Ρύθμιση της διάρκειας εργασίας στο Microsoft Project 2007

Οι περισσότερες εργασίες σε ένα έργο έχουν διάρκεια, είτε είναι δέκα λεπτά είτε ένα έτος ή κάτι ενδιάμεσο. Το να αποφασίσετε πόσο λεπτομερώς θα αναλύσετε τις εργασίες σας μπορεί να επηρεάσει πόσο αποτελεσματικά χρησιμοποιείτε το Microsoft Project για την παρακολούθηση της προόδου σε αυτές τις εργασίες: Οι εργασίες που περιπλανώνται για ένα χρόνο είναι συνήθως πολύ εκτενείς και οι εργασίες που διαρκούν δέκα λεπτά είναι πολύ στενές. Όποια και αν είναι η καλύτερη εικασία σας για τη διάρκεια της εργασίας, το Project μπορεί να σας εξυπηρετήσει.

Εάν το έργο σας πρόκειται να εκτελέσει μια μονοήμερη εκδήλωση, μπορεί να έχει νόημα να φτάσετε στο επίπεδο των δεκάλεπτων εργασιών. Στα περισσότερα έργα, ωστόσο, ένας τέτοιος λεπτομερής χρονισμός δεν έχει νόημα, επειδή ακυρώνει το νόημα όλων των χαρακτηριστικών παρακολούθησης και αναφοράς του Project. (Αυτό είναι αλήθεια, εκτός κι αν έχετε άτομα να παρακολουθούν την πρόοδό τους λεπτό προς λεπτό, αλλά σε αυτήν την περίπτωση, τι άλλο θα είχαν χρόνο να κάνουν;) Από την άλλη πλευρά, η δημιουργία μιας εργασίας 12 μηνών υποδηλώνει ότι μπορεί να ορίζετε το έργο σας πολύ γενικά για να παρακολουθείτε με ακρίβεια όλα όσα μπορούν να συμβούν σε ένα χρόνο.

Όπως συμβαίνει με όλες τις πληροφορίες εργασιών, μπορείτε να εισαγάγετε μια διάρκεια σε ένα φύλλο γραφήματος Gantt ή στο πλαίσιο διαλόγου Πληροφορίες εργασίας. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να εισαγάγετε μια διάρκεια χρησιμοποιώντας το πλαίσιο διαλόγου:

1. Κάντε διπλό κλικ σε μια εργασία για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Πληροφορίες εργασίας.

2. Εάν χρειάζεται, κάντε κλικ στην καρτέλα Γενικά για να την εμφανίσετε.

3. Στο πλαίσιο Διάρκεια, χρησιμοποιήστε τα βέλη περιστροφής για να αυξήσετε ή να μειώσετε τη διάρκεια.

4. Εάν οι τρέχουσες μονάδες διάρκειας δεν είναι κατάλληλες (για παράδειγμα, ημέρες που θέλετε ώρες), πληκτρολογήστε μια νέα διάρκεια στο πλαίσιο Διάρκεια.

Δημιουργούνται νέες εργασίες με εκτιμώμενη διάρκεια μίας ημέρας, εκτός εάν αλλάξετε τη διάρκεια. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ακόλουθες συντομογραφίες για διάφορες χρονικές μονάδες:

• m: Λεπτά

• h: Ώρες

• δ: Ημέρες

• w: Εβδομάδες

• μην: Μήνες

Μην υποθέτετε ότι η αλλαγή των ημερομηνιών έναρξης και λήξης μιας εργασίας αλλάζει τη διάρκειά της — δεν το κάνει. Πρέπει να αλλάξετε χειροκίνητα τη διάρκεια. Εάν δεν το κάνετε, το σχέδιο του έργου σας δεν θα είναι αυτό που σκοπεύετε να είναι.

5. Κάντε κλικ στο OK για να αποδεχτείτε τη ρύθμιση διάρκειας.

Εάν δεν είστε σίγουροι για το χρονοδιάγραμμα μιας συγκεκριμένης εργασίας και θέλετε να ειδοποιήσετε τους άλλους για την έλλειψη βεβαιότητάς σας ή εάν χρειάζεστε έναν τρόπο να βρείτε τέτοιες εργασίες και να εισαγάγετε πιο σταθερό χρόνο όταν έχετε καλύτερες πληροφορίες, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εκτιμώμενη ( στην καρτέλα Γενικά) όταν εισάγετε τη διάρκεια. Στη συνέχεια, εφαρμόστε ένα φίλτρο για εργασίες με εκτιμώμενη διάρκεια.