Πώς να χρησιμοποιήσετε το κουμπί εισαγωγής συνάρτησης Excels

Το Excel 2013 υποστηρίζει μια μεγάλη ποικιλία από ενσωματωμένες λειτουργίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κατά τη δημιουργία τύπων. Φυσικά, η πιο δημοφιλής ενσωματωμένη λειτουργία είναι μακράν η συνάρτηση SUM, η οποία εισάγεται αυτόματα όταν κάνετε κλικ στο κουμπί εντολής Sum στην καρτέλα Home της Κορδέλας.

(Λάβετε υπόψη ότι μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτό το αναπτυσσόμενο κουμπί που είναι συνδεδεμένο με το κουμπί Άθροιση για να εισαγάγετε τις συναρτήσεις AVERAGE, COUNT, MAX και MIN.) Για να χρησιμοποιήσετε άλλες συναρτήσεις του Excel, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Εισαγωγή συνάρτησης στη γραμμή τύπων (αυτό με το fx ).

Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή συνάρτησης, το Excel εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή συνάρτησης. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές της για να βρείτε και να επιλέξετε τη συνάρτηση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και να ορίσετε το όρισμα ή τα ορίσματα που απαιτεί η συνάρτηση για να εκτελέσει τον υπολογισμό της.

Για να επιλέξετε τη λειτουργία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε από τις ακόλουθες μεθόδους:

• Κάντε κλικ στο όνομα της συνάρτησης εάν χρησιμοποιήσατε πρόσφατα και, επομένως, εμφανίζεται ήδη στο πλαίσιο λίστας Επιλογή συνάρτησης.

• Επιλέξτε το όνομα της κατηγορίας της συνάρτησης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε από το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας Ή επιλέξτε μια κατηγορία (η πιο πρόσφατη χρήση είναι η προεπιλεγμένη κατηγορία) και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη συνάρτηση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε σε αυτήν την κατηγορία από το Επιλογή ένα πλαίσιο λίστας συναρτήσεων.

• Αντικαταστήστε το κείμενο «Πληκτρολογήστε μια σύντομη περιγραφή του τι θέλετε να κάνετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Μετάβαση» στο πλαίσιο κειμένου Αναζήτηση για μια συνάρτηση με λέξεις-κλειδιά ή μια φράση σχετικά με τον τύπο υπολογισμού που θέλετε να κάνετε (όπως «απόδοση επένδυσης» ). Κάντε κλικ στο κουμπί Μετάβαση ή πατήστε Enter και κάντε κλικ στη συνάρτηση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στην κατηγορία Προτεινόμενα που εμφανίζεται στο πλαίσιο λίστας Επιλογή λειτουργίας.

Όταν επιλέγετε τη συνάρτηση που θα χρησιμοποιηθεί στο πλαίσιο λίστας Επιλογή συνάρτησης, κάντε κλικ στο όνομα της συνάρτησης για να σας δώσει το Excel μια σύντομη περιγραφή του τι κάνει η συνάρτηση, που εμφανίζεται κάτω από το όνομα της συνάρτησης με τα ορίσματά της να εμφανίζονται σε παρένθεση (αναφέρεται ως σύνταξη της συνάρτησης ).

Για να λάβετε βοήθεια σχετικά με τη χρήση της συνάρτησης, κάντε κλικ στο σύνδεσμο Help on This Function που εμφανίζεται στην κάτω αριστερή γωνία του πλαισίου διαλόγου Insert Function για να ανοίξετε το παράθυρο Help στο δικό του παράθυρο στα δεξιά. Όταν ολοκληρώσετε την ανάγνωση και/ή την εκτύπωση αυτού του θέματος βοήθειας, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο για να κλείσετε το παράθυρο Βοήθειας και να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή συνάρτησης.

Μπορείτε να επιλέξετε τους πιο συχνά χρησιμοποιούμενους τύπους συναρτήσεων του Excel και να τους εισαγάγετε απλώς επιλέγοντας τα ονόματά τους από τα αναπτυσσόμενα μενού που είναι προσαρτημένα στα κουμπιά εντολών τους στην ομάδα Βιβλιοθήκη συναρτήσεων της καρτέλας Τύποι της Κορδέλας. Αυτά τα κουμπιά εντολών περιλαμβάνουν Οικονομικά, Λογικά, Κείμενο, Ημερομηνία & Ώρα, Αναζήτηση & Αναφορά και Μαθηματικά και Προσδιορισμός.

Επιπλέον, μπορείτε να επιλέξετε συναρτήσεις στις κατηγορίες Statistical, Engineering, Cube, Information, Compatibility και Web από τα μενού συνέχειας που εμφανίζονται όταν κάνετε κλικ στο κουμπί εντολής More Functions στην καρτέλα Formulas.

Και αν διαπιστώσετε ότι πρέπει να εισαγάγετε μια συνάρτηση στο φύλλο εργασίας που εισαγάγατε πρόσφατα στο φύλλο εργασίας, το πιθανότερο είναι ότι όταν κάνετε κλικ στο κουμπί εντολής Πρόσφατα χρησιμοποιημένα, αυτή η συνάρτηση θα εμφανίζεται στο αναπτυσσόμενο μενού για να την επιλέξετε.

Όταν κάνετε κλικ στο OK αφού επιλέξετε τη συνάρτηση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο τρέχον κελί, το Excel εισάγει το όνομα της συνάρτησης ακολουθούμενο από ένα κλειστό σύνολο παρενθέσεων στη γραμμή τύπου. Ταυτόχρονα, το πρόγραμμα κλείνει το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή συνάρτησης και στη συνέχεια ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Επιχειρήματα συνάρτησης.

Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο κειμένου ή τα πλαίσια κειμένου που εμφανίζονται στο παράθυρο διαλόγου Επιχειρήματα συνάρτησης για να καθορίσετε ποιοι αριθμοί και άλλες πληροφορίες θα χρησιμοποιηθούν όταν η συνάρτηση υπολογίζει το αποτέλεσμά της.

Όλες οι συναρτήσεις — ακόμη και εκείνες που δεν λαμβάνουν ορίσματα, όπως η συνάρτηση TODAY — ακολουθούν το όνομα της συνάρτησης από ένα κλειστό σύνολο παρενθέσεων, όπως στο =TODAY(). Εάν η συνάρτηση απαιτεί ορίσματα (και σχεδόν όλες απαιτούν τουλάχιστον ένα), αυτά τα ορίσματα πρέπει να εμφανίζονται μέσα στις παρενθέσεις μετά το όνομα της συνάρτησης.

Όταν μια συνάρτηση απαιτεί πολλά ορίσματα, όπως η συνάρτηση DATE, τα διάφορα ορίσματα εισάγονται με την απαιτούμενη σειρά (όπως σε έτος, μήνα, ημέρα για τη συνάρτηση DATE) μέσα στις παρενθέσεις που χωρίζονται με κόμμα, όπως στο DATE(33,7, 23).

Όταν χρησιμοποιείτε τα πλαίσια κειμένου στο παράθυρο διαλόγου Επιχειρήματα συνάρτησης για να εισαγάγετε τα ορίσματα για μια συνάρτηση, μπορείτε να επιλέξετε το εύρος κελιών ή κελιών στο φύλλο εργασίας που περιέχει τις εγγραφές που θέλετε να χρησιμοποιηθούν.

Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου για το όρισμα που θέλετε να ορίσετε και, στη συνέχεια, αρχίστε να σύρετε τον κέρσορα του κελιού μέσα από τα κελιά ή, εάν το πλαίσιο διαλόγου Επιχειρήματα συνάρτησης κρύβει το πρώτο κελί στην περιοχή που θέλετε να επιλέξετε, κάντε κλικ στο πλαίσιο διαλόγου Σύμπτυξη κουμπί που βρίσκεται στα δεξιά του πλαισίου κειμένου.

Σύροντας ή κάνοντας κλικ σε αυτό το κουμπί μειώνεται το πλαίσιο διαλόγου Επιχειρήματα συνάρτησης μόνο στο τρέχον επιλεγμένο πλαίσιο κειμένου ορίσματος, επιτρέποντάς σας έτσι να σύρετε μέσα από τα υπόλοιπα κελιά της περιοχής.

Εάν ξεκινήσατε να σύρετε χωρίς πρώτα να κάνετε κλικ στο κουμπί Σύμπτυξη πλαισίου διαλόγου, το Excel επεκτείνει αυτόματα το παράθυρο διαλόγου Επιχειρήματα συνάρτησης αμέσως μόλις αφήσετε το κουμπί του ποντικιού.

Εάν κάνατε κλικ στο κουμπί Σύμπτυξη πλαισίου διαλόγου, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Ανάπτυξη πλαισίου διαλόγου (το οποίο αντικαθιστά το κουμπί Σύμπτυξη πλαισίου διαλόγου που βρίσκεται στα δεξιά του πλαισίου κειμένου του ορίσματος) για να επαναφέρετε το παράθυρο διαλόγου Επιχειρήματα συνάρτησης στο αρχικό του μέγεθος.

Καθώς ορίζετε ορίσματα για μια συνάρτηση στο παράθυρο διαλόγου Επιχειρήματα συνάρτησης, το Excel σάς εμφανίζει το υπολογισμένο αποτέλεσμα ακολουθώντας την επικεφαλίδα "Αποτέλεσμα τύπου =" κοντά στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου Επιχειρήματα συνάρτησης.

Όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή των απαιτούμενων ορισμάτων για τη συνάρτησή σας (και τυχόν προαιρετικά ορίσματα που μπορεί να σχετίζονται με τον συγκεκριμένο υπολογισμό σας), κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Function Arguments και να αντικαταστήσετε τον τύπο στην τρέχουσα εμφάνιση κελιού με τον υπολογισμένο αποτέλεσμα.

Μπορείτε επίσης να πληκτρολογήσετε το όνομα της συνάρτησης αντί να την επιλέξετε από το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή συνάρτησης. Όταν ξεκινάτε να πληκτρολογείτε ένα όνομα συνάρτησης αφού πληκτρολογήσετε το σύμβολο ίσου (=), η δυνατότητα Αυτόματης Συμπλήρωσης του Excel εμφανίζεται εμφανίζοντας ένα αναπτυσσόμενο μενού με τα ονόματα όλων των συναρτήσεων που ξεκινούν με τους χαρακτήρες που πληκτρολογείτε.

Στη συνέχεια, μπορείτε να εισαγάγετε το όνομα της συνάρτησης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε κάνοντας διπλό κλικ στο όνομά της σε αυτό το αναπτυσσόμενο μενού. Έπειτα, το Excel εισάγει το όνομα της συνάρτησης μαζί με την ανοιχτή παρένθεση όπως στο =DATE( έτσι ώστε να μπορείτε να αρχίσετε να επιλέγετε το εύρος κελιών για το πρώτο όρισμα.