Συμβουλές και κόλπα για την εισαγωγή δεδομένων στο Excel 2007

Όταν είστε έτοιμοι να εισαγάγετε δεδομένα σε ένα φύλλο εργασίας σε ένα βιβλίο εργασίας του Microsoft Excel 2007, υπάρχουν μερικές απλές οδηγίες (ένα είδος εθιμοτυπίας εισαγωγής δεδομένων) που πρέπει να έχετε υπόψη σας:

• Προσπαθήστε να οργανώσετε τις πληροφορίες σας σε πίνακες δεδομένων που χρησιμοποιούν γειτονικές (γειτονικές) στήλες και σειρές. Ξεκινήστε τους πίνακες στην επάνω αριστερή γωνία του φύλλου εργασίας και προχωρήστε προς τα κάτω στο φύλλο και όχι κατά μήκος του φύλλου. Όταν είναι πρακτικό, διαχωρίστε κάθε πίνακα με όχι περισσότερες από μία στήλη ή γραμμή.

• Όταν ρυθμίζετε αυτούς τους πίνακες, μην παραλείπετε στήλες και σειρές απλώς και μόνο για να «αποχωρίσετε» τις πληροφορίες. Αντίθετα, μπορείτε να προσθέσετε κενό διάστημα μεταξύ πληροφοριών σε γειτονικές στήλες και σειρές διευρύνοντας τις στήλες, αυξάνοντας τα ύψη σειρών και αλλάζοντας τη στοίχιση.

• Κρατήστε μια στήλη στο αριστερό άκρο του πίνακα για τις επικεφαλίδες σειρών του πίνακα.

• Κρατήστε μια μόνο γραμμή στην κορυφή του πίνακα για τις επικεφαλίδες στηλών του πίνακα.

• Εάν ο πίνακας σας απαιτεί τίτλο, βάλτε τον τίτλο στη σειρά πάνω από τις επικεφαλίδες των στηλών. Τοποθετήστε τον τίτλο στην ίδια στήλη με τις επικεφαλίδες της γραμμής.

Λαμβάνοντας υπόψη όλα τα ακίνητα που συνοδεύουν κάθε φύλλο εργασίας του Excel — 16.384 στήλες και 1.048.576 σειρές — θα σκεφτόσασταν ότι η εξοικονόμηση χώρου θα ήταν ένα από τα τελευταία πράγματα για τα οποία θα έπρεπε να ανησυχείτε. Ωστόσο, η διατήρηση χώρου στο φύλλο εργασίας ισούται με τη διατήρηση της μνήμης. Η ποσότητα της διαθέσιμης μνήμης υπολογιστή στο Excel καθορίζει το απόλυτο μέγεθος του φύλλου εργασίας που μπορείτε να δημιουργήσετε και όχι τον συνολικό αριθμό κελιών. Όταν τελειώνει η μνήμη, ουσιαστικά εξαντλείται ο χώρος — ανεξάρτητα από το πόσες στήλες και σειρές απομένουν να συμπληρωθούν. Επομένως, για να μεγιστοποιήσετε τις πληροφορίες που μπορείτε να λάβετε σε ένα μόνο φύλλο εργασίας, προσπαθήστε πάντα να διατηρείτε τα δεδομένα σας κοντά.