Ρυθμίσεις έκδοσης στο SharePoint 2010

Η περιοχή Ρυθμίσεις έκδοσης στο SharePoint 2010 περιέχει πιθανώς μερικές από τις πιο περιζήτητες ρυθμίσεις σε οποιαδήποτε βιβλιοθήκη ή λίστα. Οι ρυθμίσεις έκδοσης καλύπτουν τις περισσότερες από τις επιλογές διαχείρισης εγγράφων ή διαχείρισης περιεχομένου. Έτσι, η νέα σας μάντρα διαχείρισης εγγράφων/περιεχομένου είναι η έγκριση, η έκδοση εκδόσεων και η αναχώρηση. Από προεπιλογή, οι ρυθμίσεις απαίτησης Έγκρισης, Έκδοσης ή Αναχώρησης δεν είναι ενεργοποιημένες σε έναν ιστότοπο ομάδας.

Εάν θέλετε να ενεργοποιήσετε αυτές τις επιλογές κατά τη διαμόρφωση των παραμέτρων των τοποθεσιών σας, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε έναν ιστότοπο δημοσίευσης.

Πριν επιλέξετε αυτές τις επιλογές, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε τις επιχειρηματικές διαδικασίες της ομάδας σας. Εάν τα έγγραφα ελέγχονται διεξοδικά και εγκρίνονται εκτός της διαδικασίας του SharePoint, ενδέχεται να μην θέλετε ή να μην χρειάζεται να επιβληθούν οι ρυθμίσεις έγκρισης ή το Check Out. Εάν τα έγγραφά σας είναι εικόνες, μπορεί να θέλετε ή να μην θέλετε να εφαρμόσετε έκδοση εκδόσεων εάν οι εκδόσεις δεν σας ενδιαφέρουν και δεν χρειάζεται να επαναφέρετε μια παλαιότερη έκδοση.

Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε πολλές βιβλιοθήκες εγγράφων και εφαρμόστε διαφορετικές ρυθμίσεις ανάλογα με τις ανάγκες. Για παράδειγμα, εάν έχετε 100 έγγραφα σε μια βιβλιοθήκη και χρειάζεστε πραγματικά έκδοση και έγκριση μόνο για 5 από αυτά τα έγγραφα, ίσως μπορούν να τοποθετηθούν σε μια βιβλιοθήκη με επιπλέον ρυθμίσεις.

Η έκδοση εκδόσεων μπορεί να είναι ένα από τα πιο παρεξηγημένα χαρακτηριστικά της διαχείρισης εγγράφων του SharePoint. Η έκδοση εκδόσεων είναι ένας χρήσιμος μηχανισμός προστασίας επειδή μπορείτε να επιστρέψετε σε προηγούμενη έκδοση του εγγράφου, εάν είναι απαραίτητο.

Οι εκδόσεις στο SharePoint είναι αντίγραφα του ίδιου εγγράφου σε διαφορετικά διαστήματα κατά την επεξεργασία. Εάν ζητάτε από τους χρήστες να προβάλλουν διαφορετικές εκδόσεις ενός εγγράφου, ίσως για να επιλέξετε μεταξύ των δύο, πρέπει να συμπεριλάβετε έναν προσδιορισμό στο όνομα (όπως η έκδοση 1.0 στο προηγούμενο παράδειγμα) ή μια πρόσθετη στήλη Μεταδεδομένων.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να εφαρμόσετε ή να τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις έκδοσης:

Κάντε κλικ στο σύνδεσμο Ρυθμίσεις έκδοσης στη σελίδα ρυθμίσεων βιβλιοθήκης/Λίστας.

Οι ενότητες της σελίδας Ρυθμίσεις έκδοσης περιλαμβάνουν Έγκριση περιεχομένου, Ιστορικό εκδόσεων εγγράφου, Ασφάλεια πρόχειρου στοιχείου και Απαιτείται έλεγχος (μόνο για βιβλιοθήκες).

