Οι πιο δημοφιλείς από τις συναρτήσεις αναζήτησης του Excel 2016 είναι οι λειτουργίες HLOOKUP (για Οριζόντια αναζήτηση) και VLOOKUP (για Κάθετη αναζήτηση). Αυτές οι λειτουργίες βρίσκονται στο αναπτυσσόμενο μενού Αναζήτηση και αναφορά στην καρτέλα Τύποι της Κορδέλας καθώς και στην κατηγορία Αναζήτηση και αναφορά στο πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή συνάρτησης. Αποτελούν μέρος μιας ισχυρής ομάδας συναρτήσεων που μπορούν να επιστρέψουν τιμές αναζητώντας τις σε πίνακες δεδομένων.
Η συνάρτηση VLOOKUP αναζητά κατακόρυφα (από πάνω προς τα κάτω) την αριστερή στήλη ενός πίνακα αναζήτησης μέχρι το πρόγραμμα να εντοπίσει μια τιμή που ταιριάζει ή υπερβαίνει αυτή που αναζητάτε. Η συνάρτηση HLOOKUP αναζητά οριζόντια (από αριστερά προς τα δεξιά) την επάνω γραμμή ενός πίνακα αναζήτησης μέχρι να εντοπίσει μια τιμή που ταιριάζει ή υπερβαίνει αυτή που αναζητάτε.
Η συνάρτηση VLOOKUP χρησιμοποιεί την ακόλουθη σύνταξη:
VLOOKUP(τιμή_αναζήτησης,πίνακας_πίνακας,αριθμός_ευρετηρίου,[αναζήτηση_περιοχής])
Η συνάρτηση HLOOKUP ακολουθεί την σχεδόν ίδια σύνταξη:
HLOOKUP(τιμή_αναζήτησης, πίνακας_πίνακας, αριθμός_ευρετηρίου_σειράς, [αναζήτηση_περιοχής])
Και στις δύο συναρτήσεις, το όρισμα lookup_value είναι η τιμή που θέλετε να αναζητήσετε στον πίνακα Αναζήτηση και το table_array είναι το εύρος κελιών ή το όνομα του πίνακα αναζήτησης που περιέχει τόσο την τιμή προς αναζήτηση όσο και τη σχετική τιμή προς επιστροφή.
Το όρισμα col_index_num προσδιορίζει τη στήλη του πίνακα αναζήτησης που περιέχει τις τιμές που επιστρέφονται από τη συνάρτηση VLOOKUP με βάση την αντιστοίχιση της τιμής του ορίσματος lookup_value με αυτές στο όρισμα table_array. Καθορίζετε το όρισμα col_index_num μετρώντας πόσες στήλες βρίσκεται αυτή η στήλη στα δεξιά από την πρώτη στήλη του κατακόρυφου πίνακα αναζήτησης και συμπεριλαμβάνετε την πρώτη στήλη του πίνακα αναζήτησης σε αυτήν την καταμέτρηση.
Το όρισμα row_index_num ορίζει τη σειρά που περιέχει τις τιμές που επιστρέφονται από τη συνάρτηση HLOOKUP σε έναν οριζόντιο πίνακα. Μπορείτε να προσδιορίσετε το όρισμα row_index_num μετρώντας πόσες σειρές προς τα κάτω είναι αυτή η σειρά από την επάνω σειρά του πίνακα οριζόντιας αναζήτησης. Και πάλι, συμπεριλαμβάνετε την επάνω σειρά του πίνακα Αναζήτηση σε αυτήν την καταμέτρηση.
Όταν εισάγετε τα ορίσματα col_index_num ή row_index_num στις συναρτήσεις VLOOKUP και HLOOKUP, η τιμή που εισάγετε δεν μπορεί να υπερβαίνει τον συνολικό αριθμό στηλών ή γραμμών στον πίνακα Αναζήτηση.
