Ρύθμιση επιλογών περιοδικού στο Outlook 2002

Stardate 2002: Στις , ο καπετάνιος του διαστημόπλοιου Enterprise κάνει πιστά καθημερινές εγγραφές στο star log. Ο καπετάνιος καταγράφει πληροφορίες για πλανήτες που έχει εξερευνήσει το πλήρωμα, τους εξωγήινους με τους οποίους έχουν πολεμήσει και τα περίεργα φαινόμενα που έχουν παρατηρήσει στο βαθύ διάστημα, όπου κανένας άνδρας (ή γυναίκα) δεν έχει πάει πριν!

Τωρα ειναι η σειρα σου. Ακριβώς όπως ο καπετάνιος του Enterprise, μπορείτε να καταγράψετε τις καθημερινές σας αλληλεπιδράσεις με παράξενα όντα σε περίεργα περιβάλλοντα κάτω από αγχωτικές συνθήκες, ακόμα κι αν τα περίεργα όντα βρίσκονται όλα στο γραφείο σας. Το Outlook Journal είναι το αστεράκι σας.

Χωρίς αμφιβολία, τα υψηλά λάθη του γαλαξία χρησιμοποιούν το ημερολόγιο του καπετάνιου για τρομερά σημαντικά πράγματα, αλλά το περιοδικό σας σας εξυπηρετεί πιο άμεσα. Μερικές φορές, όταν χρειάζεται να βρείτε ένα έγγραφο ή μια εγγραφή μιας συνομιλίας, δεν θυμάστε πώς ονομάσατε το έγγραφο ή πού το αποθηκεύσατε, αλλά θυμάστε πότε δημιουργήσατε ή λάβατε το αντικείμενο. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να μεταβείτε στο Ημερολόγιο και να ελέγξετε την ημερομηνία που θυμάστε να ασχοληθήκατε με το αντικείμενο και να βρείτε όσα πρέπει να γνωρίζετε.

Ωστόσο, για να αξιοποιήσετε σωστά το περιοδικό, πρέπει να το χρησιμοποιήσετε. Μπορείτε να ρυθμίσετε το Outlook να κάνει εγγραφές ημερολογίου για σχεδόν ό,τι κάνετε ή μπορείτε να κλείσετε εντελώς το περιοδικό και να μην κάνετε καταχωρήσεις σε αυτό. Αν δεν βάλεις τίποτα στο περιοδικό, δεν βγάζεις τίποτα.

Ποιος είναι ο ευκολότερος τρόπος για να κάνετε καταχωρήσεις στο Περιοδικό; Μην κάνεις τίποτα. Το περιοδικό καταγράφει αυτόματα οποιοδήποτε έγγραφο δημιουργείτε, επεξεργάζεστε ή εκτυπώνετε σε οποιαδήποτε εφαρμογή του Office XP. Το περιοδικό παρακολουθεί επίσης αυτόματα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αιτήσεις και απαντήσεις σε σύσκεψη, καθώς και αιτήματα και απαντήσεις εργασιών. Μερικά προγράμματα εκτός από τις εφαρμογές του Microsoft Office έχουν επίσης τη δυνατότητα να κάνουν καταχωρήσεις στο περιοδικό, αλλά αυτή η δυνατότητα χρησιμοποιείται συχνότερα με τα προγράμματα του Office XP.

Υπάρχει ένα πρόβλημα: Πρέπει να πείτε στο Outlook ότι θέλετε να είναι ενεργοποιημένη η αυτόματη εγγραφή περιοδικού. (Εντάξει, οπότε πρέπει να κάνετε κάτι λίγο.) Ευτυχώς, εάν δεν έχετε ενεργοποιήσει τη δυνατότητα αυτόματης εγγραφής του περιοδικού, το Outlook 2002 σας ρωτά εάν θέλετε να ενεργοποιείτε τη δυνατότητα κάθε φορά που κάνετε κλικ στο εικονίδιο Journal.

Για να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα αυτόματης εγγραφής του περιοδικού, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Εργαλεία–>Επιλογές.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές περιοδικού.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Journal Options, όπως φαίνεται στην Εικόνα 1, με πλαίσια ελέγχου για όλους τους τύπους δραστηριοτήτων που μπορείτε να καταγράψετε αυτόματα και τα ονόματα όλων των ατόμων για τα οποία μπορείτε να καταγράψετε αυτόματα συναλλαγές, όπως το e-mail.

