Πώς να υποβάλετε ερώτημα σε πίνακες βάσης δεδομένων της Access από το Excel 2019

Για να κάνετε ένα ερώτημα εξωτερικών δεδομένων σε έναν πίνακα βάσης δεδομένων της Microsoft Access , κάντε κλικ στην επιλογή Δεδομένα→ Λήψη δεδομένων→ Από βάση δεδομένων→ Από τη βάση δεδομένων της Microsoft Access στην κορδέλα του Excel ή πατήστε Alt+APNDC. Το Excel ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή δεδομένων, όπου επιλέγετε το όνομα της βάσης δεδομένων της Access (χρησιμοποιώντας μια επέκταση αρχείου *.mdb) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή.

Αφού το Excel δημιουργήσει μια σύνδεση με το αρχείο βάσης δεδομένων της Access που επιλέγετε στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή δεδομένων, ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Navigator. Το πλαίσιο διαλόγου Navigator χωρίζεται σε δύο παράθυρα: Επιλογή στα αριστερά και Προεπισκόπηση στα δεξιά. Όταν κάνετε κλικ στο όνομα ενός πίνακα δεδομένων ή ενός ερωτήματος στο παράθυρο επιλογής, το Excel εμφανίζει ένα τμήμα των δεδομένων Access στο παράθυρο προεπισκόπησης στα δεξιά. Για να εισαγάγετε πολλούς (σχετικούς) πίνακες δεδομένων από την επιλεγμένη βάση δεδομένων της Access, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ενεργοποίηση πολλαπλών στοιχείων. Στη συνέχεια, το Excel εμφανίζει πλαίσια ελέγχου πριν από το όνομα κάθε πίνακα στη βάση δεδομένων. Αφού επιλέξετε τα πλαίσια ελέγχου για όλους τους πίνακες που θέλετε να εισαγάγετε, έχετε μια επιλογή επιλογών:

• Κουμπί φόρτωσης για εισαγωγή των δεδομένων αρχείου Access από τα στοιχεία που έχουν επιλεγεί στο Navigator απευθείας στο τρέχον φύλλο εργασίας ξεκινώντας από την τρέχουσα θέση του δρομέα κελιού
• Η επιλογή Load To στο αναπτυσσόμενο μενού του κουμπιού Φόρτωση για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή δεδομένων όπου μπορείτε να δείτε πώς θέλετε να προβάλετε τα εισηγμένα δεδομένα της Access (ως πίνακα δεδομένων φύλλου εργασίας, Συγκεντρωτικός πίνακας, Συγκεντρωτικό γράφημα ή απλώς σύνδεση δεδομένων χωρίς εισαγωγή δεδομένων) και πού να εισαγάγετε τα δεδομένα της Access (υπάρχον ή νέο φύλλο εργασίας) καθώς και αν θα προσθέσετε ή όχι τα δεδομένα Access στο μοντέλο δεδομένων του φύλλου εργασίας
• Κουμπί Μετασχηματισμός δεδομένων για εμφάνιση των πινάκων δεδομένων της Access στο πρόγραμμα επεξεργασίας Power Query του Excel, όπου μπορείτε να υποβάλετε περαιτέρω ερωτήσεις και να μετατρέψετε τα δεδομένα πριν από την εισαγωγή στο τρέχον φύλλο εργασίας του Excel με την επιλογή Κλείσιμο & Φόρτωση ή Κλείσιμο & Φόρτωση σε

Χρησιμοποιώντας το Navigator για να επιλέξετε ποιους πίνακες δεδομένων και ερωτήματα από τη βάση δεδομένων Northwind Access θα εισαγάγετε στο τρέχον φύλλο εργασίας του Excel.

Όταν επιλέγετε την επιλογή Φόρτωση σε για να καθορίσετε πώς και πού να εισάγετε τα δεδομένα της Access, το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή δεδομένων περιέχει τα ακόλουθα κουμπιά επιλογής:

• Κουμπί επιλογής πίνακα για εισαγωγή των δεδομένων στους πίνακες δεδομένων της Access σε έναν πίνακα δεδομένων του Excel είτε στο τρέχον είτε στο νέο φύλλο εργασίας — δείτε τις κουκκίδες «Υφιστάμενο φύλλο εργασίας» και «Νέο φύλλο εργασίας» που ακολουθούν. Σημειώστε ότι όταν εισάγετε περισσότερους από έναν πίνακες δεδομένων, η επιλογή Υπάρχον φύλλο εργασίας δεν είναι πλέον διαθέσιμη και τα δεδομένα από κάθε εισαγόμενο πίνακα δεδομένων θα εισαχθούν σε ένα ξεχωριστό νέο φύλλο εργασίας στο τρέχον βιβλίο εργασίας.
• Κουμπί επιλογής αναφοράς Συγκεντρωτικού Πίνακα (η προεπιλογή) για να εισάγονται τα δεδομένα στους πίνακες δεδομένων της Access σε έναν νέο συγκεντρωτικό πίνακα που μπορείτε να δημιουργήσετε με τα δεδομένα της Access.
• Κουμπί επιλογής Συγκεντρωτικού Γραφήματος για εισαγωγή των δεδομένων στους πίνακες δεδομένων της Access σε έναν νέο συγκεντρωτικό πίνακα με ένα ενσωματωμένο συγκεντρωτικό γράφημα που μπορείτε να δημιουργήσετε με τα δεδομένα της Access.
• Μόνο το κουμπί επιλογής Δημιουργία σύνδεσης για να δημιουργήσετε μια σύνδεση με τους πίνακες βάσης δεδομένων της Access που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αργότερα για να εισαγάγετε πραγματικά τα δεδομένα της.
• Κουμπί επιλογής υπάρχοντος φύλλου εργασίας για να εισάγονται τα δεδομένα στους πίνακες δεδομένων της Access στο τρέχον φύλλο εργασίας ξεκινώντας από την τρέχουσα διεύθυνση κελιού που αναφέρεται στο παρακάτω πλαίσιο κειμένου.
• Κουμπί επιλογής Νέο φύλλο εργασίας για εισαγωγή των δεδομένων στους πίνακες δεδομένων της Access σε νέα φύλλα που έχουν προστεθεί στο τέλος των φύλλων που βρίσκονται ήδη στο βιβλίο εργασίας.
• Προσθήκη αυτών των δεδομένων στο μοντέλο δεδομένων του πλαισίου ελέγχου για να προσθέσετε τα εισαγόμενα δεδομένα στους πίνακες δεδομένων της Access στο μοντέλο δεδομένων που έχει ήδη οριστεί στο βιβλίο εργασίας του Excel χρησιμοποιώντας σχετικά, βασικά πεδία.
• Αναπτυσσόμενο κουμπί Ιδιότητες για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού με το πλαίσιο ελέγχου Εισαγωγή σχέσεων μεταξύ πινάκων (επιλεγμένο από προεπιλογή) και το στοιχείο Ιδιότητες. Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου για να αποτρέψετε το Excel από την αναγνώριση της σχέσης μεταξύ των πινάκων δεδομένων στην Access. Κάντε κλικ στο κουμπί Ιδιότητες για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης, όπου μπορείτε να τροποποιήσετε όλα τα είδη των ιδιοτήτων σύνδεσης, συμπεριλαμβανομένου του πότε ανανεώνονται τα δεδομένα της Access στο φύλλο εργασίας του Excel και του τρόπου με τον οποίο γίνεται η σύνδεση.

Η παρακάτω εικόνα σάς δείχνει ένα νέο βιβλίο εργασίας Παραγγελίες πελατών Northwind μετά την εισαγωγή των πινάκων δεδομένων πελατών και παραγγελιών από το δείγμα βάσης δεδομένων Northwind Access ως νέους πίνακες δεδομένων σε ξεχωριστά φύλλα εργασίας. Όταν εισήχθησαν οι δύο πίνακες δεδομένων, το Excel πρόσθεσε αυτόματα δύο νέα φύλλα εργασίας (Φύλλο 2 και Φύλλο 3) στο βιβλίο εργασίας, ενώ ταυτόχρονα εισήγαγε τον πίνακα δεδομένων πελατών στο Φύλλο2 (το οποίο μετονόμασα σε Πελάτες) και τον πίνακα δεδομένων παραγγελιών σε Φύλλο3 (μετονομάστηκε Παραγγελίες). Το φύλλο1 (το οποίο ήταν κενό) διαγράφηκε πριν από τη λήψη του στιγμιότυπου οθόνης.

