Τακτοποίηση των μηνυμάτων του Outlook 2007

Κανείς δεν λαμβάνει πια ένα μικρό e-mail. Αν λάβετε ένα μήνυμα, θα λάβετε έναν τόνο από αυτά. Ευτυχώς, το Outlook 2007 σάς προσφέρει μια ολόκληρη σειρά διαφορετικών τρόπων για να τακτοποιήσετε αυτό το χάος των μηνυμάτων, ώστε να έχετε μια ευκαιρία να καταλάβετε τι είναι σημαντικό και τι μπορεί να περιμένει.

Όταν το Outlook έχει ρυθμιστεί να εμφανίζει το παράθυρο ανάγνωσης στη δεξιά πλευρά της οθόνης (επιλέξτε Προβολή –> Παράθυρο ανάγνωσης –> Δεξιά), βλέπετε δύο κουμπιά στην κορυφή της λίστας των μηνυμάτων:

• Κουμπί Arranged By: Αυτό το αριστερό κουμπί περιγράφει το σύστημα που χρησιμοποιεί το Outlook για την οργάνωση των μηνυμάτων σας.

• Κουμπί λεπτομερειών: Στα δεξιά του κουμπιού Τακτοποιημένο κατά βρίσκεται ένα άλλο κουμπί με μια ετικέτα που προσφέρει ορισμένες λεπτομέρειες σχετικά με τη διάταξη που χρησιμοποιεί αυτήν τη στιγμή το Outlook. (Για παράδειγμα, εάν τα μηνύματά σας είναι επί του παρόντος τακτοποιημένα κατά ημερομηνία, το κουμπί στα δεξιά γράφει είτε Νεότερο στο επάνω μέρος είτε Παλαιότερο στο επάνω μέρος.)

Για να αλλάξετε τον τρόπο με τον οποίο το Outlook ταξινομεί τα μηνύματά σας, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Τακτοποιημένο κατά για να εμφανιστεί ένα μενού συντόμευσης με όλες τις ρυθμίσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.

Αυτές είναι οι ρυθμίσεις που προσφέρει το Outlook:

• Ημερομηνία: Ο πιο συνηθισμένος τρόπος οργάνωσης μηνυμάτων είναι κατά ημερομηνία. Όταν ρυθμίζετε για πρώτη φορά το Outlook, έτσι θα τακτοποιούνται τα μηνύματά σας. Κάντε κλικ στο κουμπί στα δεξιά για εναλλαγή μεταξύ των νεότερων μηνυμάτων στην κορυφή και των παλαιότερων μηνυμάτων στην κορυφή.

• Συνομιλία: Αυτή η διάταξη ομαδοποιεί μηνύματα του ίδιου θέματος. Εάν έχετε ανταλλάξει μια σειρά μηνυμάτων με κάποιον σχετικά με ένα συγκεκριμένο έργο ή ιδέα, μπορείτε να επιλέξετε τη ρύθμιση συνομιλίας για να ακολουθήσετε το νήμα της συνομιλίας.

• Από: Όπως μπορείτε να μαντέψετε, αυτή η ρύθμιση οργανώνει τη συλλογή των μηνυμάτων σας σύμφωνα με το άτομο από το οποίο στάλθηκε το μήνυμα.

• Προς: Τα περισσότερα μηνύματα που λαμβάνετε απευθύνονται σε εσάς, αλλά όχι πάντα. Μερικές φορές, λαμβάνετε μηνύματα που απευθύνονται σε μια λίστα ατόμων, επομένως το όνομά σας δεν εμφανίζεται στη γραμμή Προς του μηνύματος. Αυτή η διάταξη διαχωρίζει τα μηνύματά σας ανάλογα με το αν το όνομά σας βρίσκεται στη γραμμή Προς κάθε μηνύματος.

• Φάκελος: Όταν προβάλλετε μηνύματα σε έναν φάκελο Αναζήτησης, τα μηνύματα που προβάλλετε μπορεί στην πραγματικότητα να βρίσκονται σε μια ποικιλία διαφορετικών φακέλων. Εάν θέλετε να μάθετε ακριβώς ποιος φάκελος περιέχει κάθε μήνυμα, χρησιμοποιήστε τη διάταξη φακέλων.