Επιλέξτε εάν θα απαιτείται έγκριση στοιχείου στην ενότητα Έγκριση περιεχομένου επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Ναι ή Όχι.

Εάν επιλέξατε Ναι ως απάντηση στο στοιχείο "Απαιτείται έγκριση περιεχομένου για υποβληθέντα στοιχεία", τότε τα άτομα με δικαιώματα Έγκρισης στοιχείων μπορούν πάντα να βλέπουν πρόχειρα στοιχεία.

Τα στοιχεία που δεν έχουν εγκριθεί ακόμη δεν είναι ορατά σε μέλη ή επισκέπτες του ιστότοπου. Μπορείτε να ορίσετε ποιον θέλετε να προβάλετε τα πρόχειρα στην ενότητα Ασφάλεια προσχεδίου.

Στην ενότητα "Ιστορικό εκδόσεων εγγράφου", επιλέξτε ένα κουμπί επιλογής για να υποδείξετε εάν θα χρησιμοποιήσετε "Χωρίς εκδόσεις", "Δημιουργία σημαντικών εκδόσεων", "Δημιουργία βασικών και δευτερευουσών εκδόσεων" και (προαιρετικά) καθορίστε τον αριθμό των εκδόσεων που θα διατηρηθούν επιλέγοντας το κατάλληλο πλαίσιο ελέγχου και εισάγοντας έναν αριθμό.

Η προεπιλογή για μια λίστα/βιβλιοθήκη είναι Χωρίς έκδοση. Μπορείτε να επιλέξετε Μείζονες εκδόσεις (1.0, 2.0. 3.0, κ.ο.κ.) ή Κύρια και δευτερεύουσες εκδόσεις (1.0, 1.2. 1.3, 2.0 κ.λπ.). Επιλέγοντας μία από τις δύο τελευταίες επιλογές, μπορείτε να ορίσετε ένα όριο για τον αριθμό των εκδόσεων κάθε τύπου εισάγοντας έναν αριθμό έως και 10.000.

Επιλέξτε ποιος μπορεί να δει πρόχειρα στοιχεία επιλέγοντας ένα κουμπί επιλογής Ασφάλεια πρόχειρου στοιχείου στην ενότητα Ασφάλεια πρόχειρων στοιχείων.

Αυτή η ενότητα είναι απενεργοποιημένη εκτός εάν επιτρέψετε μικρές (πρόχειρες) εκδόσεις των εγγράφων σας ή των στοιχείων της λίστας σας. Ακολουθούν οι τρεις επιλογές για το ποιος μπορεί να δει πρόχειρα στοιχεία — Κάθε χρήστης που μπορεί να διαβάσει αντικείμενα, μόνο χρήστες που μπορούν να επεξεργαστούν στοιχεία ή μόνο χρήστες που μπορούν να εγκρίνουν (και ο συγγραφέας).

Καθορίστε εάν θα απαιτείται check out για τους χρήστες που επεξεργάζονται έγγραφα επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Ναι ή Όχι.

Αν και μερικές φορές μπορεί να είναι ταλαιπωρία, η απαίτηση ελέγχου είναι ένας άλλος καλός μηχανισμός ασφαλείας που διασφαλίζει ότι οι άλλοι χρήστες δεν βλέπουν ένα έγγραφο στη μέση της τροποποίησης ή ότι πολλοί χρήστες επεξεργάζονται ταυτόχρονα (κερδίζει η τελευταία αποθήκευση).

Σκεφτείτε το ενδεχόμενο να προσθέσετε τη στήλη Αναχώρηση Προς στις προβολές σας, έτσι ώστε οι χρήστες να μπορούν να βλέπουν γρήγορα ποιος έχει ελέγξει ένα στοιχείο.

Κάντε κλικ στο OK ή στο Cancel.

Εάν κάνετε κλικ στο OK, εφαρμόζονται οι ρυθμίσεις έκδοσης. Πηγαίνετε να τα δοκιμάσετε!