Ταξινόμηση σε πολλά πεδία σε μια λίστα δεδομένων του Excel 2016

Όταν χρειάζεται να ταξινομήσετε μια λίστα δεδομένων σε περισσότερα από ένα πεδία στο Excel 2016, χρησιμοποιείτε το πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση. Και πρέπει να κάνετε ταξινόμηση σε περισσότερα από ένα πεδία όταν το πρώτο πεδίο περιέχει διπλότυπες τιμές και θέλετε να προσδιορίσετε πώς είναι τακτοποιημένα οι εγγραφές με διπλότυπα. (Εάν δεν καθορίσετε άλλο πεδίο για ταξινόμηση, το Excel απλώς τοποθετεί τις εγγραφές με τη σειρά με την οποία τις εισαγάγατε.)

Το καλύτερο και πιο συνηθισμένο παράδειγμα όταν χρειάζεστε περισσότερα από ένα πεδία είναι όταν ταξινομείτε μια μεγάλη βάση δεδομένων αλφαβητικά με σειρά επωνύμου. Ας πούμε ότι έχετε μια βάση δεδομένων που περιέχει πολλά άτομα με το επώνυμο Smith, Jones ή Zastrow (όπως συμβαίνει όταν εργάζεστε στο Zastrow and Sons).

Εάν καθορίσετε το πεδίο Επώνυμο ως το μόνο πεδίο για ταξινόμηση (χρησιμοποιώντας την προεπιλεγμένη αύξουσα σειρά), όλα τα διπλότυπα Smiths, Joneses και Zastrows τοποθετούνται με τη σειρά με την οποία είχαν αρχικά εισαχθεί οι εγγραφές τους.

Για να ταξινομήσετε καλύτερα αυτά τα διπλότυπα, μπορείτε να καθορίσετε το πεδίο First Name ως το δεύτερο πεδίο για ταξινόμηση (και πάλι χρησιμοποιώντας την προεπιλεγμένη αύξουσα σειρά), κάνοντας το δεύτερο πεδίο ισοπαλία, έτσι ώστε το ρεκόρ του Ian Smith να προηγείται αυτού της Sandra Smith και Το ρεκόρ του Vladimir Zastrow έρχεται μετά από αυτό του Mikhail Zastrow.

Για να ταξινομήσετε εγγραφές σε μια λίστα δεδομένων χρησιμοποιώντας το πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Τοποθετήστε τον κέρσορα κελιού σε ένα από τα κελιά στον πίνακα λίστας δεδομένων.

Κάντε κλικ στο κουμπί Ταξινόμηση στην ομάδα Ταξινόμηση και φίλτρο στην καρτέλα Δεδομένα ή πατήστε Alt+ASS.

Το Excel επιλέγει όλες τις εγγραφές της βάσης δεδομένων (χωρίς να περιλαμβάνει την πρώτη σειρά ονομάτων πεδίων) και ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση. Σημειώστε ότι μπορείτε επίσης να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση επιλέγοντας την επιλογή Προσαρμοσμένη ταξινόμηση στο μενού του αναπτυσσόμενου κουμπιού Ταξινόμηση & Φίλτρο ή πατώντας Alt+HSU.

Επιλέξτε το όνομα του πεδίου με το οποίο θέλετε πρώτα να ταξινομηθούν οι εγγραφές από την αναπτυσσόμενη λίστα Ταξινόμηση κατά.

Εάν θέλετε οι εγγραφές να είναι διατεταγμένες με φθίνουσα σειρά, θυμηθείτε επίσης να επιλέξετε την επιλογή φθίνουσας ταξινόμησης (Ζ σε Α, Μικρότερο προς Μεγαλύτερο ή Παλαιότερο προς Νεότερο) από την αναπτυσσόμενη λίστα Σειρά στα δεξιά.

(Προαιρετικό) Εάν το πρώτο πεδίο περιέχει διπλότυπα και θέλετε να καθορίσετε τον τρόπο ταξινόμησης των εγγραφών σε αυτό το πεδίο, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη επιπέδου για να εισαγάγετε ένα άλλο επίπεδο ταξινόμησης, επιλέξτε ένα δεύτερο πεδίο για ταξινόμηση από την αναπτυσσόμενη λίστα Στη συνέχεια, και επιλέξτε είτε την αύξουσα είτε την φθίνουσα επιλογή από την αναπτυσσόμενη λίστα Σειρά στα δεξιά της.

(Προαιρετικό) Εάν είναι απαραίτητο, επαναλάβετε το Βήμα 4, προσθέτοντας όσα πρόσθετα επίπεδα ταξινόμησης απαιτούνται.

Κάντε κλικ στο OK ή πατήστε Enter.

Το Excel κλείνει το πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση και ταξινομεί τις εγγραφές στη λίστα δεδομένων χρησιμοποιώντας τα πεδία ταξινόμησης με τη σειρά των επιπέδων τους σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου. Εάν δείτε ότι ταξινομήσατε τη βάση δεδομένων σε λάθος πεδία ή με λάθος σειρά, κάντε κλικ στο κουμπί Αναίρεση στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης πρόσβασης ή πατήστε Ctrl+Z για να επαναφέρετε αμέσως τις εγγραφές της λίστας δεδομένων στην προηγούμενη σειρά τους.

Από προεπιλογή, όταν εκτελείτε μια λειτουργία ταξινόμησης, το Excel υποθέτει ότι ταξινομείτε μια λίστα δεδομένων που έχει μια σειρά κεφαλίδων (με τα ονόματα των πεδίων) που δεν πρόκειται να αναδιαταχθεί με τις υπόλοιπες εγγραφές κατά την ταξινόμηση. Μπορείτε, ωστόσο, να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Ταξινόμησης για να ταξινομήσετε μια επιλογή κελιού που δεν έχει τέτοια σειρά κεφαλίδας. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να καθορίσετε τα κλειδιά ταξινόμησης κατά γράμμα στήλης και πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε αποεπιλέξει το πλαίσιο ελέγχου Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες για να αφαιρέσετε το σημάδι επιλογής του στο πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση.