Πώς να χρησιμοποιήσετε την άμεση αναζήτηση στο Outlook 2016

Το Outlook διευκολύνει τη συγκέντρωση dribs και drabs δεδομένων. Αυτό μπορεί να κάνει δύσκολη την εύρεση πληροφοριών. Το Outlook διαθέτει ένα εργαλείο που ονομάζεται Άμεση αναζήτηση που αντιμετωπίζει αυτό ακριβώς το πρόβλημα — και είναι αρκετά λείο.

Κοντά στην κορυφή του παραθύρου της Προβολής πληροφοριών, στο κέντρο της οθόνης, βλέπετε το πλαίσιο Άμεσης αναζήτησης. Είναι ένα κουτί με ένα μεγεθυντικό φακό στα δεξιά και λίγο κείμενο στα αριστερά. Κάντε κλικ σε αυτό το πλαίσιο και πληκτρολογήστε τα πρώτα γράμματα μιας λέξης που θέλετε να βρείτε στην τρέχουσα ενότητα.

Σχεδόν αμέσως, η οθόνη Προβολή πληροφοριών μένει κενή και, στη συνέχεια, εμφανίζει μόνο τα στοιχεία που περιέχουν το κείμενο που εισαγάγατε. Για παράδειγμα, εάν βρίσκεστε στη λειτουργική μονάδα Επαφές και πληκτρολογείτε jon , βλέπετε μόνο τις εγγραφές που περιέχουν ονόματα όπως Jones, Jonas και Jonquil — οποιαδήποτε λέξη περιέχει τα γράμματα jon . Ενώ το Outlook εμφανίζει τα στοιχεία που βρήκε, ο μεγεθυντικός φακός αντικαθίσταται από ένα X. Διαγράψτε τα αποτελέσματα αναζήτησης κάνοντας κλικ στο X.

Το πλαίσιο Άμεσης αναζήτησης σάς βοηθά να βρίσκετε αντικείμενα σε λίγο.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, η αναζήτηση για μια συγκεκριμένη ομάδα γραμμάτων δεν είναι αρκετά συγκεκριμένη. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε το Outlook να δείχνει απλώς τα άτομα με το όνομα Jones και τα οποία εργάζονται για την εταιρεία XYZ. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια πιο λεπτομερή αναζήτηση κάνοντας κλικ στο κουμπί Περισσότερα στην Κορδέλα αφού κάνετε κλικ μέσα στο πλαίσιο Άμεσης αναζήτησης για να την ενεργοποιήσετε. Αυτό αποκαλύπτει μια ομάδα πλαισίων με ετικέτα που μπορείτε να επιλέξετε για να αναζητήσετε συγκεκριμένους τύπους πληροφοριών.

Η ακριβής συλλογή των πλαισίων ποικίλλει ανάλογα με τη λειτουργική μονάδα του Outlook που αναζητάτε. Εάν βρίσκεστε στη λειτουργική μονάδα Επαφές, έχετε τέτοιες επιλογές όπως Όνομα, Εταιρεία, Τηλέφωνο επιχείρησης και ούτω καθεξής. Για να βρείτε όλους τους Jones στην XYZ Corporation, αναζητήστε το όνομα Jones και την εταιρεία XYZ. αμέσως, θα συμβαδίζετε με τους Jones στο XYZ.

Μπορείτε επίσης να πραγματοποιήσετε πιο λεπτομερείς αναζητήσεις. Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε αναζήτηση με όνομα και ανά εταιρεία ταυτόχρονα.

Εάν τα στοιχεία που προσφέρει το Outlook δεν ανταποκρίνονται στις ανάγκες σας, μπορείτε να κάνετε διαφορετικές επιλογές κάνοντας κλικ στην ετικέτα για κάθε τύπο πληροφοριών και, στη συνέχεια, μπορείτε να δείτε μια λίστα με άλλα είδη πληροφοριών για αναζήτηση. Για παράδειγμα, όταν κάνετε αναζήτηση στη λίστα επαφών σας, μπορείτε να επιλέξετε Πόλη ή Πολιτεία για να βρείτε άτομα σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία.

Αλλάξτε τους τύπους αναζήτησης κάνοντας κλικ στο κουμπί Περισσότερα και, στη συνέχεια, επιλέγοντας μια ετικέτα για να εμφανιστεί μια λίστα.

Ο καλύτερος τρόπος για να κατανοήσετε τη δυνατότητα Άμεσης αναζήτησης είναι να τη δοκιμάσετε. Απλώς πληκτρολογήστε μερικές πληροφορίες στο πλαίσιο για να δείτε τι λαμβάνετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο X για να δημιουργήσετε μια νέα αναζήτηση. Εάν έχετε πολλά αποτελέσματα, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Περισσότερα για να περιορίσετε τη λίστα.