Πώς να χρησιμοποιήσετε την αυτόματη συμπλήρωση στο Excel 2016

Πολλά από τα φύλλα εργασίας που δημιουργείτε με το Excel 2016 απαιτούν την εισαγωγή μιας σειράς διαδοχικών ημερομηνιών ή αριθμών. Η δυνατότητα Αυτόματης Συμπλήρωσης του Excel κάνει σύντομη εργασία αυτού του είδους επαναλαμβανόμενης εργασίας. Το μόνο που πρέπει να εισαγάγετε είναι η αρχική τιμή για τη σειρά.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, η Αυτόματη Συμπλήρωση είναι αρκετά έξυπνη για να καταλάβει πώς να συμπληρώσει τη σειρά για εσάς όταν σύρετε τη λαβή πλήρωσης προς τα δεξιά (για να μεταφέρετε τη σειρά στις στήλες προς τα δεξιά) ή προς τα κάτω (για να επεκτείνετε τη σειρά στις παρακάτω γραμμές ).

Η λαβή Αυτόματης Συμπλήρωσης (ή Συμπλήρωσης) μοιάζει με αυτό — + — και εμφανίζεται μόνο όταν τοποθετείτε το ποντίκι στην κάτω δεξιά γωνία του ενεργού κελιού (ή στο τελευταίο κελί, όταν έχετε επιλέξει ένα μπλοκ κελιών). Εάν σύρετε μια επιλογή κελιού με το δείκτη του ποντικιού λευκού σταυρού αντί για τη λαβή Αυτόματης Συμπλήρωσης, το Excel απλώς επεκτείνει την επιλογή κελιών σε εκείνα τα κελιά που σύρετε. Εάν σύρετε μια επιλογή κελιού με τον δείκτη του βέλους, το Excel μετακινεί την επιλογή κελιού.

Όταν δημιουργείτε μια σειρά με τη λαβή πλήρωσης, μπορείτε να σύρετε μόνο προς μία κατεύθυνση κάθε φορά. Καθώς σύρετε τη λαβή πλήρωσης, το πρόγραμμα σας κρατά ενήμερους για οποιαδήποτε καταχώρηση θα εισαχθεί στο τελευταίο κελί που επιλέχθηκε στην περιοχή, εμφανίζοντας αυτήν την καταχώρηση δίπλα στον δείκτη του ποντικιού (ένα είδος συμβουλών Αυτόματης Συμπλήρωσης, αν θέλετε). Αφού επεκτείνει το εύρος με τη λαβή πλήρωσης, το Excel είτε δημιουργεί μια σειρά σε όλα τα κελιά που επιλέγετε είτε αντιγράφει ολόκληρη την περιοχή με την αρχική τιμή.

Στα δεξιά της τελευταίας καταχώρισης στη συμπληρωμένη ή αντιγραμμένη σειρά, το Excel εμφανίζει επίσης ένα αναπτυσσόμενο κουμπί που περιέχει ένα μενού συντομεύσεων επιλογών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το μενού συντόμευσης για να παρακάμψετε την προεπιλεγμένη συμπλήρωση ή αντιγραφή του Excel.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Αυτόματη Συμπλήρωση για να εισαγάγετε μια σειρά μηνών, ξεκινώντας από τον Ιανουάριο στο κελί B2 και τελειώνοντας με τον Ιούνιο στο κελί G2. Για να το κάνετε αυτό, απλά εισάγετε Jan στο κελί B2 και, στη συνέχεια, τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού (ή το δάχτυλό σας ή τη γραφίδα σας) στη λαβή πλήρωσης στην κάτω δεξιά γωνία αυτού του κελιού πριν σύρετε στο κελί G2 στα δεξιά (όπως φαίνεται εδώ).

Για να εισαγάγετε μια σειρά μηνών, εισαγάγετε τον πρώτο μήνα και, στη συνέχεια, σύρετε τη λαβή πλήρωσης προς μια κατεύθυνση για να προσθέσετε διαδοχικούς μήνες.

Όταν αφήσετε το κουμπί του ποντικιού ή αφαιρέσετε το δάχτυλό σας ή τη γραφίδα από την οθόνη αφής, το Excel συμπληρώνει τα ονόματα των υπολοίπων μηνών (Φεβρουάριος έως Ιούνιος) στα επιλεγμένα κελιά (όπως φαίνεται εδώ). Το Excel διατηρεί τα κελιά με επιλεγμένη τη σειρά μηνών, δίνοντάς σας άλλη μια ευκαιρία να τροποποιήσετε τη σειρά. (Αν περάσατε πολύ μακριά, μπορείτε να σύρετε τη λαβή πλήρωσης προς τα αριστερά για να περικόψετε τη λίστα των μηνών. Εάν δεν προχωρήσατε αρκετά, μπορείτε να τη σύρετε προς τα δεξιά για να επεκτείνετε τη λίστα των μηνών.)

