Ρυθμίσεις ροής εργασίας στο SharePoint 2010

Μια ροή εργασίας είναι μια αυτοματοποιημένη έκδοση μιας επιχειρηματικής διαδικασίας. ήταν (και εξακολουθεί να είναι) ένα από τα μεγάλα φαινόμενα γύρω από το SharePoint 2010. Μπορείτε να συσχετίσετε τις ροές εργασίας του SharePoint με στοιχεία και έγγραφα, έτσι ώστε το SharePoint να στέλνει ειδοποιήσεις ή να ζητά από τους χρήστες να συμπληρώσουν φόρμες όταν ορισμένες συνθήκες στη διαδικασία είναι ΑΛΗΘΙΕΣ ή όταν το στοιχείο ή έγγραφο φτάνει σε ένα ορισμένο βήμα στη διαδικασία.

Τουλάχιστον, ο ιστότοπος της ομάδας σας θα πρέπει να έχει τη ροή εργασίας τριών καταστάσεων, η οποία σας επιτρέπει να ενεργοποιείτε ενέργειες όταν αλλάζει η κατάσταση ενός στοιχείου. Η πιο προφανής χρήση της ροής εργασίας τριών καταστάσεων είναι με μια λίστα παρακολούθησης ζητημάτων. Τα ζητήματα έχουν αυτόματα τρεις καταστάσεις — Ενεργό, Επιλύθηκε και Κλειστό.

Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας τριών καταστάσεων για να αναθέσετε μια εργασία στο SharePoint σε έναν επιλεγμένο χρήστη, όταν η κατάσταση του ζητήματος αλλάξει από Ενεργό σε Επιλύθηκε.

Εάν η εταιρεία σας σάς έχει χορηγήσει ανώτερη άδεια χρήσης, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε διάφορες ροές εργασιών έγκρισης που προορίζονται για τη διαχείριση της έγκρισης εγγράφων.

Το SharePoint Designer 2010 περιλαμβάνει έναν ισχυρό σχεδιαστή ροής εργασιών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες ροές εργασίας. Ρίξτε μια ματιά στον σχεδιαστή ροής εργασιών, εάν θέλετε να κάνετε κάτι εξ αποστάσεως αυτοματοποιημένο σχετικά με στοιχεία λίστας ή έγγραφα σε μια βιβλιοθήκη. Σε αντίθεση με τις προηγούμενες εκδόσεις του SharePoint Designer, οι προσαρμοσμένες ροές εργασίας που δημιουργείτε στο SharePoint Designer 2010 μπορούν να επαναχρησιμοποιηθούν σε ολόκληρο τον ιστότοπό σας.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να διαμορφώσετε τη βιβλιοθήκη ή τη λίστα σας ώστε να χρησιμοποιεί μια ροή εργασίας:

Κάντε κλικ στο σύνδεσμο Ρυθμίσεις ροής εργασίας στην περιοχή Δικαιώματα και διαχείριση.

Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτήν την εντολή χρησιμοποιώντας την καρτέλα Λίστα ή Βιβλιοθήκη στην Κορδέλα.

Εάν δεν έχουν εκχωρηθεί ροές εργασίας σε αυτήν τη λίστα, εμφανίζεται η φόρμα Προσθήκη ροής εργασίας. Αυτή η φόρμα έχει πέντε ενότητες: Ροή εργασιών, Όνομα, Λίστα εργασιών, Λίστα ιστορικού και Επιλογές έναρξης.

Εάν υπάρχουν ήδη άλλες ροές εργασίας για αυτήν τη βιβλιοθήκη/λίστα, η σελίδα Ρυθμίσεις για ροές εργασιών σάς επιτρέπει να προβάλετε/τροποποιήσετε ρυθμίσεις υπαρχουσών ροών εργασίας, να προσθέσετε μια ροή εργασίας, να καταργήσετε μια ροή εργασίας και να προβάλετε αναφορές ροής εργασιών.

Σε μια βιβλιοθήκη, κάντε κλικ στον σύνδεσμο Προσθήκη ροής εργασίας για να προσθέσετε μια νέα ροή εργασίας στη βιβλιοθήκη σας.

Επιλέξτε ένα πρότυπο ροής εργασίας.

Ανάλογα με την άδεια χρήσης που σας έχει δώσει η εταιρεία σας για το SharePoint, θα καθορίσει πόσα πρότυπα ροής εργασιών έχετε διαθέσιμα. Βλέπετε μια σύντομη περιγραφή του καθενός καθώς επισημαίνετε αυτήν την επιλογή:

• Διάθεση μια pproval: Διαχειρίζεται τη λήξη του εγγράφου και τη διατήρηση επιτρέποντας στους συμμετέχοντες να αποφασίσει αν θα διατηρήσει ή να διαγράψετε λήξει έγγραφα.

