Πώς να χρησιμοποιήσετε την επικύρωση δεδομένων για να διατηρήσετε τα δεδομένα του Excel καθαρά

Μια χρήσιμη εντολή που σχετίζεται με αυτήν την επιχείρηση διατήρησης καθαρών των δεδομένων σας στο Excel είναι η εντολή Επικύρωση δεδομένων. Χρησιμοποιήστε αυτήν την εντολή για να περιγράψετε ποιες πληροφορίες μπορούν να εισαχθούν σε ένα κελί. Η εντολή σάς δίνει επίσης τη δυνατότητα να παρέχετε μηνύματα που παρέχουν πληροφορίες εισαγωγής δεδομένων και μηνύματα σφάλματος που προσπαθούν να βοηθήσουν κάποιον να διορθώσει τα σφάλματα εισαγωγής δεδομένων.

Για να χρησιμοποιήσετε την επικύρωση δεδομένων, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1Επιλέξτε το εύρος του φύλλου εργασίας όπου θα πηγαίνουν τα προς επικύρωση δεδομένα.

Μπορείτε να το κάνετε αυτό σύροντας το ποντίκι σας ή χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα πλοήγησης.

2 Επιλέξτε την εντολή Data Validation της καρτέλας Data για να πείτε στο Excel ότι θέλετε να ρυθμίσετε την επικύρωση δεδομένων για την επιλεγμένη περιοχή.

Το Excel εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων.

3 Στην καρτέλα Ρυθμίσεις του παραθύρου διαλόγου Επικύρωση δεδομένων, χρησιμοποιήστε τα πλαίσια κειμένου Κριτήρια επικύρωσης για να περιγράψετε ποια είναι έγκυρα δεδομένα.

Χρησιμοποιήστε επιλογές από το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας Να επιτρέπεται, για παράδειγμα, για να δώσετε τους τύπους πληροφοριών που μπορούν να εισέλθουν στο εύρος: ακέραιοι αριθμοί, δεκαδικοί αριθμοί, τιμές από τη λίστα, έγκυρες ημερομηνίες, έγκυροι χρόνοι, κείμενο συγκεκριμένου μήκους και σύντομα.

Χρησιμοποιήστε επιλογές από το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας Δεδομένα για να καθορίσετε περαιτέρω τα κριτήρια επικύρωσής σας. Το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας Δεδομένα παρέχει πολλές συγκρίσεις που μπορούν να γίνουν ως μέρος της επικύρωσης: μεταξύ, όχι μεταξύ, ίσο με, όχι ίσο με, μεγαλύτερο από και ούτω καθεξής.

Περιορίστε τα κριτήρια επικύρωσης, εάν είναι απαραίτητο, χρησιμοποιώντας οποιοδήποτε από τα άλλα διαθέσιμα πλαίσια αναπτυσσόμενης λίστας. Σημείωση: Οι άλλες επιλογές κριτηρίων επικύρωσης εξαρτώνται από το τι εισάγετε στα πλαίσια αναπτυσσόμενης λίστας Allow και Data. Εάν υποδείξετε ότι θέλετε να επιτρέπετε μόνο ακέραιους αριθμούς μεταξύ ενός συγκεκριμένου εύρους ελάχιστων και μέγιστων τιμών, το Excel παρέχει πλαίσια κειμένου Minimum και Maximum για να εισαγάγετε ή να ορίσετε το εύρος.

Ωστόσο, εάν επιλέξετε άλλες καταχωρήσεις από τα πλαίσια αναπτυσσόμενης λίστας Allow ή Data, θα δείτε άλλα πλαίσια κειμένου να εμφανίζονται στην καρτέλα Settings. Με άλλα λόγια, το Excel προσαρμόζει την καρτέλα Ρυθμίσεις ανάλογα με το είδος των κριτηρίων επικύρωσης που ορίζετε.

4 Βελτιστοποιήστε την επικύρωση.

Αφού περιγράψετε τα κριτήρια επικύρωσης, επιλέξτε ή αποεπιλέξτε (καθαρίστε) το πλαίσιο ελέγχου Ignore Blank για να υποδείξετε εάν επιτρέπονται κενά κελιά.

5 Εξετάστε το ενδεχόμενο να επεκτείνετε το εύρος της επικύρωσης δεδομένων.

Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εφαρμογή αυτών των αλλαγών σε όλα τα άλλα κελιά με τις ίδιες ρυθμίσεις για να υποδείξετε εάν τα κριτήρια επικύρωσης πρέπει να επεκταθούν σε άλλα παρόμοια κελιά.

Κάντε κλικ στο κουμπί Εκκαθάριση όλων και το Excel διαγράφει (καταργεί) τα κριτήρια επικύρωσης.

6 Δώστε ένα μήνυμα εισαγωγής από την καρτέλα Input Message του πλαισίου διαλόγου Data Validation.

Η καρτέλα Input Message σάς δίνει τη δυνατότητα να πείτε στο Excel να εμφανίζει ένα μικρό μήνυμα όταν επιλέγεται ένα κελί με καθορισμένη επικύρωση δεδομένων. Για να δημιουργήσετε το μήνυμα εισαγωγής, εισάγετε έναν τίτλο για το μήνυμα στο πλαίσιο κειμένου Τίτλος και το κείμενο του μηνύματος στο πλαίσιο κειμένου Εισαγωγή μηνύματος. Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση μηνύματος εισαγωγής όταν το κελί είναι επιλεγμένο.

7 Δώστε ένα μήνυμα σφάλματος από την καρτέλα Ειδοποίηση σφάλματος του πλαισίου διαλόγου Επικύρωση δεδομένων.

Μπορείτε επίσης να δώσετε ένα μήνυμα σφάλματος που εμφανίζει το Excel όταν κάποιος επιχειρεί να εισαγάγει μη έγκυρα δεδομένα.

Για να δημιουργήσετε ένα μήνυμα σφάλματος, πρώτα βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση ειδοποίησης σφάλματος μετά την εισαγωγή μη έγκυρων δεδομένων. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας Στυλ για να επιλέξετε τι πρέπει να κάνει το Excel όταν συναντά μη έγκυρα δεδομένα: Διακόψτε την εισαγωγή δεδομένων στον χρήστη χωρίς την εσφαλμένη εισαγωγή δεδομένων ή απλώς εμφανίστε ένα ενημερωτικό μήνυμα μετά την εισαγωγή των δεδομένων.

8 Ακριβώς όπως δημιουργείτε ένα μήνυμα εισαγωγής, εισαγάγετε τον τίτλο του μηνύματος σφάλματος στο πλαίσιο κειμένου Τίτλος. Στη συνέχεια, εισαγάγετε το πλήρες κείμενο του μηνύματος σφάλματος στο πλαίσιο κειμένου Μήνυμα σφάλματος.

Είστε περίεργοι για τις επιλογές στο πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας Στυλ; Το στυλ της ειδοποίησης σφάλματος καθορίζει τα κουμπιά εντολών που παρουσιάζει το μήνυμα σφάλματος όταν κάποιος επιχειρεί να εισαγάγει εσφαλμένα δεδομένα. Εάν το στυλ σφάλματος είναι Διακοπή, το πλαίσιο μηνύματος σφάλματος εμφανίζει τα κουμπιά εντολών Επανάληψη και Ακύρωση.

Εάν το στυλ σφάλματος είναι Προειδοποίηση, το πλαίσιο μηνύματος σφάλματος εμφανίζει τα κουμπιά εντολών Ναι, Όχι και Ακύρωση. Εάν το στυλ σφάλματος είναι Ενημερωτικό, το πλαίσιο μηνύματος σφάλματος εμφανίζει τα κουμπιά εντολών OK και Άκυρο.