Το προαιρετικό όρισμα range_lookup τόσο στις συναρτήσεις VLOOKUP όσο και στις συναρτήσεις HLOOKUP είναι το λογικό TRUE ή FALSE που καθορίζει εάν θέλετε το Excel να βρει μια ακριβή ή κατά προσέγγιση αντιστοίχιση για την τιμή lookup_value στον πίνακα_πίνακα. Όταν ορίζετε TRUE ή παραλείπετε το όρισμα range_lookup στη συνάρτηση VLOOKUP ή HLOOKUP, το Excel βρίσκει μια κατά προσέγγιση αντιστοίχιση. Όταν ορίζετε FALSE ως το όρισμα range_lookup , το Excel βρίσκει μόνο ακριβείς αντιστοιχίσεις.
Η εύρεση κατά προσέγγιση αντιστοιχίσεων αφορά μόνο όταν αναζητάτε αριθμητικές εγγραφές (και όχι κείμενο) στην πρώτη στήλη ή γραμμή του κατακόρυφου ή οριζόντιου πίνακα αναζήτησης. Όταν το Excel δεν βρίσκει ακριβή αντιστοίχιση σε αυτήν τη στήλη ή τη σειρά αναζήτησης, εντοπίζει την επόμενη υψηλότερη τιμή που δεν υπερβαίνει το όρισμα lookup_value και, στη συνέχεια, επιστρέφει την τιμή στη στήλη ή τη σειρά που ορίζεται από τα ορίσματα col_index_num ή row_index_num .
Όταν χρησιμοποιείτε τις συναρτήσεις VLOOKUP και HLOOKUP, το κείμενο ή οι αριθμητικές εγγραφές στη στήλη ή τη γραμμή Αναζήτηση (δηλαδή, η αριστερή στήλη ενός κατακόρυφου πίνακα αναζήτησης ή η επάνω σειρά ενός οριζόντιου πίνακα αναζήτησης) πρέπει να είναι μοναδικές. Αυτές οι εγγραφές πρέπει επίσης να είναι ταξινομημένες ή ταξινομημένες κατά αύξουσα σειρά. δηλαδή αλφαβητική σειρά για τις καταχωρήσεις κειμένου και από τη χαμηλότερη προς την υψηλότερη σειρά για τις αριθμητικές εγγραφές.
Το σχήμα δείχνει ένα παράδειγμα χρήσης της συνάρτησης VLOOKUP για την επιστροφή φιλοδωρήματος 15% ή 20% από έναν πίνακα φιλοδωρημάτων, ανάλογα με το σύνολο της επιταγής προ φόρων. Το κελί F3 περιέχει τη συνάρτηση VLOOKUP:
=VLOOKUP(Pretax_Total,Tip_Table,IF(Tip_Percentage=0,15,2,3))
Αυτός ο τύπος επιστρέφει το ποσό του φιλοδωρήματος με βάση το ποσοστό φιλοδωρήματος στο κελί F1 και το ποσό προ φόρου της επιταγής στο κελί F2.
Χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση VLOOKUP για να επιστρέψετε το ποσό της συμβουλής που θέλετε να προσθέσετε από έναν πίνακα αναζήτησης.
Για να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον πίνακα συμβουλών, εισαγάγετε το ποσοστό του φιλοδωρήματος (15% ή 20%) στο κελί F1 (ονομάζεται Tip_Percentage) και το ποσό της επιταγής πριν από φόρους στο κελί F2 (με όνομα Pretax_Total). Στη συνέχεια, το Excel αναζητά την τιμή που εισάγετε στο κελί Pretax_Total στην πρώτη στήλη του πίνακα Αναζήτηση, η οποία περιλαμβάνει την περιοχή κελιών A2:C101 και ονομάζεται Tip_Table.
Στη συνέχεια, το Excel μετακινεί προς τα κάτω τις τιμές στην πρώτη στήλη του Tip_Table μέχρι να βρει μια αντιστοιχία, οπότε το πρόγραμμα χρησιμοποιεί το όρισμα col_index_num στη συνάρτηση VLOOKUP για να προσδιορίσει ποιο ποσό συμβουλής από αυτήν τη γραμμή του πίνακα θα επιστρέψει στο κελί F3. Εάν το Excel διαπιστώσει ότι η τιμή που έχει εισαχθεί στο κελί Pretax_Total (16,50 $ σε αυτό το παράδειγμα) δεν ταιριάζει ακριβώς με μία από τις τιμές στην πρώτη στήλη του Tip_Table, το πρόγραμμα συνεχίζει την αναζήτηση στο εύρος σύγκρισης μέχρι να συναντήσει την πρώτη τιμή που υπερβαίνει το σύνολο προ φόρου (17,00 στο κελί A19 σε αυτό το παράδειγμα). Στη συνέχεια, το Excel μετακινείται πίσω στην προηγούμενη σειρά του πίνακα και επιστρέφει την τιμή στη στήλη που αντιστοιχεί στο όρισμα col_index_num της συνάρτησης VLOOKUP. (Αυτό συμβαίνει επειδή το προαιρετικό range_lookupΤο όρισμα έχει παραλειφθεί από τη συνάρτηση.)
