και τις παραγγελίες τους, τα προϊόντα που πουλάει η εταιρεία, τους προμηθευτές της και τους υπαλλήλους της. Για μια πολύπλοκη βάση δεδομένων όπως αυτή, χρειάζεστε πολλούς πίνακες, ως εξής:

• Ένας πίνακας φιλοξενεί τα δεδομένα πελατών — ονόματα, διευθύνσεις, αριθμούς τηλεφώνου και διευθύνσεις email.
• Ένας δεύτερος πίνακας περιέχει τις παραγγελίες των πελατών, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος του πελάτη που έκανε την παραγγελία, του πωλητή που χειρίστηκε την πώληση, πληροφορίες αποστολής και την ημερομηνία της παραγγελίας.
• Ένας τρίτος πίνακας περιέχει πληροφορίες για τα προϊόντα που πουλά η εταιρεία, συμπεριλαμβανομένων των αριθμών προϊόντων, των ονομάτων προμηθευτών, των τιμών και του αριθμού των ειδών σε απόθεμα.
• Ένας τέταρτος πίνακας περιέχει δεδομένα προμηθευτών — σχετικά με τις εταιρείες από τις οποίες ο κύριος οργανισμός λαμβάνει το απόθεμα προϊόντων του για μεταπώληση στους πελάτες. Ο πίνακας περιέχει τα ονόματα των εταιρειών, τον υπεύθυνο επικοινωνίας και τη διεύθυνση, το email και τον αριθμό τηλεφώνου για να επικοινωνήσετε μαζί τους.
• Ένας πέμπτος πίνακας περιέχει τα δεδομένα των εργαζομένων — από την ημερομηνία πρόσληψης έως τα στοιχεία επικοινωνίας τους έως τον τίτλο της θέσης εργασίας τους — και περιέχει επίσης σημειώσεις για αυτούς, ένα είδος περίληψης των βιογραφικών τους για αναφορά.

Υπάρχουν και άλλοι πίνακες — για να διατηρείτε μια λίστα με ναυτιλιακές εταιρείες και τα στοιχεία επικοινωνίας τους (για αποστολή παραγγελιών πελατών), έναν πίνακα εξόδων (για τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν κατά τη λειτουργία της επιχείρησης) και άλλους πίνακες που χρησιμοποιούνται με τους τέσσερις κύριους πίνακες.

Επειδή δεν χρειάζεται να συμπληρώνετε κάθε πεδίο για κάθε εγγραφή — σε οποιονδήποτε πίνακα της βάσης δεδομένων — εάν, για παράδειγμα, δεν έχετε αριθμό τηλεφώνου ή δεν γνωρίζετε μια διεύθυνση email, είναι εντάξει να αφήσετε αυτά τα πεδία κενά μέχρι να λάβετε αυτές τις πληροφορίες.

Αποτυχία προγραμματισμού; Σχέδιο αποτυχίας

Εάν σκεφτείτε προσεκτικά τη βάση δεδομένων σας, πώς χρησιμοποιείτε τα δεδομένα σας και τι πρέπει να γνωρίζετε για τους υπαλλήλους, τους πελάτες, τους εθελοντές, τους δωρητές, τα προϊόντα ή τα έργα σας — ό,τι και αν αποθηκεύετε πληροφορίες — μπορείτε να προγραμματίσετε:

• Πόσα τραπέζια θα χρειαστείτε
• Ποια δεδομένα θα μπουν σε ποιον πίνακα
• Πώς θα χρησιμοποιήσετε τους πίνακες μαζί για να λάβετε τις αναφορές που χρειάζεστε

Φυσικά, όλοι ξεχνάνε κάτι και τα σχέδια αλλάζουν αφού ένα σύστημα έχει ήδη εφαρμοστεί. Αλλά μην ανησυχείτε - η πρόσβαση δεν είναι τόσο άκαμπτη ώστε να προκληθεί χάος εάν αρχίσετε να φτιάχνετε τα τραπέζια σας και ξεχάσετε κάτι (ένα χωράφι ή δύο, ένα ολόκληρο τραπέζι). Μπορείτε πάντα να προσθέσετε ένα πεδίο που ξεχάσατε (ή ότι κάποια φωτεινή σπίθα μόλις σας είπα ότι χρειάζεται) ή να προσθέσετε έναν νέο πίνακα μετά το γεγονός. Αλλά ο προγραμματισμός όσο το δυνατόν πιο διεξοδικά είναι ακόμα απαραίτητος.

