Πώς να χρησιμοποιήσετε σενάρια στο Excel 2016

Το Excel 2016 σάς δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε και να αποθηκεύσετε σύνολα τιμών εισόδου που παράγουν διαφορετικά αποτελέσματα ως σενάρια με την επιλογή Διαχειριστής σεναρίων στο αναπτυσσόμενο μενού του κουμπιού "Ανάλυση What-If" στην καρτέλα "Δεδομένα" της Κορδέλας. Ένα σενάριο αποτελείται από μια ομάδα τιμών εισαγωγής σε ένα φύλλο εργασίας στο οποίο εκχωρείτε ένα όνομα, όπως Καλύτερη περίπτωση, Χειρότερη περίπτωση, Πιθανότερη περίπτωση και ούτω καθεξής.

Στη συνέχεια, για να χρησιμοποιήσετε ξανά τα δεδομένα εισόδου και να προβάλετε τα αποτελέσματα που παράγουν στο φύλλο εργασίας, απλώς επιλέγετε το όνομα του σεναρίου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και το Excel εφαρμόζει τις τιμές εισόδου που είναι αποθηκευμένες σε αυτό το σενάριο στα κατάλληλα κελιά του φύλλου εργασίας. Αφού δημιουργήσετε τα διαφορετικά σας σενάρια για ένα φύλλο εργασίας, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Scenario Manager για να δημιουργήσετε μια συνοπτική αναφορά που να δείχνει τόσο τις τιμές εισόδου που είναι αποθηκευμένες σε κάθε σενάριο όσο και τα βασικά αποτελέσματα που παράγονται από το καθένα.

Όταν δημιουργείτε ένα σενάριο για το φύλλο εργασίας σας, δημιουργείτε ένα υπολογιστικό φύλλο που χρησιμοποιεί συγκεκριμένα κελιά που αλλάζουν σε κάθε σενάριο (κατάλληλα, που ονομάζεται αλλαγή κελιών ). Για να διευκολύνετε τον εντοπισμό των μεταβαλλόμενων κελιών σε κάθε σενάριο που δημιουργείτε (ειδικά σε οποιεσδήποτε αναφορές σύνοψης σεναρίων που δημιουργείτε), θα πρέπει να αντιστοιχίσετε ονόματα εύρους στις μεταβλητές στο υπολογιστικό φύλλο με τα κουμπιά εντολής Όνομα εύρους ή Δημιουργία από επιλογή στο την καρτέλα Τύποι της Κορδέλας πριν δημιουργήσετε τα σενάρια σας.

Για να δημιουργήσετε τα σενάρια σας με το Scenario Manager, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε τα μεταβαλλόμενα κελιά στο υπολογιστικό φύλλο. δηλαδή τα κελιά των οποίων οι τιμές ποικίλλουν σε καθένα από τα σενάρια σας.

Να θυμάστε ότι μπορείτε να επιλέξετε μη γειτονικά κελιά στο φύλλο εργασίας κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Ctrl καθώς κάνετε κλικ σε αυτά.

Κάντε κλικ στο κουμπί εντολής What-If Analysis στην καρτέλα Data Ribbon και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Scenario Manager στο αναπτυσσόμενο μενού ή πατήστε Alt+AWS.

Αυτή η ενέργεια ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Διαχείριση σεναρίων.

Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση σεναρίων.

Αυτή η ενέργεια ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Προσθήκη σεναρίου, παρόμοιο με αυτό που εμφανίζεται. Το πλαίσιο διαλόγου Προσθήκη σεναρίου περιέχει ένα πλαίσιο κειμένου Όνομα σεναρίου, όπου δίνετε στο νέο σενάριο ένα περιγραφικό όνομα όπως Καλύτερη περίπτωση, Πιθανότερη περίπτωση και ούτω καθεξής. Αυτό το πλαίσιο διαλόγου περιέχει επίσης ένα πλαίσιο κειμένου Αλλαγή κελιών που περιέχει τις διευθύνσεις των μεταβλητών κελιών που επιλέξατε στο φύλλο εργασίας, ένα πλαίσιο σχολίων που περιέχει μια σημείωση με το όνομά σας και την τρέχουσα ημερομηνία, έτσι ώστε να γνωρίζετε πάντα πότε δημιουργήσατε το πλαίσιο ελέγχου συγκεκριμένου σεναρίου και Προστασίας που εμποδίζουν τους χρήστες να κάνουν αλλαγές ή/και σας επιτρέπουν να αποκρύψετε το σενάριο όταν το φύλλο εργασίας προστατεύεται.

