Συγχρονισμένα δεδομένα με το Office 365

Με το Office 365 και το SharePoint Online, έχετε ένα κεντρικό σπίτι για όλα τα έγγραφα. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά τα έγγραφα από πολλούς υπολογιστές (ή ακόμα και από το κινητό σας τηλέφωνο) και από πολλά άτομα. Ανεξάρτητα από το πόσα άτομα ή συσκευές έχουν πρόσβαση στο έγγραφο, υπάρχει μόνο μία έκδοση του εγγράφου στο SharePoint.

Επειδή το SharePoint βρίσκεται στο cloud και έχει πρόσβαση μέσω Διαδικτύου, χρειάζεστε μόνο σύνδεση στο Διαδίκτυο ή λήψη κινητής τηλεφωνίας για να έχετε πρόσβαση στα δεδομένα της επιχείρησής σας.

Ένας πραγματικός ενισχυτής αναποτελεσματικότητας είναι να υπάρχουν διάφορες εκδόσεις εγγράφων διάσπαρτες παντού. Μπορεί να έχετε μια έκδοση ενός εγγράφου στην εργασία και μια άλλη έκδοση στον υπολογιστή του σπιτιού σας και μια άλλη έκδοση στον φορητό υπολογιστή σας. Τα έγγραφα έχουν επίσης την κακή συνήθεια να πολλαπλασιάζονται.

Όταν στέλνετε ένα έγγραφο σε άτομα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το αποθηκεύουν στον υπολογιστή τους και στη συνέχεια κάνουν αλλαγές. Πολύ γρήγορα, υπάρχουν πολλά έγγραφα και καθίσταται σχεδόν αδύνατο να προσδιοριστεί ποια έκδοση περιέχει τις απαραίτητες πληροφορίες.

Εκτός από τα έγγραφα, το Office 365 σάς επιτρέπει να συγχρονίζετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το ημερολόγιο και τις επαφές σας σε πολλές συσκευές. Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook στο σπίτι και στο γραφείο, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε μήπως βρίσκεστε σε λάθος υπολογιστή όταν προσπαθείτε να βρείτε μια επαφή στη δουλειά.

Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε μήπως χάσετε ένα ραντεβού, επειδή όλοι οι υπολογιστές που χρησιμοποιείτε συγχρονίζονται με το Exchange Online. Το αποτέλεσμα είναι ότι τα ραντεβού, τα e-mail και οι επαφές σας βρίσκονται στο cloud και συγχρονίζονται με το πρόγραμμα e-mail σας.

Μπορείτε επίσης να συγχρονίσετε το smartphone σας με το Exchange Online, ώστε να μην είστε ποτέ μακριά από τα ραντεβού, τις επαφές και το email σας. Αυτό το χαρακτηριστικό είναι ένα από τα πιο πολύτιμα.