• Όταν προβάλλετε τα Εισερχόμενά σας, η διάταξη φακέλων δεν είναι διαθέσιμη. είναι μόνο για φακέλους αναζήτησης.

• Μέγεθος: Ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνουν φωτογραφίες, μουσική και όλα τα είδη βαρέων αρχείων που μπορούν πραγματικά να φράξουν τους διακομιστές e-mail της εταιρείας σας. Έτσι, όταν ο διαχειριστής του συστήματός σας σας ζητήσει να λεπτύνετε τα Εισερχόμενά σας, χρησιμοποιήστε αυτήν τη δυνατότητα για να εντοπίσετε και να διαγράψετε τα μηνύματα που είναι τα πιο υπέρβαρα.

• Θέμα: Αυτή η διάταξη συγκεντρώνει μηνύματα που έχουν το ίδιο θέμα.

• Τύπος: Δεν είναι κάθε αντικείμενο που φτάνει στα Εισερχόμενά σας ένα απλό μήνυμα. μπορεί επίσης να λάβετε προσκλήσεις σε συσκέψεις, αιτήματα εργασιών και κάθε είδους άλλα στοιχεία. Όταν θέλετε να διαχωρίσετε τα μηνύματα από τα Αιτήματα σύσκεψης, μεταβείτε στη ρύθμιση Τύπος.

• Συνημμένο: Όταν πηγαίνετε στα Εισερχόμενά σας, μπορεί να μην ψάχνετε για ένα μήνυμα, μπορεί να ψάχνετε για ένα συνημμένο. Η τακτοποίηση των μηνυμάτων σας κατά συνημμένο σάς δίνει τη δυνατότητα να εξετάσετε πρώτα τους πιθανότερους ύποπτους.

• Λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Μερικές φορές, θέλετε να μάθετε ποιο μήνυμα προήλθε από ποια διεύθυνση ή ποια μηνύματα στείλατε σε μια συγκεκριμένη διεύθυνση. Με αυτήν τη ρύθμιση, το Outlook σάς εμφανίζει μόνο τα μηνύματα από τους λογαριασμούς που σας ενδιαφέρουν.

• Εάν θέλετε να βλέπετε μόνο τα μηνύματα που αποστέλλονται σε μία διεύθυνση, επιλέξτε τη ρύθμιση Λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο σύμβολο μείον (–) δίπλα στα ονόματα των λογαριασμών που δεν θέλετε να βλέπετε.

• Σημασία: Όταν πρέπει να δείτε πρώτα τα μηνύματα με μεγάλη σημασία, χρησιμοποιήστε αυτήν τη διάταξη.

• Κατηγορίες: Μπορείτε να εκχωρήσετε κατηγορίες σε οποιοδήποτε μήνυμα στέλνετε και μερικές φορές άλλα άτομα μπορούν να αντιστοιχίσουν κατηγορίες στα μηνύματα που σας στέλνουν. Για να δείτε ποιο μήνυμα ανήκει σε ποια κατηγορία, χρησιμοποιήστε τη διάταξη Κατηγορίες.

• Διαθεσιμότητα: Η ρύθμιση Διαθεσιμότητα είναι για άτομα που χρησιμοποιούν φορητό υπολογιστή σε εταιρικό δίκτυο με το Microsoft Exchange. Μπορείτε να ρυθμίσετε το Exchange ώστε να στέλνει μόνο το θέμα, την ημερομηνία και το όνομα του αποστολέα για κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και όχι το κύριο σώμα του μηνύματος. Μέχρι να κάνετε πραγματικά κλικ στο μήνυμα για να το διαβάσετε, το υπόλοιπο μήνυμα παραμένει στον κεντρικό υπολογιστή στο γραφείο του σπιτιού. Τα μηνύματα στα οποία μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο σύνολό τους θεωρούνται διαθέσιμα.