Πώς να χρησιμοποιήσετε το αυτόματο φίλτρο σε έναν πίνακα του Excel

Το Excel παρέχει μια εντολή Αυτόματου Φίλτρου που είναι πολύ ωραία. Όταν χρησιμοποιείτε το AutoFilter, δημιουργείτε έναν νέο πίνακα που περιλαμβάνει ένα υποσύνολο των εγγραφών από τον αρχικό σας πίνακα. Για παράδειγμα, στην περίπτωση ενός πίνακα λιστών παντοπωλείου, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε το AutoFilter για να δημιουργήσετε ένα υποσύνολο που εμφανίζει μόνο εκείνα τα είδη που θα αγοράσετε στο Butchermans ή έναν πίνακα υποσυνόλου που εμφανίζει μόνο εκείνα τα είδη που κοστίζουν περισσότερο από 2 $.

Για να χρησιμοποιήσετε το Αυτόματο Φίλτρο σε έναν πίνακα, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1 Επιλέξτε το τραπέζι σας.

Επιλέξτε τον πίνακά σας κάνοντας κλικ σε ένα από τα κελιά του. Παρεμπιπτόντως, εάν δεν έχετε ακόμη μετατρέψει το εύρος του φύλλου εργασίας που περιέχει τα δεδομένα του πίνακα σε έναν "επίσημο" πίνακα Excel, επιλέξτε τον πίνακα και, στη συνέχεια, επιλέξτε την εντολή Table της καρτέλας Εισαγωγή.

2 Επιλέξτε την εντολή AutoFilter.

Όταν λέτε στο Excel ότι μια συγκεκριμένη περιοχή φύλλου εργασίας αντιπροσωπεύει έναν πίνακα, το Excel μετατρέπει τη γραμμή κεφαλίδας ή τη σειρά ονομάτων πεδίων σε αναπτυσσόμενες λίστες. Εάν ο πίνακάς σας δεν περιλαμβάνει αυτές τις αναπτυσσόμενες λίστες, προσθέστε τις κάνοντας κλικ στο κουμπί Ταξινόμηση & φίλτρο και επιλέγοντας την εντολή Φίλτρο. Το Excel μετατρέπει τη σειρά κεφαλίδων ή τη σειρά ονομάτων πεδίων σε αναπτυσσόμενες λίστες.

Συμβουλή: Στο Excel 2007 και στο Excel 2010, επιλέγετε την εντολή Δεδομένα → Φίλτρο για να πείτε στο Excel ότι θέλετε να κάνετε Αυτόματο Φιλτράρισμα.

3 Χρησιμοποιήστε τις αναπτυσσόμενες λίστες για να φιλτράρετε τη λίστα.

Κάθε μία από τις αναπτυσσόμενες λίστες που αποτελούν τώρα τη σειρά κεφαλίδας μπορεί να χρησιμοποιηθεί για το φιλτράρισμα της λίστας.

Για να φιλτράρετε τη λίστα χρησιμοποιώντας τα περιεχόμενα κάποιου πεδίου, επιλέξτε (ή ανοίξτε) την αναπτυσσόμενη λίστα για αυτό το πεδίο. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε να φιλτράρετε τη λίστα παντοπωλείων, ώστε να εμφανίζει μόνο εκείνα τα είδη που θα αγοράσετε στο Sams Grocery.

Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί με το κάτω βέλος της αναπτυσσόμενης λίστας Store. Όταν το κάνετε, το Excel εμφανίζει ένα μενού επιλογών ταξινόμησης και φιλτραρίσματος πινάκων. Για να δείτε μόνο αυτές τις εγγραφές που περιγράφουν αντικείμενα που έχετε αγοράσει στο Sams Grocery, επιλέξτε Sams Grocery.

Ίσως μπορείτε ακόμη και να δείτε μια μικρή εικόνα μιας διοχέτευσης στο κουμπί της αναπτυσσόμενης λίστας της στήλης Store. Αυτό το εικονίδιο σάς λέει ότι ο πίνακας φιλτράρεται χρησιμοποιώντας τα δεδομένα στηλών αποθήκευσης.

4 Για να ξεφιλτράρετε τον πίνακα, ανοίξτε την αναπτυσσόμενη λίστα Store και επιλέξτε Επιλογή όλων.

Εάν φιλτράρετε έναν πίνακα χρησιμοποιώντας το μενού πίνακα, μπορείτε επίσης να ταξινομήσετε τις εγγραφές του πίνακα χρησιμοποιώντας εντολές μενού πίνακα. Ταξινόμηση Α έως Ω ταξινομεί τις εγγραφές (φιλτραρισμένες ή μη) σε αύξουσα σειρά. Η ταξινόμηση Z σε A ταξινομεί τις εγγραφές (και πάλι, φιλτραρισμένες ή όχι) με φθίνουσα σειρά. Η ταξινόμηση κατά χρώμα σάς επιτρέπει να ταξινομείτε σύμφωνα με τα χρώματα των κελιών.