Αφήστε το κουμπί του ποντικιού και το Excel γεμίζει την επιλογή κελιών με τους μήνες που λείπουν.

Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές στο αναπτυσσόμενο μενού Επιλογές αυτόματης συμπλήρωσης που εμφανίζεται. Για να εμφανίσετε αυτό το μενού, κάνετε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί που εμφανίζεται στη λαβή πλήρωσης (στα δεξιά του Ιουνίου) για να παρακάμψετε τη σειρά που δημιουργήθηκε από προεπιλογή. Για να αντιγράψετε το Excel σε καθένα από τα επιλεγμένα κελιά, επιλέξτε Αντιγραφή κελιών σε αυτό το μενού. Για να γεμίσει το πρόγραμμα τα επιλεγμένα κελιά με τη μορφοποίηση που χρησιμοποιείται στο κελί B2 (σε αυτήν την περίπτωση, το κελί έχει εφαρμοστεί έντονη γραφή), επιλέγετε Συμπλήρωση μορφοποίησης μόνο σε αυτό το μενού. Για να συμπληρώσετε το Excel στη σειρά μηνών στα επιλεγμένα κελιά χωρίς να αντιγράψετε τη μορφοποίηση που χρησιμοποιείται στο κελί B2, επιλέγετε την εντολή Συμπλήρωση χωρίς μορφοποίηση από αυτό το μενού συντόμευσης.

Δείγματα σειρών που μπορείτε να δημιουργήσετε με την Αυτόματη Συμπλήρωση

Εργασία με μια σειρά σε απόσταση

Η Αυτόματη Συμπλήρωση χρησιμοποιεί την αρχική τιμή που επιλέγετε (ημερομηνία, ώρα, ημέρα, έτος και ούτω καθεξής) για να σχεδιάσει τη σειρά. Μπορείτε να πείτε στην Αυτόματη Συμπλήρωση να δημιουργήσει μια σειρά που αλλάζει κατά κάποια άλλη τιμή: Εισαγάγετε δύο τιμές δείγματος σε γειτονικά κελιά που περιγράφουν το μέγεθος της αλλαγής που θέλετε μεταξύ κάθε τιμής της σειράς. Κάντε αυτές τις δύο τιμές την αρχική επιλογή που επεκτείνετε με τη λαβή πλήρωσης.

Για παράδειγμα, για να ξεκινήσετε μια σειρά με το Σάββατο και να εισάγετε κάθε δεύτερη μέρα σε μια σειρά, εισάγετε το Σάββατο στο πρώτο κελί και τη Δευτέρα στο κελί δίπλα. Αφού επιλέξετε και τα δύο κελιά, σύρετε τη λαβή πλήρωσης στα κελιά προς τα δεξιά όσο χρειάζεται για να συμπληρώσετε μια σειρά με βάση αυτές τις δύο αρχικές τιμές. Όταν αφήνετε το κουμπί του ποντικιού ή αφαιρείτε το δάχτυλό σας ή τη γραφίδα από την οθόνη, το Excel ακολουθεί το παράδειγμα που έχει οριστεί στα δύο πρώτα κελιά εισάγοντας κάθε δεύτερη μέρα (Τετάρτη στα δεξιά της Δευτέρας, Παρασκευή στα δεξιά της Τετάρτης και ούτω καθεξής) .

Αντιγραφή με Αυτόματη Συμπλήρωση

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Αυτόματη Συμπλήρωση για να αντιγράψετε μια καταχώριση κειμένου σε ένα εύρος κελιών (αντί να συμπληρώσετε μια σειρά σχετικών εγγραφών). Για να αντιγράψετε μια καταχώριση κειμένου σε μια περιοχή κελιών, ενεργοποιήστε το πλήκτρο Ctrl ενώ κάνετε κλικ και σύρετε τη λαβή πλήρωσης. Όταν το κάνετε, εμφανίζεται ένα σύμβολο συν στα δεξιά της λαβής πλήρωσης — το σήμα σας ότι η Αυτόματη Συμπλήρωση θα αντιγραφείτην καταχώρηση στο ενεργό κελί αντί να δημιουργήσετε μια σειρά χρησιμοποιώντας το. Μπορείτε επίσης να το καταλάβετε επειδή η καταχώριση που εμφανίζεται ως συμβουλή Αυτόματης Συμπλήρωσης δίπλα στη λαβή πλήρωσης ενώ σύρετε περιέχει το ίδιο κείμενο με το αρχικό κελί. Εάν αποφασίσετε μετά την αντιγραφή μιας αρχικής ετικέτας ή τιμής σε ένα εύρος που θα έπρεπε να την είχατε χρησιμοποιήσει για να συμπληρώσετε μια σειρά, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί που εμφανίζεται στη λαβή πλήρωσης στο κελί με την τελευταία αντιγραμμένη καταχώριση και, στη συνέχεια, επιλέξτε το Γέμισμα Εντολή σειράς στο μενού συντόμευσης Επιλογές Αυτόματης Συμπλήρωσης που εμφανίζεται.

