Συμβουλές για την προετοιμασία μιας παρουσίασης του οικονομικού σας μοντέλου

Γνωρίζετε καλύτερα το οικονομικό σας μοντέλο. Κανείς δεν είναι πιο ικανός από εσάς να μιλήσει για το μοντέλο σας, επομένως μπορεί να σας ζητηθεί να κοινοποιήσετε τα αποτελέσματα του χρηματοοικονομικού μοντέλου ως επίσημη παρουσίαση στο διοικητικό συμβούλιο ή στα ανώτερα στελέχη. Πρέπει να αποφασίσετε πώς να κοινοποιήσετε τα ευρήματά σας με σαφή και συνοπτικό τρόπο. Όπως είναι λογικό, πολλοί μοντελιστές που προσανατολίζονται στη λεπτομέρεια θεωρούν ότι η απόσταξη των οικονομικών μοντέλων των 20 MB που χρειάστηκαν εβδομάδες για να ενσωματωθούν σε μια δεκάλεπτη παρουσίαση είναι δύσκολη!

Εάν απλώς αντιγράψετε και επικολλήσετε ένα γράφημα απευθείας στο Word ή το PowerPoint, οι σύνδεσμοι προς τα υποκείμενα δεδομένα στο Excel θα διατηρηθούν. Αυτό είναι εντάξει εάν σκοπεύετε να κάνετε αλλαγές, αλλά μπορεί να κάνει το μέγεθος του αρχείου πολύ μεγάλο και μπορεί επίσης να οδηγήσει στην κατά λάθος αποστολή εμπιστευτικών πληροφοριών που ενσωματώνονται ακούσια σε άλλο έγγραφο. Για να αποφύγετε αυτό, πρέπει να επικολλήσετε το γράφημα ως εικόνα. Αντιγράψτε το γράφημα και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε την ειδική επικόλληση στο έγγραφο προορισμού για να επικολλήσετε το γράφημα ως εικόνα ή JPG.

Σε αυτό το είδος περιβάλλοντος όπου πρέπει να μεταφέρετε πολλές πληροφορίες, θα είναι χρήσιμο να έχετε τους συνοπτικούς πίνακες ή τα γραφήματα σε μια διαφάνεια του PowerPoint πίσω σας ενώ μιλάτε. Μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να αφαιρέσετε την εστίαση από πάνω σας εάν είστε λίγο νευρικοί.

Το κοινό σας πιθανότατα δεν ενδιαφέρεται να δει τη λειτουργία του μοντέλου (και δεν συνιστώ να δείξετε αυτές τις εσωτερικές λειτουργίες εκτός και αν το έχει ζητήσει συγκεκριμένα), αλλά μπορεί να του αρέσει να δει ζωντανά και μεταβαλλόμενα σενάρια. Εάν το μοντέλο έχει κατασκευαστεί σωστά, θα μπορείτε να κάνετε μία μόνο αλλαγή στις υποθέσεις εισόδου και το κοινό θα μπορεί να δει τα αποτελέσματα αυτών των μεταβαλλόμενων σεναρίων σε πραγματικό χρόνο.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε δοκιμάσει όλες τις πιθανές εισόδους εκ των προτέρων. Έχοντας ένα #REF! Το σφάλμα κατά τη διάρκεια μιας ζωντανής ανάλυσης ευαισθησίας είναι ένας πραγματικός δολοφόνος εμπιστοσύνης και αξιοπιστίας.

Είτε κάνετε παρουσίαση σε Excel είτε χρησιμοποιείτε διαφάνειες PowerPoint, φροντίστε να ακολουθήσετε αυτούς τους βασικούς κανόνες για την πραγματοποίηση οικονομικών παρουσιάσεων:

• Εμφανίζει μόνο ένα βασικό μήνυμα κάθε φορά. Μην γεμίζετε την οθόνη με πολλές λεπτομέρειες και μην προσπαθείτε να μεταφέρετε πάρα πολλά ταυτόχρονα.
• Χρησιμοποιήστε λευκό κενό αντί για γραμμές πλέγματος. Οι γραμμές πλέγματος δημιουργούν ακαταστασία και όσο λιγότερο μοιάζει με ένα βαρετό υπολογιστικό φύλλο του Excel, τόσο το καλύτερο. Μπορεί να σας αρέσει το Excel, αλλά πολλά άτομα στο κοινό θα απενεργοποιηθούν όταν βλέπουν τις γραμμές πλέγματος, επομένως κάντε το να μοιάζει περισσότερο με παρουσίαση και λιγότερο με Excel.
• Δώστε τους μια πιο λεπτομερή αναφορά για να εξετάσουν μετά την παρουσίαση. Εμφάνιση μόνο μιας σύνοψης υψηλού επιπέδου στην οθόνη.
• Βεβαιωθείτε ότι η γραμματοσειρά είναι αρκετά μεγάλη και καθαρή στον προβολέα. Δοκιμάστε το εκ των προτέρων αν μπορείτε. Μερικές φορές τα χρώματα φαίνονται ξεφτισμένα, καθιστώντας το κείμενο δύσκολο να διαβαστεί όταν προβάλλεται.
• Εάν εμφανίζετε το ίδιο το μοντέλο στην οθόνη, αυξήστε το ζουμ στο Excel, ώστε το κοινό σας να μπορεί να δει τους αριθμούς. Δοκιμάστε το εκ των προτέρων και να θυμάστε ότι με αυτόν τον τρόπο θα μπορείτε να εμφανίσετε μόνο ένα μικρό τμήμα της οθόνης.
• Μην πηδάτε στο Excel. Το κοινό σας δεν είναι τόσο εξοικειωμένο με το μοντέλο όσο εσείς. Θα χρειαστούν λίγο χρόνο για να αφομοιώσουν αυτό που βλέπουν.
• Χρησιμοποιήστε γραφήματα και γραφικά για να εμφανίσετε το μήνυμά σας αντί για κείμενο και αριθμούς.

Να είστε προετοιμασμένοι για ερωτήσεις σχετικά με την έξοδο, τις εισροές, τις υποθέσεις ή τη λειτουργία του μοντέλου. Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να υπερασπιστείτε τις παραδοχές που έχετε χρησιμοποιήσει ή τον τρόπο που έχετε υπολογίσει κάτι. Η απόδοση του μοντέλου είναι τόσο καλή όσο και οι υποθέσεις που έχουν περιληφθεί σε αυτό, επομένως πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το κοινό αποδέχεται τις βασικές υποθέσεις προκειμένου να αποδεχθεί τα αποτελέσματα του μοντέλου.