Πώς να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία κύριου εγγράφου του Word 2019

Το πρώτο μυθιστόρημα που έγραψα (και δεν δημοσίευσα ποτέ, φυσικά) ήταν αρκετές εκατοντάδες σελίδες. Αποθηκεύτηκε ως ένα μεμονωμένο έγγραφο. Τα έγγραφα του Word μπορεί να έχουν οποιοδήποτε μήκος, αλλά η τοποθέτηση όλων σε ένα έγγραφο μπορεί να είναι μη πρακτική. Η επεξεργασία, η αντιγραφή και η επικόλληση, η αναζήτηση και η αντικατάσταση και όλες οι άλλες λειτουργίες επεξεργασίας κειμένου γίνονται λιγότερο αποτελεσματικές όσο μεγαλώνει το έγγραφο.

Μια καλύτερη λύση για μεγάλα έγγραφα είναι να διατηρείτε κάθε κεφάλαιο, ή μεγάλο κομμάτι, ως δικό του αρχείο. Στη συνέχεια, μπορείτε να επωφεληθείτε από τη δυνατότητα Master Document του Word για να ομαδοποιήσετε τα πάντα όταν έρθει η ώρα της εκτύπωσης ή της δημοσίευσης.

• Το κύριο έγγραφο συνδυάζει όλα τα μεμονωμένα έγγραφα ή δευτερεύοντα έγγραφα, ακόμη και τους αριθμούς συνεχόμενων σελίδων, τις κεφαλίδες, τα υποσέλιδα και άλλα συνεχιζόμενα στοιχεία. Το αποτέλεσμα είναι ένα μεγάλο έγγραφο που μπορείτε να εκτυπώσετε ή να δημοσιεύσετε.
• Τι πληροί τις προϋποθέσεις ως μεγάλο έγγραφο; Οτιδήποτε πάνω από 100 σελίδες πληροί τις προϋποθέσεις, από ό,τι με αφορά.

Όταν γράφετε ένα μυθιστόρημα, δημιουργήστε κάθε κεφάλαιο ως το δικό του έγγραφο. Διατηρήστε όλα αυτά τα έγγραφα κεφαλαίων στον δικό τους φάκελο. Επιπλέον, χρησιμοποιήστε ονόματα αρχείων εγγράφων για βοήθεια με την οργάνωση. Για παράδειγμα, ονομάζω κεφάλαια χρησιμοποιώντας αριθμούς: Το πρώτο κεφάλαιο είναι 01, το δεύτερο είναι 02 και ούτω καθεξής.

Πώς να δημιουργήσετε ένα κύριο έγγραφο στο Microsoft Word

Η λειτουργία Κύριου εγγράφου του Word σάς βοηθά να συλλέγετε και να συντονίζετε μεμονωμένα έγγραφα — που ονομάζονται δευτερεύοντα έγγραφα — και να τα συνθλίβετε σε ένα μεγάλο έγγραφο. Όταν έχετε ένα κύριο έγγραφο, μπορείτε να αντιστοιχίσετε συνεχείς αριθμούς σελίδων στην εργασία σας, να εφαρμόσετε κεφαλίδες και υποσέλιδα σε ολόκληρο το έργο και να επωφεληθείτε από τον Πίνακα περιεχομένων, το Ευρετήριο και άλλες δυνατότητες δημιουργίας λιστών του Word.

Για να δημιουργήσετε ένα μεγάλο, εντυπωσιακό έγγραφο από πολλά μικρότερα έγγραφα — για να δημιουργήσετε ένα κύριο έγγραφο — ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

Ξεκινήστε ένα νέο, κενό έγγραφο στο Word.
Πατήστε Ctrl+N για να καλέσετε γρήγορα ένα νέο, κενό έγγραφο.

Αποθηκεύστε το έγγραφο.
Ναι, ξέρω — δεν έχεις γράψει ακόμα τίποτα. Μην ανησυχείτε: Με την αποθήκευση τώρα, προλαβαίνετε από το παιχνίδι και αποφεύγετε κάποια περίεργα μηνύματα σφάλματος.

Μετάβαση στην προβολή περίγραμμα.
Κάντε κλικ στην καρτέλα Προβολή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Περίγραμμα.

Στην καρτέλα Περίγραμμα στην ομάδα Κύριο έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση εγγράφου.
Η ομάδα Master Document συμπληρώνεται άμεσα με περισσότερα κουμπιά. Ένα από αυτά είναι το κουμπί Εισαγωγή, που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία του κύριου εγγράφου.

Κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή δευτερεύοντος εγγράφου για να εντοπίσετε το πρώτο έγγραφο που θα εισαγάγετε στο κύριο έγγραφο.
Τα έγγραφα πρέπει να εισαχθούν με τη σειρά. Ελπίζω να χρησιμοποιήσατε ένα έξυπνο σχέδιο ονοματοδοσίας εγγράφων.

Κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα για να κολλήσετε το έγγραφο στο κύριο έγγραφο.
Το έγγραφο εμφανίζεται στο παράθυρο, αλλά είναι άσχημο επειδή η προβολή διάρθρωσης είναι ενεργή. Μην ανησυχείτε: Δεν θα είναι άσχημο όταν τυπωθεί! Εάν σας κάνουν μια ερώτηση σχετικά με τα στυλ που βρίσκονται σε διένεξη, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι σε όλα. Διατηρεί όλα τα στυλ δευτερεύοντος εγγράφου σύμφωνα με το κύριο έγγραφο. (Αν και είναι καλύτερο όταν όλα τα έγγραφα χρησιμοποιούν το ίδιο πρότυπο εγγράφου.) Το Word ρυθμίζεται για να εισαγάγετε το επόμενο έγγραφο:

Επαναλάβετε τα βήματα 5-7 για να δημιουργήσετε το κύριο έγγραφο.

Αποθηκεύστε το κύριο έγγραφο όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή όλων των δευτερευόντων εγγράφων.

Σε αυτό το σημείο, δημιουργείται το κύριο έγγραφο. Είναι αυτό που χρησιμοποιείτε για να εκτυπώσετε ή να αποθηκεύσετε ολόκληρο το, μεγαλύτερο έγγραφο.

Μπορείτε ακόμα να επεξεργαστείτε και να εργαστείτε σε μεμονωμένα έγγραφα. Οποιεσδήποτε αλλαγές κάνετε αντικατοπτρίζονται στο κύριο έγγραφο. Στην πραγματικότητα, η μόνη φορά που χρειάζεται πραγματικά να εργαστείτε στο κύριο έγγραφο είναι όταν επιλέγετε να επεξεργαστείτε τις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα, να δημιουργήσετε έναν πίνακα περιεχομένων ή να εργαστείτε σε άλλα στοιχεία που επηρεάζουν ολόκληρο το έγγραφο.

• Όταν είστε έτοιμοι, μπορείτε να δημοσιεύσετε το κύριο έγγραφο όπως ακριβώς δημοσιεύετε οποιοδήποτε μεμονωμένο έγγραφο.

Χρησιμοποιήστε το κουμπί Σύμπτυξη δευτερευόντων εγγράφων για να αποκρύψετε όλο το κείμενο του δευτερεύοντος εγγράφου. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να δημιουργήσετε έναν πίνακα περιεχομένων ή να εργαστείτε στις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα του κύριου εγγράφου, η σύμπτυξη των δευτερευόντων εγγράφων διευκολύνει τη διαδικασία.

• Δυστυχώς, η μέθοδος του κύριου εγγράφου δεν είναι τέλεια. Είναι καλό για εκτύπωση, αλλά για τη δημιουργία ενός eBook, είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε ένα μεγάλο έγγραφο αντί για πολλά έγγραφα που χύνονται σε ένα κύριο έγγραφο.

Πώς να χωρίσετε ένα έγγραφο του Microsoft Word

Ο διαχωρισμός ενός εγγράφου δεν αποτελεί μέρος της δημιουργίας ενός κύριου εγγράφου, αλλά μπορεί να είναι ο τρόπος με τον οποίο ξεκινάτε. Εάν γράφετε το μυθιστόρημά σας ως ένα μεγάλο έγγραφο, σας συνιστώ να το χωρίσετε σε μικρότερα έγγραφα. Δεν υπάρχει απλή συντόμευση. Αντίθετα, πρέπει να κάνετε αποκοπή και επικόλληση για να δημιουργήσετε μικρότερα έγγραφα από ένα τεράστιο.

Δείτε πώς μπορείτε να χωρίσετε ένα έγγραφο:

Επιλέξτε το μισό έγγραφο — το τμήμα που θέλετε να χωρίσετε σε ένα νέο έγγραφο.
Ή, εάν χωρίζετε ένα έγγραφο σε πολλά κομμάτια, επιλέξτε το πρώτο κομμάτι που θέλετε να χωρίσετε σε ένα νέο έγγραφο. Για παράδειγμα, χωρίστε το έγγραφο στις αλλαγές κεφαλαίων ή σε μια κύρια αλλαγή επικεφαλίδας.

Κόψτε το επιλεγμένο μπλοκ.
Πατήστε Ctrl+X για να κόψετε το μπλοκ.

Καλέστε ένα νέο, κενό έγγραφο.
Το Ctrl+N κάνει το κόλπο. Εναλλακτικά, εάν χρησιμοποιείτε ένα πρότυπο (και θα έπρεπε), ξεκινήστε ένα νέο έγγραφο με αυτό το πρότυπο.

Επικολλήστε το τμήμα του εγγράφου.
Πατήστε Ctrl+V για επικόλληση. Εάν το κείμενο δεν επικολλάται με τη σωστή μορφοποίηση, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα και στην ομάδα Πρόχειρο, κάντε κλικ στο κουμπί Επικόλληση. Κάντε κλικ στο κουμπί εντολής Διατήρηση μορφοποίησης πηγής.

Αποθηκεύστε το νέο έγγραφο.

Συνεχίστε να χωρίζετε το μεγαλύτερο έγγραφο επαναλαμβάνοντας αυτά τα βήματα. Αφού ολοκληρώσετε τη διαίρεση του μεγαλύτερου εγγράφου, μπορείτε να το διαγράψετε με ασφάλεια.