Ταξινόμηση μιας λίστας στο Outlook 2007

Με όρους του Outlook 2007, η ταξινόμηση σημαίνει απλώς να βάλεις τη λίστα σου σε τάξη. Στην πραγματικότητα, μια λίστα είναι πάντα σε κάποια σειρά. Η ταξινόμηση αλλάζει απλώς τη σειρά.

Μπορείτε να καταλάβετε με ποια σειρά ταξινομείται η λίστα σας αναζητώντας τρίγωνα στις επικεφαλίδες. Μια επικεφαλίδα με ένα τρίγωνο σημαίνει ότι ολόκληρη η λίστα ταξινομείται με βάση τις πληροφορίες σε αυτήν τη στήλη. Εάν η στήλη έχει αριθμούς μέσα και αν η μεγάλη πλευρά του τριγώνου βρίσκεται στην κορυφή, η λίστα πηγαίνει από τον μεγαλύτερο στον μικρότερο αριθμό. Οι στήλες που περιέχουν κείμενο ταξινομούνται με αλφαβητική σειρά: το A είναι το μικρότερο γράμμα και το Z είναι το μεγαλύτερο.

Από άποψη πίνακα

Αυτός είναι μακράν ο ευκολότερος τρόπος για να ταξινομήσετε τη λίστα του Outlook: Κατά την ταξινόμηση από την προβολή πίνακα, κάντε κλικ στην επικεφαλίδα μιας στήλης που θέλετε να ταξινομήσετε. Ολόκληρος ο πίνακας ταξινομείται σύμφωνα με τη στήλη που κάνετε κλικ — κατά ημερομηνία, όνομα ή οτιδήποτε άλλο.

Από το πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση

Αν και το κλικ σε μια στήλη είναι ο ευκολότερος τρόπος ταξινόμησης, με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να κάνετε ταξινόμηση μόνο σε μία στήλη. Μπορεί να θέλετε να κάνετε ταξινόμηση σε δύο ή περισσότερες στήλες.

Για ταξινόμηση σε δύο ή περισσότερες στήλες, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Προβολή –> Τρέχουσα προβολή –> Προσαρμογή τρέχουσας προβολής.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή προβολής.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Ταξινόμηση.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση.

3. Από το μενού Ταξινόμηση στοιχείων κατά, επιλέξτε το πρώτο πεδίο κατά το οποίο θέλετε να ταξινομήσετε.

Επιλέξτε προσεκτικά. Σε αυτό το μενού εμφανίζεται μια πολύ μεγαλύτερη λίστα πεδίων, σε σύγκριση με αυτά που μπορείτε να επιλέξετε στην προβολή. Μπορεί να μπερδευτεί.

4. Επιλέξτε Αύξουσα ή Φθίνουσα σειρά ταξινόμησης.

Επιλέξτε εάν θα ταξινομήσετε από το μικρότερο στο μεγαλύτερο (αύξουσα) ή αντίστροφα (φθίνουσα).

5. Επαναλάβετε τα βήματα 3 και 4 για κάθε επιπλέον πεδίο που θέλετε να ταξινομήσετε.

Η πρώτη στήλη που επιλέγετε είναι η πιο σημαντική. Ολόκληρος ο πίνακας ταξινομείται σύμφωνα με αυτό το πεδίο — και στη συνέχεια με βάση τα πεδία που θα επιλέξετε αργότερα, με τη σειρά που τα επιλέγετε. Εάν ταξινομήσετε τη λίστα τηλεφώνου σας πρώτα ανά εταιρεία και μετά κατά όνομα, για παράδειγμα, η λίστα σας ξεκινά με τα ονόματα των ατόμων που εργάζονται για μια συγκεκριμένη εταιρεία, που εμφανίζονται αλφαβητικά, ακολουθούμενα από τα ονόματα των ατόμων που εργάζονται για μια άλλη εταιρεία και σύντομα.

6. Κάντε κλικ στο OK.

Η λίστα σας είναι ταξινομημένη!