Ως μέρος του ενδελεχούς σχεδιασμού, σχεδιάστε τη σχεδιαζόμενη βάση δεδομένων σας σε χαρτί, σχεδιάζοντας ένα είδος διαγράμματος ροής με πλαίσια για κάθε πίνακα και λίστες πεδίων που θα έχετε σε κάθε πίνακα. Σχεδιάστε βέλη για να δείξετε πώς μπορεί να σχετίζονται - είναι σαν να σχεδιάζετε ένα απλό οικογενειακό δέντρο - και είστε σε καλό δρόμο για μια καλά σχεδιασμένη, χρήσιμη βάση δεδομένων.

Ακολουθεί μια εύχρηστη διαδικασία που πρέπει να ακολουθήσετε εάν είστε νέοι στη διαδικασία σχεδιασμού μιας βάσης δεδομένων:

1. Σε χαρτί ή σε έγγραφο επεξεργασίας κειμένου, όποιο είναι πιο άνετο, πληκτρολογήστε τα εξής:

• Ένα προσωρινό όνομα για τη βάση δεδομένων σας
• Μια λίστα με τις πληροφορίες που σκοπεύετε να λαμβάνετε από αυτήν τη βάση δεδομένων σε καθημερινή ή τακτική βάση

2. Τώρα, με βάση αυτές τις πληροφορίες, δημιουργήστε μια νέα λίστα με τα πραγματικά στοιχεία που θα μπορούσατε να αποθηκεύσετε:

Καταγράψτε κάθε πληροφορία που μπορείτε ενδεχομένως να σκεφτείτε για τους πελάτες, τα προϊόντα, τις ιδέες, τις περιπτώσεις, τα βιβλία, τα έργα τέχνης, τους μαθητές σας — ό,τι κι αν αφορά η βάση δεδομένων σας. Μην φοβάστε να κάνετε την υπέρβαση — μπορείτε πάντα να παραλείψετε ορισμένα από τα στοιχεία της λίστας, εάν δεν αποδειχθούν πράγματα που πραγματικά πρέπει να γνωρίζετε (ή μπορείτε ενδεχομένως να μάθετε) για κάθε στοιχείο στη βάση δεδομένων σας.

3. Πάρτε τη λίστα με τα πεδία — αυτό είναι όλες αυτές οι πληροφορίες — και αρχίστε να τα χωρίζετε σε λογικές ομάδες.

Πως? Σκεφτείτε τα πεδία και πώς συνεργάζονται:

• Για παράδειγμα, εάν η βάση δεδομένων παρακολουθεί μια βιβλιοθήκη με βιβλία, ίσως ο τίτλος, ημερομηνία έκδοσης, εκδότη, ISBN ( Ι ΔΙΕΘΝΕΣ S tandard Β Ook Ν ούμπρα, η οποία είναι μοναδική για κάθε βιβλίο), την τιμή και την καταμέτρηση των σελίδων μπορεί να αποθηκευτεί σε μια ομάδα, ενώ πληροφορίες συγγραφέων, κριτικές και λίστες άλλων τίτλων από τον ίδιο συγγραφέα ή βιβλία για το ίδιο θέμα μπορούν να αποθηκευτούν σε άλλη ομάδα. Αυτές οι ομάδες γίνονται μεμονωμένοι πίνακες, δημιουργώντας τη σχεσιακή βάση δεδομένων των βιβλίων σας.
• Μάθετε τι είναι μοναδικό σε κάθε δίσκο. Όπως αναφέρθηκε στο προηγούμενο σημείο, χρειάζεστε ένα πεδίο που είναι μοναδικό για κάθε εγγραφή. Παρόλο που η Access μπορεί να δημιουργήσει μια μοναδική τιμή για εσάς εάν δεν υπάρχουν μοναδικά δεδομένα για κάθε εγγραφή στη βάση δεδομένων σας, είναι συχνά καλύτερο να έχετε ήδη ένα τέτοιο πεδίο ή να δημιουργήσετε ένα τέτοιο πεδίο μόνοι σας. Αριθμοί πελατών, αριθμοί φοιτητών, αριθμοί κοινωνικής ασφάλισης, ISBN βιβλίων, αριθμοί καταλόγων, σειριακός αριθμός — οτιδήποτε δεν είναι το ίδιο για οποιαδήποτε δύο εγγραφές θα κάνει.

Έχοντας έτοιμη μια μεγάλη λίστα πεδίων και μερικές δοκιμαστικές ομαδοποιήσεις αυτών των πεδίων και έχοντας μια ιδέα για το ποιο πεδίο είναι μοναδικό για κάθε εγγραφή, μπορείτε να αρχίσετε να υπολογίζετε πώς να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα.

4. Κάντε μια λίστα με τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα, όπως:

• Αναφορές που θέλετε να δημιουργήσετε, συμπεριλαμβανομένης μιας λίστας με τα πεδία που πρέπει να περιλαμβάνονται για κάθε αναφορά
• Άλλοι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα — ετικέτες για αποστολές, ετικέτες προϊόντων, δεδομένα καταλόγου, τιμοκαταλόγους, λίστες επαφών και ούτω καθεξής

5. Καταχωρίστε όλα τα μέρη που βρίσκονται αυτήν τη στιγμή τα δεδομένα σας. Αυτό μπορεί να είναι σε χαρτάκια στην τσέπη σας, σε κάρτες σε ένα κουτί, σε άλλο πρόγραμμα (όπως το Excel) ή ίσως μέσω μιας εταιρείας που πουλά δεδομένα για σκοπούς μάρκετινγκ.

Αφού ολοκληρωθεί αυτός ο σχεδιασμός, είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε τη δημιουργία της βάσης δεδομένων σας.

Πρόσβαση σε βάσεις δεδομένων με φόρμες χρηστών

Όταν σχεδιάζετε τη βάση δεδομένων σας, σκεφτείτε πώς θα εισαχθούν τα δεδομένα:

• Εάν θα κάνετε μόνοι σας την εισαγωγή δεδομένων, ίσως νιώθετε άνετα να εργάζεστε σε περιβάλλον που μοιάζει με υπολογιστικό φύλλο (γνωστό στην Access ως προβολή φύλλου δεδομένων ), όπου ο πίνακας είναι ένα μεγάλο πλέγμα. Το συμπληρώνετε σε σειρά και κάθε σειρά είναι μια εγγραφή.

Το σχήμα δείχνει έναν πίνακα με εθελοντές σε εξέλιξη σε προβολή φύλλου δεδομένων. Εσείς αποφασίζετε: Είναι εύκολο στη χρήση ή μπορείτε να φανταστείτε τον εαυτό σας να ξεχνάει να μετακινείται προς τα κάτω σε μια σειρά και να εισάγει λάθος περιεχόμενο στις λάθος στήλες καθώς εισάγετε κάθε εγγραφή; Όπως μπορείτε να δείτε, υπάρχουν περισσότερα πεδία από αυτά που εμφανίζονται στο παράθυρο, επομένως θα κάνετε πολλή κύλιση προς τα αριστερά και προς τα δεξιά για να χρησιμοποιήσετε αυτήν την προβολή.

Η προβολή φύλλου δεδομένων μπορεί να είναι ένα εύκολο περιβάλλον για την εισαγωγή δεδομένων. Ή όχι.

• Μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια φόρμα (που φαίνεται στο παρακάτω σχήμα). Μια φόρμα είναι μια εξειδικευμένη διεπαφή για την εισαγωγή δεδομένων, την επεξεργασία και την προβολή της βάσης δεδομένων σας μία εγγραφή κάθε φορά, εάν:
• Κάποιος άλλος θα χειρίζεται την εισαγωγή δεδομένων
• Η πληκτρολόγηση σειράς μετά από σειρά δεδομένων σε ένα μεγάλο πλέγμα φαίνεται ενοχλητική

Ακολουθεί μια απλή φόρμα για την εισαγωγή νέων εγγραφών ή τον έλεγχο των υπαρχόντων.

Το φαινόμενο μουδιασμού (και εγγενές αυξημένο περιθώριο σφάλματος) είναι ιδιαίτερα πιθανό όταν έχετε πολλά πεδία σε μια βάση δεδομένων και ο χρήστης, εάν εργάζεται σε προβολή φύλλου δεδομένων, πρέπει να μετακινηθεί οριζόντια μέσα στα πεδία. Μια φόρμα όπως αυτή που εμφανίζεται τοποθετεί τα πεδία σε μια πιο ευχάριστη μορφή, διευκολύνοντας την εισαγωγή δεδομένων στα πεδία και την ταυτόχρονη προβολή όλων των πεδίων (ή μόνο εκείνων στα οποία θέλετε να εισάγονται δεδομένα).

Εάν η βάση δεδομένων σας είναι αρκετά μεγάλη ώστε να χρειάζεστε βοήθεια για την εισαγωγή δεδομένων ή εάν πρόκειται να αναπτυχθεί με την πάροδο του χρόνου, καθιστώντας πιθανή μια συνεχή διαδικασία εισαγωγής δεδομένων, η Access είναι το εργαλείο για εσάς. Το γεγονός ότι προσφέρει απλές μορφές εισαγωγής/επεξεργασίας δεδομένων είναι αρκετός λόγος για να γίνει η εφαρμογή βάσης δεδομένων της επιλογής σας.

Βάσεις δεδομένων που απαιτούν ειδική αναφορά

Ένας ακόμη λόγος για να χρησιμοποιήσετε την Access είναι η δυνατότητα που σας δίνει να δημιουργείτε προσαρμοσμένες αναφορές γρήγορα και εύκολα. Ορισμένα προγράμματα βάσεων δεδομένων, ειδικά εκείνα που έχουν σχεδιαστεί για βάσεις δεδομένων ενός πίνακα (γνωστά ως βάσεις δεδομένων επίπεδων αρχείων ), έχουν ενσωματωμένες κάποιες κονσέρβες αναφορών και αυτό είναι το μόνο που μπορείτε να κάνετε — απλώς επιλέξτε μια αναφορά από τη λίστα και εκτελέστε την ίδια αναφορά με κάθε άλλη χρήστη αυτού του λογισμικού εκτελείται.

Εάν είστε χρήστης του Excel, οι δυνατότητες αναφοράς σας δεν είναι καθόλου εύκολες ή απλές και δεν έχουν σχεδιαστεί για χρήση με μεγάλες βάσεις δεδομένων — προορίζονται για υπολογιστικά φύλλα και μικρές λίστες ενός πίνακα. Επιπλέον, πρέπει να ψάξετε πολύ βαθύτερα στα εργαλεία του Excel για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτές τις αναφορές. Η Access, από την άλλη πλευρά, είναι μια εφαρμογή βάσης δεδομένων, επομένως η αναφορά είναι μια σημαντική, αρχική δυνατότητα.

Ενα παράδειγμα? Στο Excel, για να λάβετε μια αναφορά που ομαδοποιεί τα δεδομένα σας κατά ένα ή περισσότερα από τα πεδία της λίστας σας, πρέπει πρώτα να ταξινομήσετε τις σειρές στο φύλλο εργασίας, χρησιμοποιώντας τα πεδία για να ταξινομήσετε τα δεδομένα και, στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε αυτό που γνωστή ως υποσύνολο αναφορά . Για να το δημιουργήσετε, χρησιμοποιείτε ένα πλαίσιο διαλόγου που σας ρωτά σχετικά με τους υπολογισμούς που θέλετε να εκτελέσετε, πού να τοποθετήσετε τα αποτελέσματα και εάν βασίζετε μια ταξινόμηση ή/και ένα υποσύνολο σε περισσότερα από ένα πεδία. Η αναφορά που προκύπτει δεν έχει σχεδιαστεί για εκτύπωση και θα πρέπει να ρυθμίσετε τη σελιδοποίηση του υπολογιστικού φύλλου σας (μέσω μιας εξειδικευμένης προβολής του υπολογιστικού φύλλου) για να ελέγξετε τον τρόπο εκτύπωσης της αναφοράς.

Στην Access; Απλώς ενεργοποιήστε τον Οδηγό αναφορών και μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας, να επιλέξετε πώς να τα ομαδοποιήσετε, να αποφασίσετε ποια κομμάτια δεδομένων θα συμπεριλάβετε στην αναφορά και να επιλέξετε μια οπτική διάταξη και συνδυασμό χρωμάτων, όλα σε μια απλή, βελτιωμένη διαδικασία. Χωρίς να κάνετε τίποτα, η αναφορά είναι έτοιμη για εκτύπωση. Η Access έχει δημιουργηθεί για αναφορές — σε τελική ανάλυση, είναι μια εφαρμογή βάσης δεδομένων — και οι αναφορές είναι ένας από τους πιο (αν όχι οι πιο σημαντικοί) τρόποι που θα χρησιμοποιήσετε και θα μοιραστείτε τα δεδομένα σας.