• Τρεις -s tate: Χρησιμοποιήστε αυτήν τη ροή εργασίας για να παρακολουθείτε στοιχεία σε μια λίστα.

• Μάζεψε s ignatures: Συγκεντρώνει ψηφιακές υπογραφές που απαιτούνται για έγγραφο του Microsoft Office.

• Έγκριση: Δρομολογεί ένα έγγραφο προς έγκριση. Οι υπεύθυνοι έγκρισης μπορούν να εγκρίνουν ή να απορρίψουν το έγγραφο, να αναθέσουν εκ νέου την εργασία έγκρισης ή να ζητήσουν αλλαγές στο έγγραφο.

• Μάζεψε στ eedback: Διαδρομές ένα έγγραφο για την αναθεώρηση. Οι αναθεωρητές μπορούν να παρέχουν σχόλια, τα οποία συγκεντρώνονται και αποστέλλονται στον κάτοχο του εγγράφου όταν ολοκληρωθεί η ροή εργασίας.

Πληκτρολογήστε ένα μοναδικό όνομα για τη ροή εργασίας στο πλαίσιο κειμένου Όνομα.

Κατά την ονομασία της ροής εργασίας σας, προσέξτε να μην την ονομάσετε κάτι παρόμοιο με τα πρότυπα (όπως συλλογή υπογραφών ) για να αποφύγετε τη σύγχυση μεταξύ της ροής εργασίας σας και ενός προτύπου.

Μπορείτε να δημιουργήσετε όσες ροές εργασίας θέλετε για μια λίστα ή βιβλιοθήκη. Για παράδειγμα, ας πούμε ότι έχετε δύο είδη διαδικασιών έγκρισης — μια συντομευμένη διαδικασία και μια μεγαλύτερη διαδικασία. Απλώς προχωρήστε δύο φορές στη διαδικασία Προσθήκη ροής εργασίας και επιλέξτε διαφορετικές επιλογές διαμόρφωσης για να καλύψετε τις ανάγκες σας.

Επιλέξτε μια λίστα εργασιών που θα χρησιμοποιηθεί από τη ροή εργασιών επιλέγοντας την επιλογή Επιλογή λίστας εργασιών.

Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα λίστα εργασιών ή να ζητήσετε από το σύστημα να δημιουργήσει μια νέα επιλέγοντας Νέα λίστα εργασιών.

Επιλέξτε μια λίστα ιστορικού για τη ροή εργασιών από τις επιλογές Επιλογή λίστας ιστορικού.

Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα λίστα ιστορικού ή να ζητήσετε να δημιουργηθεί μια νέα λίστα ιστορικού.

Επιλέξτε τις επιλογές Έναρξης ενεργοποιώντας ένα ή περισσότερα πλαίσια ελέγχου.

Ανάλογα με το πρότυπο ροής εργασίας που επιλέξατε, ενδέχεται να είναι ενεργοποιημένες μόνο ορισμένες επιλογές Έναρξης. Γενικά, είναι καλή ιδέα να επιτρέψετε τη μη αυτόματη εκκίνηση της ροής εργασίας, αν και μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε αυτόματα τη ροή εργασίας όταν δημιουργείται ή αλλάζει ένα στοιχείο.

Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Δεν έχεις τελειώσει ακόμα! Εμφανίζεται μια νέα σελίδα επιλογών.

Ανάλογα με τον τύπο της ροής εργασίας που επιλέγετε, έχετε διαφορετικές επιλογές για να διαλέξετε, συμπεριλαμβανομένου σε ποιον πηγαίνει η ροή εργασίας, εάν οι ενέργειες πραγματοποιούνται σειριακά ή παράλληλα, ποια είναι η προθεσμία για τις ενέργειες και τι θα συμβεί στη ροή εργασίας εάν κάποιος απορρίψει το το έγγραφο ή το στοιχείο αλλάζει.

Έχουν γίνει αρκετές βελτιώσεις στις ροές εργασιών του 2010, συμπεριλαμβανομένης της ύπαρξης περισσότερων από ενός τύπων διαθέσιμων σταδίων (παράλληλες, σειριακές).

Κάντε κλικ στο OK ή στο Cancel.

Εάν κάνετε κλικ στο OK, εφαρμόζονται οι ρυθμίσεις σας.