Εικόνα 1: Το παράθυρο διαλόγου Επιλογές περιοδικού.

3. Κάντε κλικ για να επισημάνετε το πλαίσιο ελέγχου για εκείνα τα στοιχεία και τα αρχεία που θέλετε να καταγράφονται αυτόματα και για τις επαφές για τις οποίες θέλετε να καταγράφονται οι πληροφορίες.

Η λίστα των ατόμων στο πλαίσιο Για αυτές τις επαφές είναι ίδια με τη λίστα των ατόμων στη λίστα επαφών σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε μη αυτόματα καταχωρήσεις Ημερολογίου για άτομα που δεν βρίσκονται στη λίστα επαφών σας. δείτε την ακόλουθη ενότητα «Μη αυτόματη εγγραφή ενός στοιχείου του Outlook στο περιοδικό».

Όταν προσθέτετε ονόματα στη λίστα επαφών σας στη λειτουργική μονάδα Επαφές, αυτά τα ονόματα δεν ρυθμίζονται για αυτόματη εγγραφή στο Ημερολόγιο. Πρέπει είτε να ελέγξετε το όνομα στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές περιοδικού είτε να ανοίξετε την εγγραφή επαφών, να κάνετε κλικ στην καρτέλα Ημερολόγιο και να επιλέξετε Αυτόματη εγγραφή εγγραφών περιοδικού για αυτές τις επαφές.

4. Κάντε κλικ στο OK.

Το περιοδικό καταγράφει αυτόματα αυτά τα στοιχεία και τα αρχεία που επιλέξατε για τις επαφές που ονομάσατε.

Μη αυτόματη εγγραφή ενός στοιχείου του Outlook στο περιοδικό

Εάν δεν θέλετε να γεμίσετε το περιοδικό σας καταγράφοντας τα πάντα αυτόματα, μπορείτε να εισαγάγετε επιλεγμένα στοιχεία με μη αυτόματο τρόπο — απλώς σύρετέ τα στο εικονίδιο Ημερολόγιο. Για παράδειγμα, μπορεί να μην θέλετε να καταγράφετε κάθε συναλλαγή με έναν υποψήφιο πελάτη έως ότου βεβαιωθείτε ότι συναλλάσσεστε με αυτόν τον πελάτη. Μπορείτε να σύρετε σχετικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Ημερολόγιο και να διατηρήσετε ένα αρχείο σοβαρών ερωτήσεων. Όταν ξεκινήσετε πραγματικά να εργάζεστε με έναν νέο πελάτη, μπορείτε να ρυθμίσετε την αυτόματη εγγραφή.

Για μη αυτόματη εγγραφή στοιχείων στο Ημερολόγιο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Σύρετε το στοιχείο που θέλετε να ηχογραφήσετε (όπως ένα μήνυμα e-mail) στο εικονίδιο Journal.

Εμφανίζεται η φόρμα καταχώρισης περιοδικού (βλ. Εικόνα 2). Στο κάτω μέρος της φόρμας υπάρχει ένα εικονίδιο που αντιπροσωπεύει το στοιχείο που ηχογραφείτε, μαζί με το όνομα του στοιχείου.

Εικόνα 2: Καταχώριση ημερολογίου με συντόμευση σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επισυνάπτεται στο πλαίσιο κειμένου.

2. Συμπληρώστε τις πληροφορίες που θέλετε να καταγράψετε.

Ωστόσο, δεν χρειάζεται να ηχογραφήσετε τίποτα. Το πλαίσιο κειμένου στο κάτω μέρος της οθόνης σάς δίνει χώρο για να κάνετε μια σημείωση στον εαυτό σας, εάν θέλετε να τη χρησιμοποιήσετε.

3. Κάντε κλικ στο Save and Close.

Το στοιχείο που καταγράψατε εισάγεται στο Ημερολόγιο.

