Τακτοποίηση του e-mail σας στο Outlook 2003

Κανείς δεν λαμβάνει πια ένα μικρό e-mail. Αν λάβετε ένα μήνυμα, θα λάβετε έναν τόνο από αυτά. Ευτυχώς, το Outlook σάς προσφέρει ένα σωρό διαφορετικούς τρόπους για να οργανώσετε αυτό το χάος των μηνυμάτων, ώστε να έχετε μια ευκαιρία να καταλάβετε τι είναι σημαντικό και τι μπορεί να περιμένει.

Όταν το Outlook έχει ρυθμιστεί να εμφανίζει το παράθυρο ανάγνωσης στη δεξιά πλευρά της οθόνης, θα δείτε δύο κουμπιά στην κορυφή της λίστας των μηνυμάτων. Το αριστερό κουμπί έχει μια ετικέτα που λέει κάτι σαν "Ταξινόμηση κατά: Ημερομηνία". Το κουμπί Τακτοποιημένο κατά περιγράφει το σύστημα που χρησιμοποιεί το Outlook για την οργάνωση των μηνυμάτων σας. Στα δεξιά του κουμπιού Τακτοποιημένο κατά βρίσκεται ένα άλλο κουμπί με μια ετικέτα που προσφέρει ορισμένες λεπτομέρειες σχετικά με τη διάταξη που χρησιμοποιεί αυτήν τη στιγμή το Outlook. (Για παράδειγμα, εάν τα μηνύματά σας είναι επί του παρόντος ταξινομημένα κατά ημερομηνία, το κουμπί στα δεξιά θα λέει είτε "Νεότερο στο επάνω μέρος" ή "Παλαιότερο στο επάνω μέρος".)

Για να αλλάξετε τον τρόπο με τον οποίο το Outlook ταξινομεί τα μηνύματά σας, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Τακτοποιημένο κατά για να εμφανιστεί ένα μενού συντόμευσης με όλες τις ρυθμίσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Αυτές είναι οι ρυθμίσεις που προσφέρει το Outlook:

• Ημερομηνία: Ο πιο συνηθισμένος τρόπος οργάνωσης μηνυμάτων είναι κατά ημερομηνία. Όταν ρυθμίζετε για πρώτη φορά το Outlook, έτσι θα τακτοποιούνται τα μηνύματά σας. Κάντε κλικ στο κουμπί στα δεξιά για εναλλαγή μεταξύ των νεότερων μηνυμάτων στην κορυφή και των παλαιότερων μηνυμάτων στην κορυφή.

• Συνομιλία: Αυτή η διάταξη ομαδοποιεί μηνύματα του ίδιου θέματος. Εάν έχετε ανταλλάξει μια σειρά μηνυμάτων με κάποιον σχετικά με ένα συγκεκριμένο έργο ή ιδέα, μπορείτε να επιλέξετε τη ρύθμιση συνομιλίας για να ακολουθήσετε το νήμα της συνομιλίας.

• Από: Όπως μπορείτε να μαντέψετε, αυτή η ρύθμιση οργανώνει τη συλλογή των μηνυμάτων σας σύμφωνα με το άτομο από το οποίο στάλθηκε το μήνυμα. Η επιλογή της διάταξης Από είναι λίγο πιο γρήγορη από τη ρύθμιση ενός φακέλου αναζήτησης, αλλά μερικές φορές ο φάκελος αναζήτησης εξακολουθεί να είναι ο καλύτερος τρόπος παρακολούθησης μηνυμάτων από συγκεκριμένα σημαντικά άτομα.

• Προς: Τα περισσότερα μηνύματα που λαμβάνετε απευθύνονται σε εσάς, αλλά όχι πάντα. Μερικές φορές λαμβάνετε μηνύματα που απευθύνονται σε μια λίστα ατόμων, επομένως το όνομά σας δεν εμφανίζεται στη γραμμή Προς του μηνύματος. Αυτή η διάταξη διαχωρίζει τα μηνύματά σας ανάλογα με το αν το όνομά σας βρίσκεται στη γραμμή Προς κάθε μηνύματος.

• Φάκελος: Όταν προβάλλετε μηνύματα σε έναν φάκελο αναζήτησης, τα μηνύματα που προβάλλετε μπορεί στην πραγματικότητα να βρίσκονται σε μια ποικιλία διαφορετικών φακέλων. Εάν θέλετε να μάθετε ακριβώς ποιος φάκελος περιέχει κάθε μήνυμα, χρησιμοποιήστε τη διάταξη φακέλων. Όταν προβάλλετε τα Εισερχόμενά σας, η διάταξη φακέλων δεν είναι διαθέσιμη. είναι μόνο για φακέλους αναζήτησης.

