Σχέσεις και Power Pivot

Δεν χρειάζεται να είστε ειδικός διαμορφωτής βάσεων δεδομένων για να χρησιμοποιήσετε το Power Pivot. Αλλά είναι σημαντικό να κατανοήσουμε τις σχέσεις. Όσο καλύτερα κατανοήσετε τον τρόπο αποθήκευσης και διαχείρισης των δεδομένων σε βάσεις δεδομένων, τόσο πιο αποτελεσματικά θα αξιοποιήσετε το Power Pivot για την αναφορά.

Μια σχέση είναι ο μηχανισμός με τον οποίο οι χωριστοί πίνακες συνδέονται μεταξύ τους. Μπορείτε να σκεφτείτε μια σχέση ως VLOOKUP, στην οποία συνδέετε τα δεδομένα σε μια περιοχή δεδομένων με τα δεδομένα μιας άλλης περιοχής δεδομένων χρησιμοποιώντας ένα ευρετήριο ή ένα μοναδικό αναγνωριστικό. Στις βάσεις δεδομένων, οι σχέσεις κάνουν το ίδιο πράγμα, αλλά χωρίς την ταλαιπωρία της σύνταξης τύπων.

Οι σχέσεις είναι σημαντικές επειδή τα περισσότερα από τα δεδομένα με τα οποία εργάζεστε ταιριάζουν σε μια πολυδιάστατη ιεραρχία. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε έναν πίνακα που δείχνει πελάτες που αγοράζουν προϊόντα. Αυτοί οι πελάτες απαιτούν τιμολόγια με αριθμούς τιμολογίων. Αυτά τα τιμολόγια έχουν πολλαπλές γραμμές συναλλαγών που αναγράφουν τι αγόρασαν. Υπάρχει μια ιεραρχία εκεί.

Τώρα, στον κόσμο των μονοδιάστατων υπολογιστικών φύλλων, αυτά τα δεδομένα θα αποθηκεύονταν συνήθως σε έναν επίπεδο πίνακα, όπως αυτός που εμφανίζεται εδώ.

Τα δεδομένα αποθηκεύονται σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel χρησιμοποιώντας μια μορφή επίπεδου πίνακα.

Επειδή οι πελάτες έχουν περισσότερα από ένα τιμολόγιο, οι πληροφορίες πελάτη (σε αυτό το παράδειγμα, CustomerID και CustomerName) πρέπει να επαναληφθούν. Αυτό προκαλεί πρόβλημα όταν αυτά τα δεδομένα πρέπει να ενημερωθούν.

Για παράδειγμα, φανταστείτε ότι το όνομα της εταιρείας Aaron Fitz Electrical αλλάζει σε Fitz and Sons Electrical. Κοιτάζοντας τον πίνακα, βλέπετε ότι πολλές σειρές περιέχουν το παλιό όνομα. Θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι κάθε σειρά που περιέχει το παλιό όνομα εταιρείας ενημερώνεται για να αντικατοπτρίζει την αλλαγή. Τυχόν σειρές που χάσετε δεν θα αντιστοιχιστούν σωστά στον σωστό πελάτη.

Δεν θα ήταν πιο λογικό και αποτελεσματικό να καταγράψετε το όνομα και τα στοιχεία του πελάτη μόνο μία φορά; Στη συνέχεια, αντί να χρειάζεται να γράφετε επανειλημμένα τις ίδιες πληροφορίες πελάτη, θα μπορούσατε απλώς να έχετε κάποια μορφή αριθμού αναφοράς πελάτη.

Αυτή είναι η ιδέα πίσω από τις σχέσεις. Μπορείτε να διαχωρίσετε τους πελάτες από τα τιμολόγια, τοποθετώντας τον καθένα στους δικούς του πίνακες. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα μοναδικό αναγνωριστικό (όπως το CustomerID) για να τα συσχετίσετε μεταξύ τους.

Το παρακάτω σχήμα δείχνει πώς θα φαίνονται αυτά τα δεδομένα σε μια σχεσιακή βάση δεδομένων. Τα δεδομένα θα χωριστούν σε τρεις ξεχωριστούς πίνακες: Πελάτες, Επικεφαλίδα Τιμολογίου και Λεπτομέρειες Τιμολογίου. Στη συνέχεια, κάθε πίνακας θα συσχετιστεί χρησιμοποιώντας μοναδικά αναγνωριστικά (CustomerID και InvoiceNumber, σε αυτήν την περίπτωση).

Οι βάσεις δεδομένων χρησιμοποιούν σχέσεις για την αποθήκευση δεδομένων σε μοναδικούς πίνακες και απλώς συσχετίζουν αυτούς τους πίνακες μεταξύ τους.

Ο πίνακας Πελάτες θα περιέχει μια μοναδική εγγραφή για κάθε πελάτη. Με αυτόν τον τρόπο, εάν πρέπει να αλλάξετε το όνομα ενός πελάτη, θα πρέπει να κάνετε την αλλαγή μόνο σε αυτήν την εγγραφή. Φυσικά, στην πραγματική ζωή, ο πίνακας Πελάτες θα περιλαμβάνει άλλα χαρακτηριστικά, όπως διεύθυνση πελάτη, αριθμό τηλεφώνου πελάτη και ημερομηνία έναρξης πελάτη. Οποιοδήποτε από αυτά τα άλλα χαρακτηριστικά θα μπορούσε επίσης να αποθηκευτεί και να διαχειριστεί εύκολα στον πίνακα Πελάτες.

Ο πιο κοινός τύπος σχέσης είναι μια σχέση ένα προς πολλά . Δηλαδή, για κάθε εγγραφή σε έναν πίνακα, μια εγγραφή μπορεί να αντιστοιχιστεί με πολλές εγγραφές σε έναν ξεχωριστό πίνακα. Για παράδειγμα, ένας πίνακας κεφαλίδας τιμολογίου σχετίζεται με έναν πίνακα λεπτομερειών τιμολογίου. Ο πίνακας κεφαλίδας τιμολογίου έχει ένα μοναδικό αναγνωριστικό: Αριθμός τιμολογίου. Η λεπτομέρεια τιμολογίου θα χρησιμοποιεί τον αριθμό τιμολογίου για κάθε εγγραφή που αντιπροσωπεύει μια λεπτομέρεια του συγκεκριμένου τιμολογίου.

Ένας άλλος τύπος σχέσης είναι η σχέση ένα προς ένα : Για κάθε εγγραφή σε έναν πίνακα, μία και μόνο μία εγγραφή που ταιριάζει είναι σε διαφορετικό πίνακα. Τα δεδομένα από διαφορετικούς πίνακες σε μια σχέση ένας προς έναν μπορούν τεχνικά να συνδυαστούν σε έναν ενιαίο πίνακα.

Τέλος, σε μια σχέση πολλά προς πολλά , οι εγγραφές και στους δύο πίνακες μπορούν να έχουν οποιονδήποτε αριθμό αντιστοίχισης εγγραφών στον άλλο πίνακα. Για παράδειγμα, μια βάση δεδομένων σε μια τράπεζα μπορεί να έχει έναν πίνακα με τα διάφορα είδη δανείων (στεγαστικό δάνειο, δάνειο αυτοκινήτου κ.λπ.) και έναν πίνακα πελατών. Ένας πελάτης μπορεί να έχει πολλά είδη δανείων. Εν τω μεταξύ, κάθε είδος δανείου μπορεί να χορηγηθεί σε πολλούς πελάτες.