Ρυθμίστε μια ροή εργασίας έγκρισης στο SharePoint 2010

Η ροή εργασίας έγκρισης είναι ένα από τα πολλά πρότυπα ροής εργασιών στο SharePoint 2010. Από προεπιλογή, η Έγκριση περιεχομένου είναι ενεργοποιημένη στις πύλες δημοσίευσης. Αυτό μπορεί να προκαλέσει σύγχυση, επειδή όταν είναι ενεργοποιημένη η Έγκριση περιεχομένου, ένα έγγραφο δεν γίνεται ορατό σε άλλους μέχρι να δημοσιευτεί.

Για να προσδιορίσετε εάν η ροή εργασίας Publishing είναι ενεργοποιημένη στη βιβλιοθήκη σας, ανοίξτε τη βιβλιοθήκη εγγράφων και κάντε κλικ στο εικονίδιο Ιδιότητες για οποιοδήποτε έγγραφο. Εάν οι ροές εργασίας είναι μια επιλογή, είστε έτοιμοι.

Για να ορίσετε μια ροή εργασίας έγκρισης, μεταβείτε πρώτα στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης χρησιμοποιώντας την Κορδέλα στη βιβλιοθήκη σας.

1Στις επιλογές Ρυθμίσεις Δικαιωμάτων και Διαχείρισης, κάντε κλικ στη σύνδεση Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

Εμφανίζεται η σελίδα Προσθήκη ροής εργασίας. Κάντε κλικ στην επιλογή Έγκριση – πρότυπο SharePoint 2010 στη λίστα Επιλογή προτύπου ροής εργασίας.

2 Εισαγάγετε ένα όνομα στο πλαίσιο κειμένου Πληκτρολογήστε ένα μοναδικό όνομα για αυτήν τη ροή εργασίας.

Επιλέξτε ένα όνομα που περιγράφει το βήμα της επιχειρηματικής σας διαδικασίας που εκπληρώνει αυτή η ροή εργασίας. Οι περισσότερες επιχειρηματικές διαδικασίες μπορεί να έχουν πολλά βήματα έγκρισης, επομένως δεν έχει νόημα να την αποκαλούμε Ροή εργασιών έγκρισης.

Για παράδειγμα, εάν η ροή εργασιών έγκρισής σας είναι στην πραγματικότητα μια ροή εργασιών αναθεώρησης, ονομάστε την Ροή εργασιών αναθεώρησης συντάκτη. Εάν χρειάζεται να προσθέσετε μια δεύτερη ροή εργασιών έγκρισης, θα μπορούσατε να την ονομάσετε Ροή εργασιών ρυθμιστικής εκδοτικής αξιολόγησης.

3 Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Επιλογή λίστας εργασιών για να επιλέξετε μια λίστα εργασιών.

Ακολουθήστε την προεπιλογή — Εργασίες ροής εργασιών — εκτός εάν έχετε ειδικό λόγο για να θέλετε να παρακολουθήσετε αυτήν τη ροή εργασίας σε μια λίστα από μόνη της.

4 Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Επιλογή λίστας ιστορικού για να επιλέξετε μια λίστα ιστορικού.

Και πάλι, αποδεχτείτε την προεπιλογή, η οποία είναι Ιστορικό ροής εργασίας.

5 Επιλέξτε μια επιλογή Έναρξη επιλέγοντας το κατάλληλο πλαίσιο ελέγχου.

Αποφασίστε πώς θέλετε να ενεργοποιηθεί η ροή εργασίας. Εάν θέλετε η ροή εργασίας να ξεκινά με μη αυτόματο τρόπο, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Να επιτρέπεται η μη αυτόματη έναρξη αυτής της ροής εργασίας από έναν πιστοποιημένο χρήστη με δικαιώματα επεξεργασίας στοιχείων.

Σημείωση: Μπορείτε να έχετε μόνο μία ροή εργασίας που ενεργοποιείται με τη δημοσίευση σε μια βιβλιοθήκη.

6 Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Εμφανίζεται η σελίδα Έγκριση σελίδας.

7 Καθορίστε τις κατάλληλες επιλογές.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Εάν έχετε ενεργοποιήσει μια ειδοποίηση σε μια βιβλιοθήκη/λίστα και η έγκριση είναι επίσης ενεργοποιημένη για αυτήν τη βιβλιοθήκη/λίστα, ενδέχεται να μην λάβετε ειδοποίηση έως ότου εγκριθεί και δημοσιευτεί ένα νέο ή αλλαγμένο στοιχείο.

Εάν χρειάζεστε απλώς εγκρίσεις, η ροή εργασιών έγκρισης μπορεί να είναι υπερβολική. Εξετάστε το ενδεχόμενο να απενεργοποιήσετε τη ροή εργασιών και απλώς να διατηρήσετε εγκρίσεις, με ή χωρίς έκδοση. Τα αντικείμενα που απαιτούν έγκριση θα κάθονται αθόρυβα εκεί περιμένοντας κάποιος να λάβει ειδοποίηση.