Πώς να φιλτράρετε μια λίστα δεδομένων στο Excel 2016

Η δυνατότητα φίλτρου του Excel 2016 κάνει παιχνιδάκι να αποκρύψετε τα πάντα σε μια λίστα δεδομένων εκτός από τις εγγραφές που θέλετε να δείτε. Για να φιλτράρετε τη λίστα δεδομένων μόνο σε εκείνες τις εγγραφές που περιέχουν μια συγκεκριμένη τιμή, κάντε κλικ στο κουμπί Αυτόματο φίλτρο του κατάλληλου πεδίου για να εμφανιστεί μια αναπτυσσόμενη λίστα που περιέχει όλες τις εγγραφές που έγιναν σε αυτό το πεδίο και επιλέξτε αυτήν που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως φίλτρο.

Στη συνέχεια, το Excel εμφανίζει μόνο εκείνες τις εγγραφές που περιέχουν την τιμή που επιλέξατε σε αυτό το πεδίο. (Όλες οι άλλες εγγραφές είναι προσωρινά κρυφές.)

Εάν οι επικεφαλίδες στηλών του πίνακα της λίστας δεδομένων σας δεν έχουν προς το παρόν τα αναπτυσσόμενα κουμπιά φίλτρων που εμφανίζονται στα κελιά τους μετά τα ονόματα των πεδίων, μπορείτε να τα προσθέσετε απλά κάνοντας κλικ στο Home→Sort & Filter→Filter ή πατώντας Alt+HSF.

Για παράδειγμα, στο σχήμα, φιλτράρωσα τη λίστα δεδομένων υπαλλήλων για να εμφανιστούν μόνο εκείνες οι εγγραφές στις οποίες η Τοποθεσία είναι είτε Βοστώνη είτε Σαν Φρανσίσκο κάνοντας κλικ στο κουμπί Αυτόματο φίλτρο του πεδίου Τοποθεσία και στη συνέχεια κάνοντας κλικ στο πλαίσιο ελέγχου (Επιλογή όλων) για να αφαιρέσετε το σημάδι επιλογής . Στη συνέχεια, έκανα κλικ στα πλαίσια ελέγχου Βοστώνη και Σαν Φρανσίσκο για να προσθέσω σημάδια επιλογής σε αυτά πριν κάνω κλικ στο OK. (Είναι τόσο απλό.)

Η Λίστα δεδομένων υπαλλήλων αφού φιλτράρετε όλες τις εγγραφές εκτός από αυτές με τη Βοστώνη ή το Σαν Φρανσίσκο στο πεδίο Τοποθεσία.

Αφού φιλτράρετε μια λίστα δεδομένων έτσι ώστε να εμφανίζονται μόνο οι εγγραφές με τις οποίες θέλετε να εργαστείτε, μπορείτε να αντιγράψετε αυτές τις εγγραφές σε άλλο τμήμα του φύλλου εργασίας στα δεξιά της βάσης δεδομένων (ή καλύτερα, σε άλλο φύλλο εργασίας στο βιβλίο εργασίας). Απλώς επιλέξτε τα κελιά, κάντε κλικ στο κουμπί Αντιγραφή στην καρτέλα Αρχική σελίδα ή πατήστε Ctrl+C, μετακινήστε τον κέρσορα κελιού στο πρώτο κελί όπου θα εμφανιστούν οι αντιγραμμένες εγγραφές και, στη συνέχεια, πατήστε Enter. Αφού αντιγράψετε τις φιλτραρισμένες εγγραφές, μπορείτε να εμφανίσετε ξανά όλες τις εγγραφές στη βάση δεδομένων ή να εφαρμόσετε ένα ελαφρώς διαφορετικό φίλτρο.

Εάν διαπιστώσετε ότι το φιλτράρισμα της λίστας δεδομένων επιλέγοντας μια μεμονωμένη τιμή σε ένα πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας πεδίου σάς παρέχει περισσότερες εγγραφές από όσες πραγματικά θέλετε να αντιμετωπίσετε, μπορείτε να φιλτράρετε περαιτέρω τη βάση δεδομένων επιλέγοντας μια άλλη τιμή στο αναπτυσσόμενο μενού ενός δεύτερου πεδίου λίστα. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι επιλέγετε τη Βοστώνη ως τιμή φίλτρου στην αναπτυσσόμενη λίστα του πεδίου Τοποθεσία και καταλήγετε να εμφανίζονται εκατοντάδες εγγραφές της Βοστώνης στο φύλλο εργασίας.

Για να μειώσετε τον αριθμό των εγγραφών της Βοστώνης σε έναν πιο διαχειρίσιμο αριθμό, μπορείτε στη συνέχεια να επιλέξετε μια τιμή (όπως Ανθρώπινοι πόροι) στην αναπτυσσόμενη λίστα του πεδίου Τμήματος για να φιλτράρετε περαιτέρω τη βάση δεδομένων και να μειώσετε τις εγγραφές με τις οποίες πρέπει να εργαστείτε στην οθόνη. Όταν ολοκληρώσετε την εργασία με τα αρχεία των υπαλλήλων του Boston Human Resources, μπορείτε να εμφανίσετε ένα άλλο σύνολο εμφανίζοντας ξανά την αναπτυσσόμενη λίστα του πεδίου Dept και αλλάζοντας την τιμή του φίλτρου από το Human Resources σε κάποιο άλλο τμήμα, όπως το Accounting.

Όταν είστε έτοιμοι να εμφανίσετε ξανά όλες τις εγγραφές στη βάση δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί Αυτόματο φίλτρο του φιλτραρισμένου πεδίου (υποδεικνύεται από την εμφάνιση ενός κωνικού φίλτρου στο αναπτυσσόμενο κουμπί του) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εκκαθάριση φίλτρου από (ακολουθούμενο από το όνομα του το πεδίο σε παρένθεση) επιλογή κοντά στη μέση της αναπτυσσόμενης λίστας.

Μπορείτε να αφαιρέσετε προσωρινά τα κουμπιά AutoFilter από τα κελιά στην επάνω σειρά της λίστας δεδομένων που περιέχει τα ονόματα των πεδίων και αργότερα να τα εμφανίσετε ξανά κάνοντας κλικ στο κουμπί Φίλτρο στην καρτέλα Δεδομένα ή πατώντας Alt+AT ή Ctrl+Shift+L.