Πώς να χρησιμοποιήσετε τις αναθεωρήσεις στο Word 2019

Όλοι οι καλοί συγγραφείς πρέπει να απολαμβάνουν τα σχόλια. Ωστόσο, θα ήθελα να μάθω τι έχει γίνει στο κείμενό μου, όχι μόνο για να δω το αποτέλεσμα αλλά και για να μάθω κάτι. Τα εργαλεία παρακολούθησης αναθεώρησης του Word καθιστούν δυνατή μια τέτοια αναθεώρηση.

Πώς να συγκρίνετε δύο εκδόσεις ενός εγγράφου Microsoft Word

Έχετε το πρωτότυπο αντίγραφο του εγγράφου σας — το υλικό που γράψατε. Έχετε επίσης το αντίγραφο που έχει δουλέψει η Brianne, το άψυχο αυτόματο από το νομικό τμήμα. Η δουλειά σας είναι να τα συγκρίνετε για να δείτε τι ακριβώς έχει αλλάξει από το πρωτότυπο. Δείτε τι πρέπει να κάνετε:

Κάντε κλικ στην καρτέλα Αναθεώρηση.

Στην ομάδα Σύγκριση, επιλέξτε Σύγκριση → Σύγκριση.
Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Σύγκριση εγγράφων.

Επιλέξτε το πρωτότυπο έγγραφο από την αναπτυσσόμενη λίστα Πρωτότυπο έγγραφο.
Η λίστα εμφανίζει πρόσφατα ανοιγμένα ή αποθηκευμένα έγγραφα. Επιλέξτε ένα ή χρησιμοποιήστε το στοιχείο Αναζήτηση για να καλέσετε το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα και να αναζητήσετε το έγγραφο.

Επιλέξτε το επεξεργασμένο έγγραφο από την αναπτυσσόμενη λίστα Αναθεωρημένο έγγραφο.
Επιλέξτε το έγγραφο από τη λίστα ή χρησιμοποιήστε το στοιχείο Αναζήτηση για να εντοπίσετε το αλλαγμένο, τροποποιημένο ή παραμορφωμένο έγγραφο.

Κάντε κλικ στο OK.

Το Word συγκρίνει τα δύο έγγραφα. Οι αλλαγές εμφανίζονται σε ένα παράθυρο τετραπλής διαίρεσης, όπως φαίνεται στην εικόνα. Αυτή η παρουσίαση είναι στην πραγματικότητα ένα τρίτο έγγραφο, με τίτλο Συγκρίνετε Αποτελέσματα.

Οι επαίσχυντες αλλαγές εμφανίζονται εδώ.

Δείτε το! Διαβάστε τις αλλαγές που έγιναν στην παρθένα πεζογραφία σας από τους βάρβαρους παρεμβαίνοντες: Η κύλιση συγχρονίζεται μεταξύ και των τριών εγγράφων: πρωτότυπο, επεξεργασμένο και σύγκριση. Κάντε κλικ σε μια αλλαγή στο παράθυρο ελέγχου (εμφανίζεται στα αριστερά) για να δείτε γρήγορα ποιο μέρος του εγγράφου σας διπλώθηκε, ακρωτηριάστηκε ή ακρωτηριάστηκε.

• Το αλλαγμένο κείμενο επισημαίνεται με δύο τρόπους: Το κείμενο που προστέθηκε είναι υπογραμμισμένο. Το κείμενο που αφαιρέθηκε εμφανίζεται σε στυλ διαγραφής.
• Μπορείτε να επιβεβαιώσετε ή να απορρίψετε τις αλλαγές στο έγγραφο σύγκρισης αποτελεσμάτων, όπως θα κάνατε όταν παρακολουθείτε τις αλλαγές με μη αυτόματο τρόπο.

Πώς να παρακολουθείτε τις αλλαγές καθώς γίνονται στο Microsoft Word

Για να είστε ευγενικός και ευγενικός συνεργάτης, ενεργοποιήστε τη δυνατότητα παρακολούθησης του Word προτού κάνετε αλλαγές στο κείμενο κάποιου άλλου: Κάντε κλικ στην καρτέλα Αναθεώρηση και στην ομάδα Παρακολούθηση, κάντε κλικ στο κουμπί Παρακολούθηση αλλαγών, που εμφανίζεται στο περιθώριο. Από εκείνο το σημείο και μετά, οποιεσδήποτε αλλαγές γίνονται στο έγγραφο κωδικοποιούνται χρωματικά με βάση το ποιος κάνει τις αλλαγές και το επίπεδο σήμανσης που εμφανίζεται:

• Για την απλή σήμανση, μια γραμμή με χρωματική κωδικοποίηση εμφανίζεται στα αριστερά μιας παραγράφου, η οποία υποδεικνύει ότι έγινε μια αλλαγή.
• Για All Markup, το νέο κείμενο έχει χρωματική κωδικοποίηση, ανάλογα με το ποιος έκανε τις αλλαγές. Το κείμενο που προστέθηκε εμφανίζεται υπογραμμισμένο και το διαγραμμένο κείμενο εμφανίζεται ως διαγραφή. Αυτές οι επισημάνσεις κειμένου ονομάζονται σημάδια αναθεώρησης . Δεν είναι χαρακτηριστικά μορφοποίησης κειμένου.
• Για Χωρίς Σήμανση, οι αλλαγές παρακολουθούνται αλλά δεν εμφανίζονται στο έγγραφο. Αυτή είναι μια εξαιρετική ρύθμιση για να διαλέξετε για την ελάχιστη απόσπαση της προσοχής. (Τα σημάδια αναθεώρησης μπορούν να φανούν επιλέγοντας All Markup αντί για No Markup.)

Το Word συνεχίζει να παρακολουθεί αλλαγές και επεξεργασίες στο έγγραφο μέχρι να απενεργοποιήσετε την παρακολούθηση αλλαγών. Για να το κάνετε αυτό, κάντε ξανά κλικ στο κουμπί Παρακολούθηση αλλαγών.

Αν και το κουμπί Track Changes εμφανίζεται τονισμένο ενώ η λειτουργία είναι ενεργή, ένας καλύτερος τρόπος για να ελέγξετε — και να χρησιμοποιήσετε — αυτή η δυνατότητα είναι να ενεργοποιήσετε την επιλογή Track Settings στη γραμμή κατάστασης. Για να ορίσετε αυτήν την επιλογή, κάντε δεξί κλικ στη γραμμή κατάστασης και επιλέξτε Παρακολούθηση αλλαγών. Ως μπόνους, μπορείτε να κάνετε κλικ σε αυτό το στοιχείο στη γραμμή κατάστασης για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τα σημάδια αναθεώρησης στο έγγραφο.

Πώς να ελέγξετε τις αλλαγές στο Microsoft Word

Αφού σας επιστραφεί το φτωχό, λιτό έγγραφό σας, ο καλύτερος τρόπος για να ελέγξετε τη ζημιά που προκλήθηκε είναι να χρησιμοποιήσετε τις εντολές στην καρτέλα Αναθεώρηση, που βρίσκεται στην ομάδα Αλλαγές. Αυτές οι εντολές παρουσιάζονται εδώ. ανάλογα με το μέγεθος του παραθύρου, μπορεί να δείτε ή όχι κείμενο που να εξηγεί τι κάνει το καθένα.

Κουμπιά για έλεγχο αλλαγών.

Για να ελέγξετε τις αλλαγές σε όλο το έγγραφο, κάντε κλικ στα κουμπιά Επόμενο ή Προηγούμενο. Κάντε κλικ σε ένα κουμπί για μετάβαση από μια αλλαγή στο κείμενο στην επόμενη αλλαγή.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποδοχή όταν ανεχτείτε την αλλαγή. Για να απορρίψετε μια αλλαγή, κάντε κλικ στο κουμπί Απόρριψη. Αφού κάνετε κλικ σε οποιοδήποτε κουμπί, βλέπετε αμέσως την επόμενη αλλαγή στο έγγραφο, μέχρι να αντιμετωπιστούν όλες οι αλλαγές.

• Τα κουμπιά Αποδοχή και Απόρριψη φιλοξενούν τα μενού με εντολές που αποδέχονται ή απορρίπτουν όλες τις αλλαγές στο έγγραφό σας με μια γρήγορη κίνηση. Το μόνο που λείπει είναι το "swoop!" ήχος όταν χρησιμοποιείτε αυτές τις εντολές.
• Μπορείτε να προβάλετε μια σύνοψη των αλλαγών καλώντας το παράθυρο Αναθεωρήσεις: Στην καρτέλα Αναθεώρηση, στην ομάδα Παρακολούθηση, κάντε κλικ στο κουμπί Παράθυρο αναθεώρησης. Το παράθυρο Αναθεωρήσεις δεν εμφανίζει τις αλλαγές στο περιβάλλον, αλλά παραθέτει την καθεμία. Κάντε κλικ σε ένα στοιχείο στο παράθυρο Αναθεωρήσεις για να μεταβείτε σε κάθε αλλαγή στο έγγραφο.
• Για να δείτε αλλαγές στο κείμενο, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει την εντολή All Markup από το κουμπί μενού Display for Review.
• Όταν γελάτε ενώ εγκρίνετε ή απορρίπτετε μια αλλαγή, πατήστε Ctrl+Z για αναίρεση.
• Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε σημάδι αναθεώρησης για να το αποδεχτείτε ή να το απορρίψετε.