Τήρηση αρχείων με το Outlook 2007 Journal

Το Journal στο Outlook 2007 μπορεί να είναι εξαιρετικά χρήσιμο, είτε το επιλέξετε τακτικά είτε σπάνια. Δεν χρειάζεται να περιοριστείτε στην εγγραφή εγγράφων ή στοιχείων του Outlook. Μπορείτε να παρακολουθείτε συνομιλίες, ερωτήσεις πελατών ή οποιαδήποτε άλλη συναλλαγή στην οποία έχει σημασία η χρονολογία. Εάν ορίσετε το Ημερολόγιο για αυτόματες καταχωρήσεις, μπορείτε να το αγνοήσετε μέχρι να χρειαστεί να δείτε τι κατέγραψε. Μπορείτε επίσης να παίξετε καπετάνιος αστροπλοίου και να ηχογραφήσετε όλα όσα κάνετε.

Μερικές φορές, όταν θέλετε να βρείτε ένα έγγραφο ή μια εγγραφή μιας συνομιλίας, δεν θυμάστε πώς ονομάσατε το έγγραφο ή πού το αποθηκεύσατε, αλλά θυμάστε πότε δημιουργήσατε ή λάβατε το αντικείμενο. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να μεταβείτε στο Ημερολόγιο και να ελέγξετε την ημερομηνία κατά την οποία θυμάστε ότι ασχοληθήκατε με το αντικείμενο και να βρείτε όσα πρέπει να γνωρίζετε.

Κάνοντας εγγραφές στο περιοδικό χωρίς να κάνετε τίποτα

Ποιος είναι ο ευκολότερος τρόπος για να κάνετε καταχωρήσεις στο Περιοδικό; Μην κάνεις τίποτα. Αφού ενεργοποιηθεί, το περιοδικό καταγράφει αυτόματα οποιοδήποτε έγγραφο δημιουργείτε, επεξεργάζεστε ή εκτυπώνετε σε οποιαδήποτε εφαρμογή του Microsoft Office. Το περιοδικό παρακολουθεί επίσης αυτόματα μηνύματα email, αιτήσεις και απαντήσεις σε σύσκεψη, καθώς και αιτήματα και απαντήσεις εργασιών.

Υπάρχει ένα πρόβλημα: Πρέπει να πείτε στο Outlook ότι θέλετε να είναι ενεργοποιημένη η αυτόματη εγγραφή περιοδικού. (Εντάξει, έτσι ώστε να μην χρειάζεται να κάνετε κάτι.) Ευτυχώς, αν δεν έχετε ενεργοποιήσει την αυτόματη δυνατότητα εγγραφής του περιοδικού, το Outlook σας ρωτά αν θέλετε να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα σε κάθε φορά που κάνετε κλικ στο εικονίδιο Εφημερίδα.

Για να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα αυτόματης εγγραφής του περιοδικού, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Εργαλεία –> Επιλογές.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές περιοδικού.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές περιοδικού, προσφέροντας πλαίσια ελέγχου για όλους τους τύπους δραστηριοτήτων που μπορείτε να καταγράψετε αυτόματα — και τα ονόματα όλων των ατόμων για τα οποία μπορείτε να καταγράψετε αυτόματα συναλλαγές, όπως email.

3. Κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου για τα στοιχεία και τα αρχεία που θέλετε να εγγράφονται αυτόματα και για τις επαφές για τις οποίες θέλετε να καταγράφονται πληροφορίες.

Η λίστα των ατόμων στο πλαίσιο Για αυτές τις επαφές είναι ίδια με τη λίστα των ατόμων στη Λίστα επαφών σας.

Όταν προσθέτετε ονόματα στη Λίστα Επαφών σας στη λειτουργική μονάδα Επαφές, αυτά τα ονόματα δεν ρυθμίζονται για αυτόματη εγγραφή στο Ημερολόγιο. Εάν θέλετε το περιοδικό να τα παρακολουθεί, τότε έχετε δύο τρόπους να το πείτε:

• Επιλέξτε τα ονόματα στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές περιοδικού.

• Ανοίξτε την εγγραφή επαφών, κάντε κλικ στην καρτέλα Ημερολόγιο και επιλέξτε Αυτόματη εγγραφή εγγραφών περιοδικού για αυτές τις επαφές.

4. Κάντε κλικ στο OK.

Το Ημερολόγιο αρχίζει αμέσως να καταγράφει αυτόματα τα στοιχεία και τα αρχεία που επιλέξατε για τις επαφές που ονομάσατε.

Μη αυτόματη εγγραφή ενός στοιχείου του Outlook στο περιοδικό

Εάν δεν θέλετε να γεμίσετε το περιοδικό σας καταγράφοντας τα πάντα αυτόματα, μπορείτε να εισαγάγετε επιλεγμένα στοιχεία με μη αυτόματο τρόπο — απλώς σύρετέ τα στο εικονίδιο Ημερολόγιο. Για παράδειγμα, μπορεί να μην θέλετε να καταγράφετε κάθε συναλλαγή με έναν υποψήφιο πελάτη μέχρι να είστε σίγουροι ότι συναλλάσσεστε με αυτόν τον πελάτη. Μπορείτε να σύρετε σχετικά μηνύματα email στο Ημερολόγιο και να διατηρήσετε ένα αρχείο σοβαρών ερωτήσεων. Όταν ξεκινήσετε πραγματικά να εργάζεστε με έναν νέο πελάτη, μπορείτε να ρυθμίσετε την αυτόματη εγγραφή.

Για μη αυτόματη εγγραφή στοιχείων στο Ημερολόγιο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Μετάβαση –> Λίστα φακέλων (ή πατήστε Ctrl+6).

Η λίστα φακέλων, η οποία περιλαμβάνει ένα μικρό εικονίδιο για το περιοδικό, εμφανίζεται στο επάνω μισό του παραθύρου πλοήγησης.

2. Σύρετε το στοιχείο που θέλετε να ηχογραφήσετε (όπως ένα μήνυμα email) στο εικονίδιο Journal στη λίστα φακέλων.

Εμφανίζεται η φόρμα Καταχώρισης Ημερολογίου. Στο κάτω μέρος της φόρμας, βλέπετε ένα εικονίδιο που αντιπροσωπεύει το στοιχείο που ηχογραφείτε, μαζί με το όνομα του στοιχείου.

3. Συμπληρώστε τις πληροφορίες που θέλετε να καταγράψετε.

Δεν χρειάζεται να ηχογραφήσετε τίποτα. Το πλαίσιο κειμένου στο κάτω μέρος της οθόνης σάς δίνει χώρο για να κάνετε μια σημείωση στον εαυτό σας, εάν θέλετε να τη χρησιμοποιήσετε.

4. Κάντε κλικ στο Save and Close.

Το στοιχείο που καταγράψατε εισάγεται στο Ημερολόγιο.