Σημειώστε ότι το παράδειγμα πίνακα συμβουλών στο σχήμα χρησιμοποιεί μια συνάρτηση IF για να προσδιορίσει το όρισμα col_index_num για τη συνάρτηση VLOOKUP στο κελί F3. Η συνάρτηση IF καθορίζει τον αριθμό στήλης που θα χρησιμοποιηθεί στον πίνακα συμβουλών αντιστοιχίζοντας το ποσοστό που έχει εισαχθεί στο Tip_Percentage (κελί F1) με 0,15. Εάν ταιριάζουν, η συνάρτηση επιστρέφει 2 ως το όρισμα col_index_num και η συνάρτηση VLOOKUP επιστρέφει μια τιμή από τη δεύτερη στήλη (τη στήλη 15% B) στην περιοχή Tip_Table. Διαφορετικά, η συνάρτηση IF επιστρέφει 3 ως το όρισμα col_index_num και η συνάρτηση VLOOKUP επιστρέφει μια τιμή από την τρίτη στήλη (τη στήλη 20% C) στην περιοχή Tip_Table.
Το παρακάτω σχήμα δείχνει ένα παράδειγμα που χρησιμοποιεί τη συνάρτηση HLOOKUP για να αναζητήσει την τιμή κάθε προϊόντος αρτοποιίας που είναι αποθηκευμένο σε ξεχωριστό πίνακα αναζήτησης τιμών και, στη συνέχεια, να επιστρέψει αυτήν την τιμή στη στήλη Price/Doz της λίστας Ημερήσιων πωλήσεων. Το κελί F3 περιέχει τον αρχικό τύπο με τη συνάρτηση HLOOKUP που στη συνέχεια αντιγράφεται στη στήλη F:
Χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση HLOOKUP για να επιστρέψετε την τιμή ενός προϊόντος αρτοποιίας από έναν πίνακα αναζήτησης.
=HLOOKUP(στοιχείο,Πίνακας_τιμών,2,FALSE)
Σε αυτήν τη συνάρτηση HLOOKUP, το όνομα εύρους Στοιχείο που δίνεται στη στήλη Item στην περιοχή C3:C62 ορίζεται ως το όρισμα lookup_value και ο πίνακας τιμής ονόματος περιοχής κελιών που δίνεται στην περιοχή κελιών I1:M2 είναι το όρισμα table_array . Το όρισμα row_index_num είναι 2 επειδή θέλετε το Excel να επιστρέψει τις τιμές στη δεύτερη σειρά του πίνακα Αναζήτηση τιμών και το προαιρετικό όρισμα range_lookup είναι FALSE επειδή το όνομα του στοιχείου στη λίστα Ημερήσιων πωλήσεων πρέπει να ταιριάζει ακριβώς με το όνομα του στοιχείου στον πίνακα Αναζήτηση τιμών .
Χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση HLOOKUP το εύρος του πίνακα τιμών για να εισαγάγετε την τιμή ανά ντουζίνα για κάθε είδος αρτοποιίας στη λίστα Ημερήσιων Πωλήσεων, καθιστάτε πολύ απλή υπόθεση την ενημέρωση οποιασδήποτε από τις πωλήσεις στη λίστα. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να αλλάξετε το κόστος τιμής/Doz σε αυτό το εύρος και η λειτουργία HLOOKUP ενημερώνει αμέσως τη νέα τιμή στη λίστα Ημερήσιων Πωλήσεων όπου κι αν πωλείται το προϊόν.