Όταν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων όπως η Access 2013, δεν μπορείτε απλώς να ξεκινήσετε την εισαγωγή δεδομένων. Αντίθετα, πρέπει να δημιουργήσετε ένα σχέδιο σχεσιακής βάσης δεδομένων, διαιρώντας τις πληροφορίες σας σε έναν ή περισσότερους πίνακες, καθένας από τους οποίους αποτελείται από πεδία (τα οποία είναι σαν τις στήλες σε ένα υπολογιστικό φύλλο). Οι πίνακες συνδέονται με σχεσιακές ενώσεις, στις οποίες ένα πεδίο σε έναν πίνακα ταιριάζει (σχετίζεται με) ένα πεδίο σε άλλο. Εδώ είναι η γενική ιδέα:
Προσδιορίστε τα δεδομένα σας.
Δημιουργήστε μια λίστα με τα πιθανά πεδία (πληροφορίες), συμπεριλαμβανομένων κειμένου, αριθμών, ημερομηνίας, αληθούς/λάθους και άλλων τύπων δεδομένων.
Καταργήστε τα περιττά πεδία.
Μην αποθηκεύετε τις ίδιες πληροφορίες σε περισσότερα από ένα μέρη. Εάν μπορείτε να υπολογίσετε ένα πεδίο από ένα άλλο, αποθηκεύστε μόνο ένα. (Αποθηκεύστε την ημερομηνία γέννησης ή την ηλικία, αλλά όχι και τα δύο, για παράδειγμα.)
Οργανώστε τα πεδία σε πίνακες.
Ομαδοποιήστε τα πεδία σας σύμφωνα με αυτά που περιγράφουν, ώστε κάθε ομάδα να γίνει ένας πίνακας. Μια βάση δεδομένων καταχώρισης παραγγελιών για ένα κατάστημα μπορεί να έχει έναν πίνακα για πελάτες, έναν για προϊόντα και έναν για παραγγελίες.
Προσθέστε πίνακες για κωδικούς και συντομογραφίες.
Σχεδιάστε να συμπεριλάβετε έναν πίνακα με ονόματα καταστάσεων και κωδικούς δύο γραμμάτων και έναν πίνακα με κάθε άλλο κωδικό ή συντομογραφία που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε στη βάση δεδομένων. Θα χρησιμοποιήσετε αυτούς τους πίνακες για να δημιουργήσετε αναπτυσσόμενα μενού τιμών που μπορείτε να επιλέξετε κατά την εισαγωγή εγγραφών.
Επιλέξτε ένα πρωτεύον κλειδί για κάθε πίνακα.
Το πρωτεύον κλειδί είναι το πεδίο που προσδιορίζει μοναδικά κάθε εγγραφή στον πίνακα. Μπορείτε να πείτε στην Access να εκχωρήσει έναν μοναδικό αριθμό αναγνωριστικού σε κάθε εγγραφή χρησιμοποιώντας ένα πεδίο AutoNumber.
Συνδέστε τους πίνακες.
Δείτε ποιοι πίνακες περιέχουν πεδία που ταιριάζουν με πεδία σε άλλους πίνακες. Σε μια βάση δεδομένων εισαγωγής παραγγελιών, ο πίνακας Παραγγελίες πρέπει να περιέχει ένα πεδίο που προσδιορίζει τον πελάτη που υπέβαλε την παραγγελία — ένα πεδίο που ταιριάζει με το πεδίο του πρωτεύοντος κλειδιού στον πίνακα Πελάτες. Οι περισσότερες σχέσεις είναι ένα προς πολλά , στις οποίες μια εγγραφή σε έναν πίνακα μπορεί να ταιριάζει με περισσότερες από μία (ή καμία) εγγραφές σε έναν άλλο πίνακα.