Αν και κρατώντας πατημένο το Ctrl ενώ σύρετε τη λαβή γεμίσματος αντιγράφει μια καταχώριση κειμένου, ισχύει ακριβώς το αντίθετο όταν πρόκειται για τιμές! Ας υποθέσουμε ότι εισάγετε τον αριθμό 17 σε ένα κελί και, στη συνέχεια, σύρετε τη λαβή πλήρωσης κατά μήκος της σειράς — Το Excel απλώς αντιγράφει τον αριθμό 17 σε όλα τα κελιά που επιλέγετε.

Δημιουργία προσαρμοσμένων λιστών για Αυτόματη Συμπλήρωση

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τη δική σας προσαρμοσμένη σειρά με την Αυτόματη Συμπλήρωση. Για παράδειγμα, ας πούμε ότι η εταιρεία σας έχει γραφεία στις ακόλουθες τοποθεσίες και κουράζεστε να πληκτρολογείτε τη σειρά σε κάθε νέο υπολογιστικό φύλλο που τα απαιτεί:

• Νέα Υόρκη

• Σικάγο

• Ατλάντα

• Νέα Ορλεάνη

• Σαν Φρανσίσκο

• Λος Άντζελες

Αφού δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα με αυτές τις τοποθεσίες, μπορείτε να εισαγάγετε ολόκληρη την ακολουθία των πόλεων απλώς εισάγοντας τη Νέα Υόρκη στο πρώτο κελί και, στη συνέχεια, σύροντας τη λαβή Συμπλήρωσης στα κενά κελιά όπου θα πρέπει να εμφανίζονται οι υπόλοιπες πόλεις:

Επιλέξτε Αρχείο→ Επιλογές → Για προχωρημένους ή πατήστε Alt+FTA και, στη συνέχεια, κάντε κύλιση προς τα κάτω και κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία προσαρμοσμένων λιστών στην ενότητα Γενικά για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές (όπως φαίνεται στην εικόνα).

Εάν έχετε ήδη μπει στο χρόνο και στον κόπο να πληκτρολογήσετε την προσαρμοσμένη λίστα σε μια περιοχή κελιών, μεταβείτε στο Βήμα 2. Εάν δεν έχετε πληκτρολογήσει ακόμη τη σειρά σε ένα ανοιχτό φύλλο εργασίας, μεταβείτε στο Βήμα 4.

Δημιουργία μιας προσαρμοσμένης λίστας τοποθεσιών εταιρείας από μια σειρά υπαρχουσών καταχωρήσεων κελιών.

Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου Εισαγωγή λίστας από κελιά και, στη συνέχεια, επιλέξτε την περιοχή των κελιών στο φύλλο εργασίας που περιέχει την προσαρμοσμένη λίστα.

Μόλις αρχίσετε να επιλέγετε τα κελιά στο φύλλο εργασίας σύροντας το ποντίκι ή τον δείκτη αφής, το Excel συμπτύσσει αυτόματα το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές στο ελάχιστο για να ξεφύγει από τη μέση. Τη στιγμή που αφήνετε το κουμπί του ποντικιού ή αφαιρείτε το δάχτυλο ή τη γραφίδα σας από την οθόνη, το Excel επαναφέρει αυτόματα το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές στο κανονικό του μέγεθος.

Κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή για να αντιγράψετε αυτήν τη λίστα στο πλαίσιο λίστας Καταχωρήσεις λίστας.

Μεταβείτε στο Βήμα 6.

Επιλέξτε το πλαίσιο λίστας Καταχωρήσεις λίστας και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε κάθε καταχώρηση (με την επιθυμητή σειρά), φροντίζοντας να πατήσετε Enter αφού πληκτρολογήσετε την καθεμία.

Όταν όλες οι εγγραφές στην προσαρμοσμένη λίστα εμφανιστούν στο πλαίσιο λίστας Καταχωρήσεις λίστας με τη σειρά που θέλετε, προχωρήστε στο Βήμα 5.

Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη για να προσθέσετε τη λίστα με τις καταχωρήσεις στο πλαίσιο λίστας Προσαρμοσμένες λίστες.

Ολοκληρώστε τη δημιουργία όλων των προσαρμοσμένων λιστών που χρειάζεστε, χρησιμοποιώντας τα προηγούμενα βήματα. Όταν τελειώσετε, μεταβείτε στο Βήμα 6.

Κάντε κλικ στο OK δύο φορές, την πρώτη φορά για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές και τη δεύτερη για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel και να επιστρέψετε στο τρέχον φύλλο εργασίας στο ενεργό βιβλίο εργασίας.

Μετά την προσθήκη μιας προσαρμοσμένης λίστας στο Excel, από εκεί και πέρα ​​χρειάζεται μόνο να εισαγάγετε την πρώτη καταχώρηση σε ένα κελί και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε τη λαβή πλήρωσης για να την επεκτείνετε στα κελιά παρακάτω ή προς τα δεξιά.