• Μέγεθος: Όλοι γνωρίζουν ότι το μέγεθος δεν έχει σημασία. είναι το συναίσθημα που μετράει. Λοιπόν, εντάξει, όχι πάντα. Το μέγεθος είναι σημαντικό για ορισμένους διαχειριστές συστήματος — και δεν είναι πάντα προσωπικό πρόβλημα. Ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνουν φωτογραφίες, μουσική και όλα τα είδη βαρέων αρχείων που μπορούν πραγματικά να φράξουν τους διακομιστές e-mail της εταιρείας σας. Έτσι, όταν ο διαχειριστής του συστήματός σας σας ζητήσει να λεπτύνετε τα εισερχόμενά σας, χρησιμοποιήστε λίγο αυτήν τη δυνατότητα: Προσδιορίστε και διαγράψτε τα μηνύματα που είναι τα πιο υπέρβαρα.

• Θέμα: Αυτή η ρύθμιση είναι παρόμοια με τη ρύθμιση συνομιλίας, με τη διαφορά ότι δεν ακολουθεί το νήμα μιας συνομιλίας, απλώς συγκεντρώνει μηνύματα που έχουν το ίδιο θέμα.

• Τύπος: Δεν είναι κάθε αντικείμενο που φτάνει στα Εισερχόμενά σας ένα απλό μήνυμα. μπορεί επίσης να λάβετε προσκλήσεις σε συσκέψεις, αιτήματα εργασιών και κάθε είδους άλλα στοιχεία. Όταν θέλετε να διαχωρίσετε τα μηνύματα από τα Αιτήματα σύσκεψης, μεταβείτε στη ρύθμιση Τύπος, ώστε τα πιο ενδιαφέροντα μηνύματα να ανέβουν στην κορυφή της λίστας.

• Σημαία: Όταν επισημαίνετε ένα μήνυμα, πιθανότατα σκοπεύετε να επιστρέψετε σε αυτό. Αυτή η διάταξη τοποθετεί τα μηνύματα με σημαία στην κορυφή της λίστας και τα μηνύματα χωρίς επισήμανση στο κάτω μέρος. Εάν χρησιμοποιείτε πολλά διαφορετικά χρώματα σημαίας, αυτή η διάταξη ταξινομείται ανάλογα με το χρώμα της σημαίας επίσης.

• Συνημμένο: Όταν πηγαίνετε στα Εισερχόμενά σας, μπορεί να μην ψάχνετε για ένα μήνυμα, μπορεί να ψάχνετε για ένα συνημμένο. Η τακτοποίηση των μηνυμάτων σας με συνημμένο σάς δίνει τη δυνατότητα να εξετάσετε πρώτα τους πιθανούς υπόπτους.

• Λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Μπορείτε να ρυθμίσετε το Outlook ώστε να συλλέγει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από πολλές διαφορετικές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μερικές φορές θέλετε να μάθετε ποιο μήνυμα προήλθε από ποια από αυτές τις διευθύνσεις ή απλώς να δείτε τα μηνύματα που στάλθηκαν σε μία από αυτές τις διευθύνσεις. Εάν θέλετε να βλέπετε μόνο τα μηνύματα που αποστέλλονται σε μία διεύθυνση, επιλέξτε τη ρύθμιση λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο μείον (–) δίπλα στα ονόματα των λογαριασμών που δεν θέλετε να βλέπετε. Με αυτήν τη ρύθμιση, το Outlook σάς εμφανίζει μόνο τα μηνύματα από τους λογαριασμούς που σας ενδιαφέρουν.

• Σημασία: Πρώτα πράγματα πρώτα - ξέρετε το ρητό. Όταν πρέπει να δείτε πρώτα τα μηνύματα που επισημαίνονται με μεγάλη σημασία, αυτή είναι η διάταξη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

• Κατηγορίες: Μπορείτε να εκχωρήσετε κατηγορίες σε οποιοδήποτε μήνυμα στέλνετε και μερικές φορές άλλα άτομα μπορούν να εκχωρήσουν κατηγορίες στα μηνύματα που σας στέλνουν. Για να δείτε ποιο μήνυμα ανήκει σε ποια κατηγορία, χρησιμοποιήστε τη διάταξη Κατηγορίες.

Το κουμπί Τακτοποίηση κατά εμφανίζεται στην κορυφή της λίστας μηνυμάτων σας μόνο όταν το παράθυρο ανάγνωσης έχει ρυθμιστεί να εμφανίζεται στη δεξιά πλευρά της οθόνης. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε το παράθυρο ανάγνωσης επιλέγοντας Προβολή –> Παράθυρο ανάγνωσης –> Δεξιά. Εάν θέλετε να τακτοποιήσετε τα μηνύματά σας όταν το παράθυρο ανάγνωσης είναι απενεργοποιημένο, επιλέξτε Προβολή –> Τακτοποίηση κατά για να δείτε τη λίστα των ρυθμίσεων και, στη συνέχεια, επιλέξτε αυτήν που θέλετε.