Επειδή οι αναφορές είναι τόσο σημαντικό μέρος της Access, μπορείτε όχι μόνο να τις δημιουργήσετε με ελάχιστη φασαρία, αλλά και να τις προσαρμόσετε για να δημιουργήσετε ισχυρή τεκμηρίωση των πιο σημαντικών δεδομένων σας:

• Δημιουργήστε μια γρήγορη, απλή αναφορά που απλώς φτύνει ό,τι υπάρχει στο τραπέζι σας σε μια τακτοποιημένη, ευανάγνωστη μορφή.

Α, απλότητα. Μια γρήγορη αναφορά είναι μόνο ένα κλικ μακριά.

• Δημιουργήστε μια προσαρμοσμένη αναφορά που σχεδιάζετε βήμα προς βήμα με τη βοήθεια του Οδηγού αναφορών. Η αναφορά που φαίνεται στο σχήμα έχει τους εθελοντές ταξινομημένους με τα επώνυμά τους. Αυτές οι επιλογές τέθηκαν σε λειτουργία εύκολα με λίγα μόνο κλικ.

Ο Οδηγός αναφοράς δημιουργεί πιο περίπλοκες (αλλά απλές) αναφορές, όπως αυτή.

• Μπορείτε πραγματικά να σηκώσετε τα μανίκια σας και να σχεδιάσετε μια νέα αναφορά ή να παίξετε με μια υπάρχουσα, προσθέτοντας όλα τα είδη κουδουνιών και σφυρίχτρες. Το παρακάτω σχήμα δείχνει ότι αυτό συμβαίνει στην προβολή σχεδίασης. Σημειώστε ότι ο τίτλος της αναφοράς (Λίστα εθελοντών ανά κατάσταση) είναι επιλεγμένος: Έχει ένα πλαίσιο γύρω του και μικροσκοπικές λαβές στις γωνίες και τις πλευρές του κουτιού, που σημαίνει ότι μπορείτε να διαμορφώσετε ξανά τον τίτλο, να αλλάξετε τη γραμματοσειρά, το μέγεθος ή το χρώμα του κείμενο ή ακόμα και να επεξεργαστείτε τις λέξεις εάν χρειάζεται νέος τίτλος.

Η προβολή σχεδίασης μπορεί να φαίνεται λίγο τρομακτική, αλλά για να προσαρμόσετε πραγματικά τα πράγματα, θα τη χρειαστείτε — και ίσως και να την απολαύσετε!

Έτσι, μπορείτε να δημιουργήσετε οποιοδήποτε είδος προσαρμοσμένης αναφοράς στην Access, χρησιμοποιώντας οποιονδήποτε ή όλους τους πίνακες της βάσης δεδομένων σας και οποιοδήποτε από τα πεδία από αυτούς τους πίνακες, και μπορείτε να ομαδοποιήσετε πεδία και να τα τοποθετήσετε με όποια σειρά θέλετε:

• Με τον Οδηγό αναφορών, μπορείτε να επιλέξετε από πολλές προκαθορισμένες διατάξεις για την αναφορά σας και μπορείτε να την προσαρμόσετε ολόκληρη σειρά προς σειρά, στήλη προς στήλη.
• Μπορείτε εύκολα να προσθέσετε και να αφαιρέσετε πεδία μετά τη δημιουργία της αναφοράς, εάν αλλάξετε γνώμη σχετικά με το τι περιλαμβάνεται στην αναφορά. Εάν θέλετε να τοποθετήσετε την προσωπική σας σφραγίδα σε κάθε πτυχή της αναφοράς σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προβολή σχεδίασης για να κάνετε τα εξής:
• Προσθέστε τίτλους, εκπαιδευτικά ή περιγραφικά πλαίσια κειμένου και γραφικά.
• Ρυθμίστε προσαρμοσμένες κεφαλίδες και υποσέλιδα για να περιλαμβάνουν όποιες πληροφορίες θέλετε να εμφανίζονται σε όλες τις σελίδες της αναφοράς.

Αν όλα αυτά ακούγονται συναρπαστικά ή τουλάχιστον ενδιαφέροντα, τότε είστε πραγματικά στο σωστό δρόμο με την Access. Η ανάγκη δημιουργίας προσαρμοσμένων αναφορών είναι ένας σημαντικός λόγος για τη χρήση της Access.