Πώς να ταξινομήσετε λίστες δεδομένων σε ένα μόνο πεδίο στο Excel 2013

Κάθε λίστα δεδομένων που συντάσσετε στο Excel 2013 θα έχει κάποιο είδος προτιμώμενης σειράς για τη διατήρηση των αρχείων. Μπορείτε να ταξινομήσετε σε ένα ή περισσότερα πεδία. Ανάλογα με τη λίστα, μπορεί να θέλετε να δείτε τις εγγραφές με αλφαβητική σειρά ανά επώνυμο.

Στην περίπτωση ενός πίνακα δεδομένων πελάτη, μπορεί να θέλετε να δείτε τις εγγραφές ταξινομημένες αλφαβητικά κατά το όνομα της εταιρείας. Στην περίπτωση της λίστας Δεδομένων Εργαζομένων, η προτιμώμενη σειρά είναι με αριθμητική σειρά με βάση τον αριθμό ταυτότητας που έχει εκχωρηθεί σε κάθε εργαζόμενο όταν προσλαμβάνεται.

Όταν εισάγετε αρχικά εγγραφές για μια νέα λίστα δεδομένων, αναμφίβολα τις εισάγετε είτε με την προτιμώμενη σειρά είτε με τη σειρά με την οποία ανακτάτε τις εγγραφές τους. Σύντομα θα ανακαλύψετε ότι δεν έχετε την επιλογή να προσθέσετε επόμενες εγγραφές με αυτήν την προτιμώμενη σειρά. Κάθε φορά που προσθέτετε μια νέα εγγραφή, το Excel τοποθετεί αυτήν την εγγραφή στο κάτω μέρος της βάσης δεδομένων προσθέτοντας μια νέα σειρά.

Ας υποθέσουμε ότι αρχικά εισάγατε όλες τις εγγραφές σε μια λίστα δεδομένων πελάτη με αλφαβητική σειρά ανά εταιρεία και, στη συνέχεια, προσθέσατε την εγγραφή για έναν νέο πελάτη: το Pammy's Pasta Palace . Το Excel τοποθετεί το νέο ρεκόρ στο κάτω μέρος του βαρελιού — στην τελευταία σειρά αμέσως μετά το Zastrow and Sons — αντί να το τοποθετήσει στη σωστή του θέση, που είναι κάπου μετά το Acme Pet Supplies.

Αυτό δεν είναι το μόνο πρόβλημα που μπορεί να έχετε με την αρχική σειρά εγγραφής. Ακόμα κι αν οι εγγραφές στη λίστα δεδομένων παραμένουν σταθερές, η προτιμώμενη σειρά αντιπροσωπεύει απλώς τη σειρά που χρησιμοποιείτε τις περισσότερες φορές. Τι γίνεται με εκείνες τις φορές που χρειάζεται να δεις τους δίσκους με άλλη, ειδική σειρά;

Για παράδειγμα, εάν συνήθως εργάζεστε με μια λίστα δεδομένων πελάτη με αριθμητική σειρά ανά περίπτωση, ίσως χρειαστεί να δείτε τις εγγραφές με αλφαβητική σειρά με το επώνυμο του πελάτη για να εντοπίσετε γρήγορα έναν πελάτη και να αναζητήσετε το υπόλοιπό του εκτύπωσε.

Όταν χρησιμοποιείτε εγγραφές για τη δημιουργία ετικετών αλληλογραφίας για μαζική αποστολή, θέλετε οι εγγραφές σε σειρά ταχυδρομικού κώδικα. Όταν δημιουργείτε μια αναφορά για τους αντιπροσώπους του λογαριασμού σας που δείχνει ποιοι πελάτες βρίσκονται στην επικράτεια ποιανού, χρειάζεστε τις εγγραφές με αλφαβητική σειρά ανά πολιτεία και ίσως ακόμη και ανά πόλη.

Για να ταξινομήσει σωστά το Excel τις εγγραφές σε μια λίστα δεδομένων, πρέπει να καθορίσετε ποιες τιμές πεδίου καθορίζουν τη νέα σειρά των εγγραφών. (Τέτοια πεδία είναι τεχνικά γνωστά ως κλειδιά ταξινόμησης στη γλώσσα του λάτρη της βάσης δεδομένων.) Επιπλέον, πρέπει να καθορίσετε τον τύπο παραγγελίας που θέλετε να δημιουργήσετε χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες σε αυτά τα πεδία. Επιλέξτε από δύο πιθανές παραγγελίες:

• Αύξουσα σειρά: Οι εγγραφές κειμένου τοποθετούνται με αλφαβητική σειρά από το Α έως το Ω, οι τιμές τοποθετούνται με αριθμητική σειρά από το μικρότερο προς το μεγαλύτερο και οι ημερομηνίες τοποθετούνται με τη σειρά από το παλαιότερο στο νεότερο.

• Φθίνουσα σειρά: Αυτή είναι η αντίστροφη αλφαβητική σειρά από το Ω στο Α, η αριθμητική σειρά από το μεγαλύτερο στο μικρότερο και χρονολογείται από το νεότερο προς το παλαιότερο.

Όταν χρειάζεται να ταξινομήσετε τη λίστα δεδομένων μόνο σε ένα συγκεκριμένο πεδίο (όπως το πεδίο Αριθμός εγγραφής, Επώνυμο ή Εταιρεία), απλώς κάνετε κλικ στο κουμπί Αυτόματο φίλτρο αυτού του πεδίου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην κατάλληλη επιλογή ταξινόμησης στην αναπτυσσόμενη λίστα:

• Ταξινόμηση A σε Z ή Ταξινόμηση Z σε A σε ένα πεδίο κειμένου

• Ταξινόμηση από το μικρότερο σε μεγαλύτερο ή ταξινόμηση από το μεγαλύτερο σε μικρότερο σε ένα πεδίο αριθμών

• Ταξινόμηση παλαιότερο σε νεότερο ή ταξινόμηση νεότερο σε παλαιότερο σε ένα πεδίο ημερομηνίας

Στη συνέχεια, το Excel αναδιατάσσει όλες τις εγγραφές στη λίστα δεδομένων σύμφωνα με τη νέα αύξουσα ή φθίνουσα σειρά στο επιλεγμένο πεδίο. Εάν διαπιστώσετε ότι έχετε ταξινομήσει τη λίστα κατά λάθος, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Αναίρεση στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης πρόσβασης ή πατήστε αμέσως Ctrl+Z για να επαναφέρετε τη λίστα στη σειρά πριν επιλέξετε μία από αυτές τις επιλογές ταξινόμησης.

Το Excel δείχνει πότε έχει χρησιμοποιηθεί ένα πεδίο για την ταξινόμηση της λίστας δεδομένων προσθέτοντας ένα πάνω ή κάτω βέλος στο κουμπί Αυτόματου φίλτρου. Ένα βέλος που δείχνει προς τα επάνω δείχνει ότι χρησιμοποιήθηκε η αύξουσα σειρά ταξινόμησης και ένα βέλος που δείχνει προς τα κάτω υποδεικνύει ότι χρησιμοποιήθηκε η φθίνουσα σειρά ταξινόμησης.