Πώς να χρησιμοποιήσετε τη γρήγορη συμπλήρωση στο Excel 2016

Η δυνατότητα Flash Fill του Excel 2016 σάς δίνει τη δυνατότητα να πάρετε ένα μέρος των δεδομένων που εισάγονται σε μια στήλη ενός πίνακα φύλλου εργασίας και να εισαγάγετε ακριβώς αυτά τα δεδομένα σε μια νέα στήλη πίνακα χρησιμοποιώντας μόνο μερικές πληκτρολογήσεις. Η σειρά των καταχωρήσεων εμφανίζεται στη νέα στήλη, κυριολεκτικά αστραπιαία (άρα, το όνομά της, Flash Fill).

Το δεύτερο Excel 2016 ανιχνεύει ένα μοτίβο στις αρχικές καταχωρίσεις δεδομένων σας, οι υπόλοιπες εγγραφές αυτής της σειράς εμφανίζονται αμέσως σε κενά κελιά σε σειρές κάτω από τα οποία μπορείτε στη συνέχεια να εισαγάγετε με ένα μόνο πάτημα πλήκτρων. Και η ομορφιά είναι ότι όλα αυτά συμβαίνουν χωρίς να χρειάζεται να κατασκευάσετε ή να αντιγράψετε οποιοδήποτε είδος φόρμουλας.

Ο καλύτερος τρόπος για να κατανοήσετε το Flash Fill είναι να το δείτε σε δράση. Στο παρακάτω σχήμα, βλέπετε έναν νέο πίνακα δεδομένων που αποτελείται από τέσσερις στήλες. Τα κελιά στην πρώτη στήλη αυτού του πίνακα περιέχουν τα πλήρη ονόματα των πελατών (πρώτο, μεσαίο και τελευταίο), όλα μαζί σε μία καταχώρηση. Η δεύτερη, η τρίτη και η τέταρτη στήλη πρέπει να έχουν μόνο το πρώτο, το μεσαίο και το επώνυμο, αντίστοιχα, (έτσι ώστε συγκεκριμένα μέρη των ονομάτων των πελατών να μπορούν να χρησιμοποιηθούν στους χαιρετισμούς των εντύπων e-mail και επιστολών, όπως στο , "Hello Keith" ή "Αγαπητέ κύριε Harper").

Πίνακας δεδομένων που περιέχει πλήρη ονόματα που πρέπει να χωριστούν σε ξεχωριστές στήλες χρησιμοποιώντας το Flash Fill.

Αντί να εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο το όνομα, το μεσαίο ή το επώνυμο στις αντίστοιχες στήλες (ή να προσπαθήσετε να αντιγράψετε ολόκληρο το όνομα πελάτη από τη στήλη Α και στη συνέχεια να επεξεργαστείτε τα μέρη που δεν χρειάζονται στις στήλες Όνομα, Μέσο Όνομα και Επώνυμο), μπορεί να χρησιμοποιήσει το Flash Fill για να κάνει τη δουλειά γρήγορα και αποτελεσματικά. Και να πώς το κάνετε:

Πληκτρολογήστε Keith στο κελί B2 και ολοκληρώστε την καταχώρηση με το κάτω βέλος ή το πλήκτρο Enter.

Όταν ολοκληρώσετε αυτήν την καταχώριση με το πλήκτρο κάτω βέλους ή το πλήκτρο Enter στο πληκτρολόγιό σας, το Excel μετακινεί τον δείκτη κελιού στο κελί B3 όπου πρέπει μόνο να πληκτρολογήσετε το πρώτο γράμμα του επόμενου ονόματος για Flash Fill για να λάβετε την εικόνα.

Στο κελί B3, πληκτρολογήστε μόνο J, το πρώτο γράμμα του ονόματος του δεύτερου πελάτη.

Το Flash Fill κάνει αμέσως έναν ελιγμό τύπου Αυτόματης Συμπλήρωσης προτείνοντας το υπόλοιπο όνομα του δεύτερου πελάτη, Jonas, ως κείμενο που πρέπει να εισαγάγετε σε αυτό το κελί. Ταυτόχρονα, το Flash Fill προτείνει την εισαγωγή όλων των υπόλοιπων ονομάτων από τα πλήρη ονόματα στη στήλη Α στη στήλη Β.

Ολοκληρώστε την καταχώρηση του Jonas στο κελί B3 πατώντας το πλήκτρο Enter ή ένα πλήκτρο βέλους.

Τη στιγμή που ολοκληρώνετε την καταχώριση δεδομένων στο κελί B3, η στήλη First Name έχει ολοκληρωθεί: Το Excel εισάγει όλα τα άλλα ονόματα στη στήλη B ταυτόχρονα (πάρτε το, Barry Allen)!

Για να συμπληρώσετε αυτό το παράδειγμα πίνακα ονομάτων εισάγοντας τα μεσαία και επώνυμα στις στήλες C και D, αντίστοιχα, απλά επαναλάβετε αυτά τα βήματα σε αυτές τις στήλες. Εισαγάγετε το πρώτο μεσαίο όνομα, Austen , από το κελί A2 στο κελί C2 και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε W στο κελί C3. Συμπληρώστε την καταχώριση στο κελί C3 και οι καταχωρήσεις μεσαίου ονόματος σε αυτήν τη στήλη έχουν ολοκληρωθεί. Ομοίως, εισάγετε το πρώτο όνομα, Harper , από το κελί A2 στο κελί D2 και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε S στο κελί D3. Συμπληρώστε την καταχώριση στο κελί D3 και οι καταχωρήσεις επωνύμου για τη στήλη D ολοκληρώθηκαν, συμπληρώνοντας ολόκληρο τον πίνακα δεδομένων.

Λάβετε υπόψη ότι το Flash Fill λειτουργεί άψογα στην εξαγωγή τμημάτων μεγαλύτερων εγγραφών δεδομένων σε μια στήλη, υπό την προϋπόθεση ότι όλες οι καταχωρήσεις ακολουθούν το ίδιο μοτίβο και χρησιμοποιούν τον ίδιο τύπο διαχωριστικών (κενά, κόμματα, παύλες και παρόμοια). Για παράδειγμα, στο σχήμα, υπάρχει μια ανωμαλία στις καταχωρήσεις πλήρους ονόματος στο κελί A9 όπου μόνο το μεσαίο αρχικό με τελεία εισάγεται αντί για το πλήρες μεσαίο όνομα. Σε αυτήν την περίπτωση, το Flash Fill απλώς εισάγει το M στο κελί C9 και πρέπει να επεξεργαστείτε χειροκίνητα την καταχώρισή του για να προσθέσετε την απαραίτητη περίοδο.