Καταγραφή εγγράφου στο περιοδικό

Εάν το αγαπημένο σας πρόγραμμα, όπως ένα πρόγραμμα δημοσίευσης σχεδίων ή επιτραπέζιου υπολογιστή, δεν εμφανίζεται στη λίστα προγραμμάτων που μπορούν να κάνουν αυτόματες καταχωρίσεις στο περιοδικό, δεν χάνονται όλα — μπορείτε να σύρετε έγγραφα από το φάκελο "Ο Υπολογιστής μου" του Outlook στο Φάκελο Journal για να δημιουργήσετε καταχωρήσεις Ημερολογίου και για τα αρχεία αυτών των προγραμμάτων. Επειδή το Ημερολόγιο μπορεί να παρακολουθεί πολλούς τύπους πληροφοριών σχετικά με ένα έγγραφο εκτός από την ημερομηνία και την ώρα (όπως πελάτη, θέμα και ορισμένες σημειώσεις), μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Ημερολόγιο για να παρακολουθείτε αρχεία που δημιουργείτε σε προγράμματα που δεν αποτελούν μέρος του Microsoft Office. Εάν επιλέξατε να επιτρέψετε στο Outlook να δημιουργεί αυτόματα καταχωρίσεις Ημερολογίου για τις εφαρμογές σας του Office XP, δεν χρειάζεται να κάνετε καταχωρίσεις για έγγραφα του Office XP.

Για να καταγράψετε ένα έγγραφο στο Ημερολόγιο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ στη διαχωριστική γραμμή Άλλες συντομεύσεις στη γραμμή του Outlook.

Εμφανίζονται τα εικονίδια στην ομάδα Άλλες συντομεύσεις, συμπεριλαμβανομένου του εικονιδίου Ο Υπολογιστής μου.

2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ο Υπολογιστής μου στη γραμμή του Outlook.

Εμφανίζεται η λίστα των μονάδων δίσκου (δείτε Εικόνα 3).

Εικόνα 3: Μια λίστα μονάδων δίσκου στο My Computer.

3. Βρείτε το έγγραφο που θέλετε να καταγράψετε.

Κάντε διπλό κλικ στη μονάδα δίσκου που περιέχει το έγγραφο που θέλετε να εγγράψετε. Στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στο φάκελο στον οποίο αποθηκεύετε τα έγγραφά σας για να βρείτε το έγγραφο που θέλετε να εγγράψετε. Τονίστε το.

4. Κάντε κλικ στη διαχωριστική γραμμή Συντομεύσεων του Outlook στη γραμμή του Outlook.

Εμφανίζονται τα εικονίδια στην ομάδα Συντομεύσεις του Outlook, συμπεριλαμβανομένου του εικονιδίου Journal.

5. Σύρετε το έγγραφο στο εικονίδιο Journal.

Εμφανίζεται η φόρμα Καταχώρισης Ημερολογίου, με ένα εικονίδιο στο πλαίσιο κειμένου που αντιπροσωπεύει το αρχείο που εγγράφετε.

6. Κάντε κλικ στο Save and Close.

Το έγγραφό σας καταγράφεται στο Ημερολόγιο.

Το μεγάλο πλεονέκτημα της καταγραφής εγγράφων στο περιοδικό είναι το γεγονός ότι οι εγγραφές στο Ημερολόγιο είναι πραγματικά συντομεύσεις για τα ίδια τα έγγραφα. Όταν εισάγετε ένα έγγραφο στο Ημερολόγιο, έχετε γρήγορη πρόσβαση στις πληροφορίες που έχετε αποθηκεύσει σχετικά με το έγγραφο και βρίσκεστε μόνο ένα κλικ μακριά από το ίδιο το έγγραφο. Επομένως, εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα εκτός του Office XP που δημιουργεί αρχεία που δεν παρακολουθούν πολλές πληροφορίες για τον εαυτό τους, το Journal είναι μια εξαιρετική κεντρική τοποθεσία για την παρακολούθηση των πληροφοριών εγγράφων. Για παράδειγμα, εάν αποθηκεύετε εικόνες από ένα πρόγραμμα σχεδίασης στον υπολογιστή σας, ίσως θέλετε να αποθηκεύσετε περισσότερες πληροφορίες για κάθε εικόνα παρά μόνο το όνομα του αρχείου. Εάν δημιουργήσετε καταχωρήσεις Ημερολογίου για κάθε αρχείο, μπορείτε να κρατήσετε σημειώσεις για κάθε εικόνα στο Ημερολόγιο. Όταν βρείτε την καταχώριση Ημερολόγιο για την εικόνα που θέλετε, απλά κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο για την εικόνα. Ανοίγει το πρόγραμμα που χρησιμοποιείτε για να δείτε την εικόνα.