Πώς να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα λίστα δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας στο Office 2016

Αφού επιλέξετε τον κύριο τύπο εγγράφου στο Microsoft Office, στη συνέχεια επιλέγετε τη λίστα δεδομένων. Μια λίστα δεδομένων πρέπει να είναι σε δομημένη μορφή, όπως ένα έγγραφο του Word που περιέχει έναν πίνακα, ένα βιβλίο εργασίας του Excel ή μια βάση δεδομένων όπως η λίστα επαφών στο Outlook.

Εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε ένα υπάρχον αρχείο Word ή Excel, είναι σημαντικό να το ρυθμίσετε εκ των προτέρων. Ίσως χρειαστεί να ανοίξετε αυτό το αρχείο ξεχωριστά για να το προετοιμάσετε.

Εάν είναι πίνακας Word, έχετε υπόψη σας αυτά τα σημεία:

• Βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχει τίποτα πάνω από τον πίνακα στο αρχείο εγγράφου.

• Η πρώτη σειρά του πίνακα πρέπει να περιέχει τα ονόματα των πεδίων (ετικέτες στηλών).

• Όλες οι υπόλοιπες σειρές πρέπει να περιέχουν τις εγγραφές δεδομένων.

  

  Ένας πίνακας Word κατάλληλος για χρήση ως λίστα δεδομένων συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Εάν πρόκειται για φύλλο εργασίας του Excel, έχετε υπόψη σας αυτά τα σημεία:

• Η σειρά 1 πρέπει να περιέχει τα ονόματα των πεδίων (ετικέτες στηλών).

• Όλες οι συνεχόμενες σειρές κάτω από τη σειρά 1 περιέχουν τις εγγραφές δεδομένων.

  

  Ένα φύλλο εργασίας του Excel κατάλληλο για χρήση ως λίστα δεδομένων συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Όταν το αρχείο προέλευσης δεδομένων σας είναι έτοιμο, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να το συνδέσετε στο κύριο έγγραφό σας στο Word:

Με ανοιχτό το κύριο έγγραφο, στην καρτέλα Αλληλογραφία, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή παραληπτών.

Κάντε κλικ στην επιλογή Χρήση υπάρχουσας λίστας.

Επιλέξτε να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα λίστα.

Μεταβείτε στη θέση που περιέχει το αρχείο δεδομένων σας και επιλέξτε το.

Κάντε κλικ στο Άνοιγμα.

Επιλέξτε το αρχείο δεδομένων και κάντε κλικ στο Άνοιγμα.

Συγχαρητήρια, το αρχείο δεδομένων σας είναι πλέον συνημμένο. Ωστόσο, δεν θα παρατηρήσετε κάτι διαφορετικό ακόμα, επειδή πρέπει να εισαγάγετε πεδία συγχώνευσης.