Συγχώνευση αλληλογραφίας Word 2007 — Βήμα 5: Η τελική συγχώνευση

Με τα πεδία συγχώνευσης που έχουν εισαχθεί στο κύριο έγγραφο του Word 2007 και τη λίστα διευθύνσεων σε αναμονή, είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας!

Αποθηκεύστε το κύριο έγγραφο.

Κάντε κλικ στο κουμπί Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων.

Τα πεδία στο κύριο έγγραφο εξαφανίζονται! Αντικαθίστανται από πληροφορίες από την πρώτη εγγραφή στη λίστα διευθύνσεων. Έτσι θα εμφανιστεί η πρώτη προσαρμοσμένη επιστολή συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Διαβάστε τα αρχεία.

Αναζητήστε σφάλματα μορφοποίησης και στίξης, κενά που λείπουν, διπλά ή ανεπιθύμητα πεδία και άβολες διατάξεις.

Για να διορθώσετε λάθη, πρέπει να αφήσετε τη λειτουργία προεπισκόπησης και, στη συνέχεια, να επιστρέψετε και να επεξεργαστείτε ξανά το κύριο έγγραφο.

Κάντε ξανά κλικ στο κουμπί Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων για έξοδο από τη λειτουργία προεπισκόπησης.

Είστε πλέον έτοιμοι να πραγματοποιήσετε την πραγματική συγχώνευση.

Επιλέξτε μια επιλογή από το μενού Finish & Merge.

• Εκτύπωση εγγράφων: Συνήθως η προφανής επιλογή: Τα έγγραφα έχουν γίνει προεπισκόπηση και είναι έτοιμα. Εάν ο εκτυπωτής είναι έτοιμος, κάνοντας αυτήν την επιλογή εκτυπώνονται τα έγγραφά σας και ολοκληρώνεται η διαδικασία.

• Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων: Δημιουργεί ένα νέο έγγραφο του Word, το οποίο περιέχει όλα τα συγχωνευμένα έγγραφα το ένα μετά το άλλο. Αυτή η επιλογή είναι ιδανική για μεγάλες συγχωνεύσεις αλληλογραφίας.

  Εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου, όπου μπορείτε να επιλέξετε ποιες εγγραφές θα αποθηκεύσετε ή θα εκτυπώσετε.

Κάντε κλικ στο κουμπί Όλα για να εκτυπώσετε ή να αποθηκεύσετε τα πάντα.

Εκτυπώστε ή αποθηκεύστε τα τελικά έγγραφα.

• Για να εκτυπώσετε τα έγγραφά σας, κάντε κλικ στο OK στο πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση.

• Για να αποθηκεύσετε τα έγγραφά σας, επιλέξτε Αποθήκευση ως από το μενού του κουμπιού του Office. Τα συγχωνευμένα έγγραφα εμφανίζονται όλα μαζί σε ένα ενιαίο, νέο έγγραφο που δημιουργήθηκε από τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

Τακτοποιώ.

Αποθηκεύστε και κλείστε το κύριο έγγραφο. Τελείωσες.