Προσθήκη νέου πιθανότερου σεναρίου για την πρόβλεψη πωλήσεων.

Πληκτρολογήστε ένα περιγραφικό όνομα για το νέο σενάριο στο πλαίσιο κειμένου Όνομα σεναρίου.

Τώρα, θα πρέπει να ελέγξετε τις αναφορές κελιών στο πλαίσιο κειμένου Αλλαγή κελιών για να βεβαιωθείτε ότι είναι σωστές. Μπορείτε να τα τροποποιήσετε εάν είναι απαραίτητο κάνοντας κλικ στο πλαίσιο κειμένου Αλλαγή κελιών και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στα κελιά στο φύλλο εργασίας ενώ κρατάτε πατημένο το πλήκτρο Ctrl. Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε τη σημείωση στο πλαίσιο Σχόλιο εάν θέλετε να προσθέσετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις υποθέσεις σας ως μέρος του νέου σεναρίου.

Από προεπιλογή, το Excel προστατεύει ένα σενάριο από αλλαγές όταν ενεργοποιείτε την προστασία για το φύλλο εργασίας, έτσι ώστε να μην μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε το σενάριο με οποιονδήποτε τρόπο. Εάν θέλετε το Excel να αποκρύπτει το σενάριο επίσης όταν είναι ενεργοποιημένη η προστασία φύλλου εργασίας, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου Απόκρυψη. Εάν δεν θέλετε να προστατεύσετε ή να αποκρύψετε το σενάριο όταν είναι ενεργοποιημένη η προστασία φύλλου εργασίας, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου Αποτροπή αλλαγών για να αφαιρέσετε το σημάδι επιλογής του και αφήστε το πλαίσιο ελέγχου Απόκρυψη ως έχει.

Στην ενότητα Προστασία του παραθύρου διαλόγου Προσθήκη σεναρίου, επιλέξτε τι είδους προστασία σεναρίου χρειάζεστε, εάν υπάρχει, με τα πλαίσια ελέγχου Αποτροπή αλλαγών και Απόκρυψη.

Τώρα είστε έτοιμοι να καθορίσετε τις μεταβαλλόμενες τιμές για το νέο σενάριο.

Κάντε κλικ στο OK στο παράθυρο διαλόγου Προσθήκη σεναρίου.

Αυτή η ενέργεια κλείνει το παράθυρο διαλόγου Προσθήκη σεναρίου και, στη συνέχεια, ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Τιμές σεναρίου, παρόμοιο με αυτό που εμφανίζεται. Το πλαίσιο διαλόγου "Τιμές σεναρίου" αριθμεί και εμφανίζει το όνομα περιοχής (υποθέτοντας ότι ονομάσατε καθένα από τα κελιά), ακολουθούμενη από την τρέχουσα τιμή για καθεμία από τις μεταβαλλόμενες τιμές που επιλέξατε στο φύλλο εργασίας πριν ξεκινήσετε να ορίζετε διαφορετικά σενάρια για το υπολογιστικό φύλλο σας.

Καθορισμός των μεταβαλλόμενων τιμών στο παράθυρο διαλόγου Τιμές σεναρίου.

Μπορείτε να αποδεχτείτε τις τιμές που εμφανίζονται στο πλαίσιο κειμένου για κάθε κελί που αλλάζει, εάν ταιριάζει με το τρέχον σενάριο που ορίζετε ή μπορείτε να αυξήσετε ή να μειώσετε οποιαδήποτε ή όλες, όπως απαιτείται, για να αντικατοπτρίζουν τις υποθέσεις του σεναρίου.

Ελέγξτε τις τιμές στο πλαίσιο κειμένου κάθε μεταβαλλόμενου κελιού και τροποποιήστε τις τιμές όπως απαιτείται.

Τώρα είστε έτοιμοι να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου "Τιμές σεναρίου", το οποίο ολοκληρώνει τον ορισμό του νέου σεναρίου.

Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη στο παράθυρο διαλόγου Τιμές σεναρίου.

Αυτή η ενέργεια κλείνει το παράθυρο διαλόγου Τιμές σεναρίου και σας επιστρέφει στο παράθυρο διαλόγου Προσθήκη σεναρίου, όπου μπορείτε να ορίσετε ένα νέο όνομα σεναρίου για τα κελιά που αλλάζουν.

