Συγχώνευση αλληλογραφίας Word 2007 — Βήμα 3: Δημιουργία εγγραφών

Αφού ορίσετε τα πεδία που χρειάζεστε για τη συγχώνευση αλληλογραφίας του Word 2007, το επόμενο βήμα είναι να συμπληρώσετε τη λίστα διευθύνσεων. Για να το κάνετε αυτό, δημιουργείτε μια λίστα εγγραφών, εισάγοντας τα δεδομένα για κάθε πεδίο σε κάθε εγγραφή. Αυτό συμβαίνει στο παράθυρο διαλόγου Νέα λίστα διευθύνσεων. Θυμηθείτε ότι τα πεδία είναι στήλες και οι εγγραφές είναι σειρές.

Πληκτρολογήστε τα δεδομένα του πρώτου πεδίου.

Πατήστε Tab για να εισέλθετε στο επόμενο πεδίο.

Συνεχίστε να συμπληρώνετε τα δεδομένα και να πατάτε Tab για να μετακινηθείτε μεταξύ των πεδίων.

Ξεκινήστε ένα νέο ρεκόρ.

Όταν πατάτε Tab στο τελευταίο πεδίο μιας εγγραφής, δημιουργείται αυτόματα μια νέα εγγραφή και προστίθεται στην επόμενη γραμμή. Συνεχίστε να συμπληρώνετε δεδομένα!

Ελέγξτε την εργασία σας όταν τελειώσετε.

Μπορείτε να επεξεργαστείτε οποιοδήποτε πεδίο σε οποιαδήποτε εγγραφή επιλέγοντάς το με το ποντίκι.

Εάν κατά λάθος προσθέσατε ένα κενό πεδίο στο τέλος, κάντε κλικ για να το επιλέξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή καταχώρισης. (Οι κενές εγγραφές εξακολουθούν να υποβάλλονται σε επεξεργασία σε μια συγχώνευση αλληλογραφίας, η οποία οδηγεί σε σπατάλη χαρτιού.)

Κάντε κλικ στο OK.

Εμφανίζεται ένα ειδικό παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, που σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε τη λίστα διευθύνσεών σας στο δίσκο.

Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα διευθύνσεων.

Τα σύντομα και περιγραφικά ονόματα είναι τα καλύτερα. Θα πρέπει επίσης να χρησιμοποιήσετε τον φάκελο που έχει επιλέξει για εσάς το Word.

Κάντε κλικ στην Αποθήκευση.

Η λίστα διευθύνσεων είναι τώρα αποθηκευμένη στο δίσκο. Αυτό σας επιτρέπει να το χρησιμοποιήσετε ξανά σε μελλοντικές λειτουργίες συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Τώρα μπορείτε να συνεχίσετε με το "Word 2007 Mail Merge — Βήμα 4: Εισαγωγή πεδίων στο κύριο έγγραφο".