Πώς να ταξινομήσετε δεδομένα στην Access 2016

Πολύ λίγες βάσεις δεδομένων της Access είναι οργανωμένες σε ωραίες, βολικές αλφαβητικές λίστες. Δεν εισάγετε τα αρχεία σας αλφαβητικά. τα εισάγετε με τη σειρά που έρχονται σε εσάς. Τι κάνετε λοιπόν όταν χρειάζεστε μια λίστα προϊόντων με σειρά προϊόντων ή μια λίστα διευθύνσεων με σειρά ταχυδρομικού κώδικα αυτήν τη στιγμή;

Ταξινόμηση ανά ένα μόνο πεδίο

Η λύση βρίσκεται στις εντολές ταξινόμησης, οι οποίες είναι απίστευτα εύχρηστες. Οι εντολές ταξινόμησης βρίσκονται στην καρτέλα Αρχική της Κορδέλας, στην ενότητα Ταξινόμηση & Φίλτρο. Τα δύο κουμπιά (Αύξουσα και Φθίνουσα) κάνουν τη δουλειά αρκετά καλά:

• Η Αύξουσα ταξινόμηση ταξινομεί τις εγγραφές σας από πάνω προς τα κάτω:

  • Οι εγγραφές που ξεκινούν με Α βρίσκονται στην αρχή και οι εγγραφές που ξεκινούν με Ζ βρίσκονται στο τέλος.

  • Εάν το πεδίο σας περιέχει αριθμητικά δεδομένα (είτε πρόκειται για αληθινούς αριθμούς είτε για πεδία σύντομου κειμένου που αποθηκεύουν ταχυδρομικούς κώδικες ή για πεδία νομισμάτων που αποθηκεύουν τιμές), μια Αύξουσα ταξινόμηση τα ταξινομεί σε σειρά από τον χαμηλότερο αριθμό στον υψηλότερο.

• Η φθίνουσα ταξινόμηση ταξινομεί τις εγγραφές σας από κάτω προς τα πάνω:

  • Οι εγγραφές που ξεκινούν με Z βρίσκονται στην κορυφή και οι εγγραφές που ξεκινούν με Α βρίσκονται στο κάτω μέρος της λίστας.

  • Εάν το πεδίο σας περιέχει αριθμητικά δεδομένα, μια φθίνουσα ταξινόμηση βάζει τις εγγραφές στη σειρά από τον υψηλότερο αριθμό στον χαμηλότερο.

Εάν, μετά την ταξινόμηση με αύξουσα ή φθίνουσα σειρά, θέλετε να επαναφέρετε τα πράγματα όπως ήταν – με τη σειρά που προηγήθηκε κάνοντας κλικ σε κάποιο από αυτά τα κουμπιά – κάντε κλικ στο κουμπί Κατάργηση ταξινόμησης, που βρίσκεται ακριβώς κάτω από τα κουμπιά Αύξουσα και Φθίνουσα στην Ταξινόμηση & Ομάδα φίλτρων.

Ταξινόμηση σε περισσότερα από ένα πεδία

Τι γίνεται αν θέλετε να κάνετε ταξινόμηση κατά πολλά πεδία – όπως κατά ταχυδρομικό κώδικα και, στη συνέχεια, σε αυτήν την ταξινόμηση, θέλετε όλα τα άτομα με τον ίδιο ταχυδρομικό κώδικα να εμφανίζονται με σειρά Επωνύμου; Ή μήπως θέλετε να ταξινομήσετε όλους τους πελάτες σας κατά ένα πεδίο Κατάστασης και, στη συνέχεια, σε κάθε ομάδα πελατών που δημιουργεί, να ταξινομήσετε με βάση το τρέχον υπόλοιπο; Θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε τα παρακάτω βήματα για να τοποθετήσετε ένα είδος μέσα σε ένα άλλο.

Μπορείτε να ταξινομήσετε ανά περισσότερες από μία στήλες τη φορά ως εξής:

Κάντε κλικ στην επικεφαλίδα της πρώτης στήλης για ταξινόμηση κατά.

Ολόκληρη η στήλη επισημαίνεται.

Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Shift και κάντε κλικ στην επικεφαλίδα της τελευταίας στήλης για ταξινόμηση κατά.

Όλες οι στήλες από την πρώτη έως την τελευταία επισημαίνονται.

Επιλέξτε είτε Ταξινόμηση Αύξουσα είτε Ταξινόμηση Φθίνουσας.

Η ταξινόμηση εκτελείται πάντα από αριστερά προς τα δεξιά.

Με άλλα λόγια, δεν μπορείτε να ταξινομήσετε με βάση τα περιεχόμενα της τέταρτης στήλης και εντός αυτής με τα περιεχόμενα της τρίτης στήλης.

Η ταξινόμηση έχει τη δική της ιδιαιτερότητα κατά την εργασία με αριθμούς σε ένα πεδίο κειμένου. Κατά την ταξινόμηση ενός πεδίου που έχει αριθμούς αναμεμειγμένους με κενά και γράμματα (όπως διευθύνσεις οδών), η Access ταξινομεί τους αριθμούς σαν να ήταν γράμματα και όχι αριθμοί. Αυτή η συμπεριφορά σημαίνει ότι η Access τοποθετεί (ας πούμε) το "1065 W. Orange Street" πριν από το "129 Mulberry Street". (Χάρη στον περίεργο τρόπο με τον οποίο ο υπολογιστής σας ταξινομεί τις πληροφορίες, το 0 στη δεύτερη θέση του 1065 προηγείται του 2 στη δεύτερη θέση του 129.)