Συγχώνευση αλληλογραφίας Word 2007 — Βήμα 2: Εκχώρηση πεδίων

Μόλις δημιουργήσετε το κύριο έγγραφό σας στο Word 2007, πρέπει να αντιστοιχίσετε πεδία για να πραγματοποιήσετε συγχώνευση αλληλογραφίας. Θα πρέπει τώρα να έχετε μια καλή ιδέα για τον τύπο και πόσα πεδία χρειάζεστε.

Κάθε πεδίο θα συλλέγεται σε μια ομάδα που ονομάζεται εγγραφή . Κάθε εγγραφή, που αντιπροσωπεύει ένα διαφορετικό έγγραφο που θα παραχθεί από τη συγχώνευση αλληλογραφίας, είναι αυτό που περιλαμβάνει τη λίστα διευθύνσεων. Αλλά είναι τα πεδία που κάνουν το έγγραφο που συγχωνεύεται με αλληλογραφία να εμφανίζεται προσαρμοσμένο.

Γράψτε τα πεδία που χρειάζεστε.

Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή παραληπτών.

Εμφανίζεται ένα μενού με αυτές τις επιλογές:

• Πληκτρολογήστε νέα λίστα: Επιλέξτε αυτήν την επιλογή για να δημιουργήσετε μια νέα λίστα, όπως σε αυτό το παράδειγμα.

• Χρήση υπάρχουσας λίστας: Επιλέξτε αυτήν την επιλογή εάν έχετε ήδη μια λίστα βάσεων δεδομένων. Αφού επιλέξετε τη λίστα από το παράθυρο διαλόγου Επιλογή προέλευσης δεδομένων, μεταβείτε στο «Συγχώνευση αλληλογραφίας του Word 2007 — Βήμα 4: Εισαγωγή πεδίων στο κύριο έγγραφο».

• Επιλογή από τις Επαφές του Outlook: Επιλέξτε αυτήν την επιλογή εάν ο υπολογιστής σας βρίσκεται σε δίκτυο με εγκατεστημένο το κατάλληλο είδος λογισμικού διακομιστή Microsoft.

Επιλέξτε Τύπος νέας λίστας.

Αρχικά, πρέπει να προσαρμόσετε τα πεδία που εμφανίζονται σε αυτό το παράθυρο διαλόγου, εξαλείφοντας ό,τι δεν χρειάζεστε και προσθέτοντας αυτό που χρειάζεστε.

Κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή στηλών.

Εάν η λίστα ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας, κάντε κλικ στο OK και μεταβείτε στο "Word 2007 Mail Merge — Βήμα 3: Δημιουργία εγγραφών". Εάν όχι, συνεχίστε στο επόμενο βήμα εδώ.

Κάντε κλικ σε ένα πεδίο που δεν χρειάζεστε.

Κάντε κλικ στο Διαγραφή.

Κάντε κλικ στο Ναι στο πλαίσιο διαλόγου επιβεβαίωσης.

Το χωράφι εξαφανίζεται.

Επαναλάβετε τα βήματα 5 έως 7 για κάθε πεδίο που δεν χρειάζεστε.

Για να προσθέσετε ένα πεδίο, κάντε κλικ στην Προσθήκη.

Πληκτρολογήστε το όνομα του πεδίου και κάντε κλικ στο OK.

• Ονομάστε το πεδίο για να αντικατοπτρίζει το είδος των πληροφοριών που περιέχει.

• Κανένα πεδίο δεν μπορεί να έχει το ίδιο όνομα.

• Τα ονόματα πεδίων μπορεί να περιέχουν κενά, αλλά δεν μπορούν να ξεκινούν με κενό.

• Τα ονόματα πεδίων μπορεί να είναι αρκετά μεγάλα, αν και το καλύτερο είναι μικρότερο.

• Οι ακόλουθοι χαρακτήρες απαγορεύονται σε ένα όνομα πεδίου: . ! ` [ ]

Επαναλάβετε τα βήματα 9 και 10 για κάθε νέο πεδίο που χρειάζεστε στο κύριο έγγραφό σας.

Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο OK.

Τα προσαρμοσμένα πεδία εμφανίζονται ως επικεφαλίδες στηλών στο πλαίσιο διαλόγου Νέα λίστα διευθύνσεων.

Τώρα μπορείτε να συνεχίσετε με το "Word 2007 Mail Merge — Βήμα 3: Δημιουργία εγγραφών".