Φύλλο εργασίας πελατών με τα δεδομένα που εισάγονται από τον πίνακα δεδομένων πελατών της Access στο δείγμα βάσης δεδομένων Northwind.

Η παρακάτω εικόνα δείχνει το ίδιο νέο βιβλίο εργασίας, αυτή τη φορά με επιλεγμένο το φύλλο εργασίας Παραγγελίες και ανοιχτό το πλαίσιο διαλόγου Διαχείριση σχέσεων (κάνοντας κλικ στο κουμπί Σχέσεις στην καρτέλα Δεδομένα ή πατώντας Alt+AA). Όταν το Excel εισήγαγε αυτούς τους δύο πίνακες δεδομένων, επανέλαβε και διατήρησε αυτόματα την αρχική σχέση μεταξύ τους στη βάση δεδομένων Northwind, όπου το πεδίο CustomerID είναι το πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού στον πίνακα δεδομένων πελατών και ένα πεδίο ξένου κλειδιού στον πίνακα δεδομένων παραγγελιών.

Φύλλο εργασίας παραγγελιών με τα δεδομένα που εισάγονται από τον πίνακα δεδομένων παραγγελιών στο δείγμα βάσης δεδομένων Northwind που δείχνει τη σχέση με τον πίνακα Πελάτες.

Αφού εισαγάγετε τα εξωτερικά δεδομένα σε ένα από τα φύλλα εργασίας του Excel, μπορείτε στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά Φίλτρο που είναι συνδεδεμένα στα διάφορα πεδία για να ταξινομήσετε τα δεδομένα και να φιλτράρετε τα δεδομένα.

Αφού εισαγάγετε δεδομένα από μια εξωτερική πηγή, όπως μια βάση δεδομένων της Microsoft Access, σε ένα φύλλο εργασίας, το Excel εμφανίζει αυτόματα ένα παράθυρο εργασιών Ερωτήματα & Συνδέσεις με δύο καρτέλες: Ερωτήματα, που εμφανίζει την πηγή(ες) των δεδομένων που εισάγονται στο τρέχον βιβλίο εργασίας και Συνδέσεις, το οποίο εμφανίζει τη σύνδεσή τους με το μοντέλο δεδομένων βιβλίου εργασίας (και μεταξύ τους εάν υπάρχουν πολλές πηγές και σχετίζονται μεταξύ τους). Εάν αυτό το παράθυρο εργασιών δεν εμφανίζεται αυτήν τη στιγμή στο τρέχον φύλλο εργασίας, κάντε κλικ στο Data→ Queries & Connections (ή πατήστε Alt+AO) για να το εμφανίσετε ξανά.

Το Excel διατηρεί μια λίστα με όλες τις εξωτερικές πηγές δεδομένων και τα ερωτήματα δεδομένων που κάνετε στο τρέχον βιβλίο εργασίας, ώστε να μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε ξανά για την εισαγωγή ενημερωμένων δεδομένων από άλλη βάση δεδομένων ή ιστοσελίδα. Για γρήγορη επανασύνδεση με μια πηγή δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί Πρόσφατες πηγές στην καρτέλα Δεδομένα (Alt+PR) για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Πρόσφατες πηγές όπου κάνετε κλικ στο όνομα του εξωτερικού αρχείου προτού επιλέξετε το κουμπί Σύνδεση. Για να επαναχρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα, κάντε κλικ στο κουμπί Υπάρχουσες συνδέσεις στην καρτέλα Δεδομένα (Alt+AX) για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Υπάρχουσες συνδέσεις για πρόσβαση σε αυτήν τη λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα του ερωτήματος για επανάληψη προτού κάνετε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα.