Στο Outlook 2016, λάβετε ειδοποίηση μόνο όταν λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από συγκεκριμένα άτομα

Από προεπιλογή, όταν φθάνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook 2016, συμβαίνουν πολλά πράγματα. Ακούς ένα ντινγκ. εμφανίζεται ένας μικρός φάκελος στην περιοχή ειδοποιήσεων στα αριστερά του ρολογιού των Windows. και εμφανίζεται μια αναδυόμενη ειδοποίηση επιφάνειας εργασίας με το όνομα του αποστολέα, το θέμα του μηνύματος και το κείμενο του μηνύματος.

Αρκετά σόου πυροτεχνημάτων! Αλλά αν λαμβάνετε πολλά μηνύματα, αυτές οι ειδοποιήσεις μέσω email μπορεί να αποσπούν την προσοχή.

Αντί να ειδοποιείστε κάθε φορά που φθάνει ένα μήνυμα email, μπορείτε να ειδοποιηθείτε μόνο όταν φτάνουν μηνύματα από συγκεκριμένα άτομα. Μπορείτε να ειδοποιηθείτε μόνο όταν ο Δάσκαλος του Σύμπαντος ή άλλο σημαντικό πρόσωπο σας στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα μηνύματα εμφανίζονται στο παράθυρο διαλόγου Ειδοποιήσεις νέας αλληλογραφίας, όπου μπορείτε να επιλέξετε ένα μήνυμα και να κάνετε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα στοιχείου για να το διαβάσετε.

Για να ειδοποιηθείτε στο Outlook 2016 όταν λαμβάνετε μηνύματα από συγκεκριμένα άτομα, ξεκινήστε απενεργοποιώντας όλες τις ειδοποιήσεις email:

Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Επιλογές για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook.

Μεταβείτε στην κατηγορία αλληλογραφία.

Στην περιοχή Άφιξη μηνύματος, καταργήστε την επιλογή όλων των ρυθμίσεων (Αναπαραγωγή ήχου, Σύντομη αλλαγή του δείκτη του ποντικιού, Εμφάνιση εικονιδίου φακέλου στη γραμμή εργασιών, Εμφάνιση ειδοποίησης επιφάνειας εργασίας).

Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook.

Η επόμενη εργασία σας είναι να δημιουργήσετε έναν κανόνα ώστε να εμφανίζονται ειδοποιήσεις μέσω email όταν λαμβάνετε μηνύματα από ένα συγκεκριμένο άτομο. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να πείτε στο Outlook 2016 ότι θέλετε να γνωρίζετε όταν λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα σημαντικό άτομο:

Βρείτε ένα μήνυμα από το σημαντικό άτομο και κάντε δεξί κλικ σε αυτό για να εμφανιστεί το μενού συντομεύσεων.

Στο μενού συντόμευσης, επιλέξτε Κανόνες→Δημιουργία κανόνα. Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία κανόνα.

Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πρώτο πλαίσιο ελέγχου. Αναφέρει το όνομα ή τη διεύθυνση email του σημαντικού ατόμου.

Αποεπιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Θέμα περιέχει.

Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Απεσταλμένα σε και, στο αναπτυσσόμενο μενού, πείτε στο Office 2016 εάν θέλετε να ειδοποιηθείτε όταν το μήνυμα άφιξης στάλθηκε σε πολλά άτομα ή το μήνυμα άφιξης στάλθηκε μόνο σε εσάς:

• Για να ειδοποιηθείτε όταν το μήνυμα στάλθηκε σε πολλά άτομα, επιλέξτε την πρώτη επιλογή στο μενού (διεύθυνση email του αποστολέα)

• Για να ειδοποιηθείτε όταν το μήνυμα στάλθηκε μόνο σε εσάς, επιλέξτε Μόνο εγώ.

Επιλέξτε Εμφάνιση στο παράθυρο ειδοποίησης νέου στοιχείου για να εμφανίσετε τα μηνύματα στο παράθυρο διαλόγου Ειδοποιήσεις νέας αλληλογραφίας όταν φτάνουν τα μηνύματα.

Επιλέξτε Αναπαραγωγή επιλεγμένου ήχου για να ακούσετε έναν ήχο όταν φτάνουν μηνύματα.

Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία κανόνα.

Επαναλάβετε αυτά τα βήματα για κάθε σημαντικό άτομο που γνωρίζετε.

Για να αλλάξετε ή να διαγράψετε έναν κανόνα, συμπεριλαμβανομένου ενός κανόνα σχετικά με τις νέες ειδοποιήσεις αλληλογραφίας, μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα, κάντε κλικ στο κουμπί Κανόνες και επιλέξτε Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων στο μενού κουμπιών. Στην καρτέλα Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραθύρου διαλόγου Κανόνες και ειδοποιήσεις, επιλέξτε έναν κανόνα και, στη συνέχεια, αλλάξτε ή διαγράψτε τον.