Σχεδίαση αναφοράς Access: Εφαρμογή θεμάτων και μορφοποίησης υπό όρους στην Access 2019

Οι αναφορές Access μπορεί να είναι χρήσιμες για την εμφάνιση δεδομένων, αλλά μπορείτε να προχωρήσετε ένα βήμα παραπέρα και να κάνετε τις αναφορές Access να φαίνονται και οπτικά ευχάριστες. Ένας τρόπος για να αλλάξετε την εμφάνιση μιας αναφοράς Access είναι να χρησιμοποιήσετε ένα προκαθορισμένο θέμα, το οποίο μπορεί να προσθέσει αμέσως χρώμα για να κάνει ακόμα και την πιο βαρετή αναφορά της Access να φαίνεται ενδιαφέρουσα.

Εφαρμογή θεμάτων στην Access 2019

Ένα θέμα απλώς αναδιατάσσει την εμφάνιση ολόκληρης της αναφοράς σας, ώστε να μην μοιάζει με μια βαρετή λίστα κειμένου και αριθμών. Για να εφαρμόσετε ένα θέμα σε μια αναφορά της Access , ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Εμφανίστε την αναφορά σας σε προβολή σχεδίασης.

Κάντε κλικ στην καρτέλα Σχεδίαση.

Στην ομάδα Θέματα, κάντε κλικ στο εικονίδιο Θέματα.

Εμφανίζεται ένα μενού, που περιλαμβάνει όλα τα διαθέσιμα θέματα.

Τα θέματα σάς προσφέρουν έναν γρήγορο τρόπο να τροποποιήσετε την εμφάνιση μιας αναφοράς.

Μετακινήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από ένα θέμα.

Η Access δείχνει πώς θα φαίνεται η αναφορά σας με το επιλεγμένο θέμα.

Επιλέξτε ένα θέμα για να το επιλέξετε για την αναφορά σας.
Η Access εμφανίζει την αναφορά σας με το επιλεγμένο θέμα.

Δημιουργία μορφοποίησης υπό όρους στην Access 2019

Μια αναφορά Access μπορεί να εμφανίζει δεδομένα, αλλά μερικές φορές μπορεί να θέλετε βοήθεια για τον προσδιορισμό ορισμένων τύπων δεδομένων. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε η Access να επισημαίνει στοιχεία πωλήσεων που είναι μεγαλύτερα από 250.000 $, ώστε να μπορείτε να εντοπίσετε αυτές τις πληροφορίες ευκολότερα. Αν και μπορείτε να εξετάσετε με μη αυτόματο τρόπο μια αναφορά και να επισημάνετε μόνοι σας τέτοιες πληροφορίες, είναι πιο γρήγορο και ακριβές να επιτρέψετε στην Access να το κάνει.

Η μορφοποίηση δεδομένων με βάση ορισμένα κριτήρια είναι γνωστή ως μορφοποίηση υπό όρους. Η ιδέα είναι ότι η Access μορφοποιεί δεδομένα μόνο όταν πληρούνται ορισμένες προϋποθέσεις, όπως μια τιμή μεγαλύτερη από 250.000 $ ή μικρότερη από 10.000 $.

Για να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους, πρέπει να ορίσετε το πεδίο για μορφοποίηση, να ορίσετε έναν κανόνα για την ενεργοποίηση της μορφοποίησης και, στη συνέχεια, τον τύπο μορφοποίησης που θέλετε να εφαρμόσετε, όπως να τονίσετε το πεδίο Access με κόκκινο ή κίτρινο χρώμα.

Για να εφαρμόσετε μορφοποίηση υπό όρους σε δεδομένα σε μια αναφορά της Access, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Εμφανίστε την αναφορά σας σε προβολή σχεδίασης.

Επιλέξτε το πεδίο στο οποίο θέλετε να εφαρμόσετε μορφοποίηση υπό όρους.
Μπορείτε να εφαρμόσετε μορφοποίηση υπό όρους σε ένα αριθμητικό πεδίο ή ένα πεδίο κειμένου.

Κάντε κλικ στην καρτέλα Μορφοποίηση.

Στην ομάδα Μορφοποίηση ελέγχου, κάντε κλικ στο εικονίδιο Μορφοποίηση υπό όρους.

Εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου Conditional Formatting Rules Manager.

Το παράθυρο διαλόγου Conditional Formatting Rules Manager.

Κάντε κλικ στο κουμπί Νέος κανόνας.

Εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου Νέος κανόνας μορφοποίησης.

Το παράθυρο διαλόγου Νέος κανόνας μορφοποίησης σάς επιτρέπει να ορίσετε έναν κανόνα.

Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία κανόνα ή Διαγραφή κανόνα εδώ για να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε έναν κανόνα που έχετε δημιουργήσει.

Επιλέξτε έναν τύπο κανόνα:

• Ελέγξτε τις τιμές στην τρέχουσα εγγραφή ή χρησιμοποιήστε μια έκφραση (μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα που λαμβάνει υπόψη την τιμή μόνο ενός πεδίου)
• Συγκρίνετε με άλλες εγγραφές (μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα που εξετάζει την τιμή του ίδιου πεδίου που είναι αποθηκευμένο σε άλλες εγγραφές)

Στην κατηγορία Επεξεργασία της περιγραφής κανόνα, ορίστε τον κανόνα σας.
Ανάλογα με την επιλογή που επιλέξατε στο Βήμα 6, η κατηγορία Επεξεργασία της περιγραφής κανόνα μπορεί να εμφανίζει διαφορετικές επιλογές.

Επιλέξτε τον τύπο μορφοποίησης που θα εμφανίζεται εάν τα δεδομένα σε ένα πεδίο ταιριάζουν με τον κανόνα που ορίσατε στο Βήμα 7.

Κάντε κλικ στο OK.
Εμφανίζεται ξανά το πλαίσιο διαλόγου Conditional Formatting Rules Manager, εμφανίζοντας τον νέο κανόνα που δημιουργήσατε.

Κάντε κλικ στο OK.
Η Access τώρα εμφανίζει τις αλλαγές μορφοποίησής σας στο πεδίο εάν ταιριάζει με τον καθορισμένο κανόνα σας.