Επαναλάβετε τα βήματα 4 έως 7 για να προσθέσετε όλα τα άλλα σενάρια που θέλετε να δημιουργήσετε.

Αφού ολοκληρώσετε τον ορισμό όλων των διαφορετικών σεναρίων που θέλετε να εφαρμόσετε στις μεταβαλλόμενες τιμές στο υπολογιστικό φύλλο, μπορείτε να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου Τιμές σεναρίου και, στη συνέχεια, να επιστρέψετε στο πλαίσιο διαλόγου Διαχείριση σεναρίων, όπου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Εμφάνιση για να δείτε πώς χρησιμοποιείτε διαφορετικά σύνολα μεταβαλλόμενων τιμών επηρεάζουν το υπολογιστικό φύλλο σας.

Κάντε κλικ στο OK στο παράθυρο διαλόγου Προσθήκη τιμών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση σεναρίων.

Όταν επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου "Διαχείριση σεναρίων", τα ονόματα όλων των σεναρίων που προσθέσατε εμφανίζονται στο πλαίσιο λίστας "Σενάρια". Για παράδειγμα, στο σχήμα, βλέπετε ότι τρία σενάρια — Πιθανότατα, Καλύτερη περίπτωση και Χειρότερη Περίπτωση — παρατίθενται τώρα στο πλαίσιο λίστας Σενάρια.

Για να εμφανίσετε ένα συγκεκριμένο σενάριο στο φύλλο εργασίας που χρησιμοποιεί τις τιμές που εισαγάγατε για τα κελιά που αλλάζουν, απλώς κάνετε διπλό κλικ στο όνομα του σεναρίου σε αυτό το πλαίσιο λίστας ή κάντε κλικ στο όνομα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί εντολής Εμφάνιση. Το σχήμα δείχνει τα αποτελέσματα στο δείγμα φύλλου εργασίας πρόβλεψης μετά την εμφάνιση του χειρότερου σεναρίου.

Υπολογιστικό φύλλο μετά την εμφάνιση του χειρότερου σεναρίου.

Εάν, αφού δημιουργήσετε τα σενάρια για το φύλλο εργασίας σας, διαπιστώσετε ότι πρέπει να χρησιμοποιήσετε διαφορετικές τιμές εισόδου ή θέλετε να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε σενάρια, μπορείτε να επεξεργαστείτε τα σενάρια στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση σεναρίων.

Για να τροποποιήσετε το όνομα του σεναρίου ή/και τις τιμές εισόδου που έχουν εκχωρηθεί στα μεταβαλλόμενα κελιά αυτού του σεναρίου, κάντε κλικ στο όνομα του σεναρίου στο πλαίσιο λίστας Σενάρια και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία, ώστε να μπορείτε να κάνετε τις κατάλληλες αλλαγές στο πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία σεναρίου.

Για να καταργήσετε ένα σενάριο από ένα φύλλο εργασίας, επιλέξτε το όνομα του σεναρίου στο πλαίσιο λίστας Σενάρια και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή. Σημειώστε, ωστόσο, ότι εάν διαγράψετε ένα σενάριο κατά λάθος, δεν μπορείτε να το επαναφέρετε με την εντολή Αναίρεση. Αντίθετα, πρέπει να δημιουργήσετε ξανά το σενάριο χρησιμοποιώντας το κουμπί εντολής Προσθήκη όπως περιγράφηκε προηγουμένως.

Μπορείτε επίσης να συγχωνεύσετε σενάρια από άλλα αρχεία βιβλίου εργασίας του Excel που είναι ανοιχτά. (Φυσικά, τα βιβλία εργασίας πρέπει να μοιράζονται την ίδια διάταξη υπολογιστικού φύλλου και να αλλάζουν κελιά.) Για να συγχωνεύσετε ένα σενάριο στο τρέχον φύλλο εργασίας από άλλο βιβλίο εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί Συγχώνευση στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση σεναρίων και, στη συνέχεια, επιλέξτε το βιβλίο εργασίας από το αναπτυσσόμενο Βιβλίο πλαίσιο λίστας και το φύλλο εργασίας από το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας Φύλλο πριν κάνετε κλικ στο OK. Στη συνέχεια, το Excel αντιγράφει όλα τα σενάρια που ορίζονται για αυτό το φύλλο εργασίας και τα συγχωνεύει με τυχόν σενάρια που έχετε ορίσει για το τρέχον φύλλο εργασίας.