Πώς να σχεδιάσετε μια σχεσιακή βάση δεδομένων στην Access 2010

Όταν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων όπως η Access 2010, δεν μπορείτε απλώς να ξεκινήσετε την εισαγωγή δεδομένων. Αντίθετα, πρέπει να δημιουργήσετε ένα σχέδιο σχεσιακής βάσης δεδομένων, διαιρώντας τις πληροφορίες σας σε έναν ή περισσότερους πίνακες, καθένας από τους οποίους αποτελείται από πεδία (τα οποία είναι σαν τις στήλες σε ένα υπολογιστικό φύλλο). Οι πίνακες συνδέονται χρησιμοποιώντας σχεσιακές ενώσεις, όπου ένα πεδίο σε έναν πίνακα ταιριάζει (σχετίζεται με) ένα πεδίο σε άλλο. Εδώ είναι η γενική ιδέα.

Προσδιορίστε τα δεδομένα σας .

Δημιουργήστε μια λίστα με τα πιθανά πεδία (πληροφορίες), συμπεριλαμβανομένων κειμένου, αριθμών, ημερομηνίας, αληθούς/λάθους και άλλων τύπων δεδομένων.

Καταργήστε τα περιττά πεδία.

Μην αποθηκεύετε τις ίδιες πληροφορίες σε περισσότερα από ένα μέρη. Εάν μπορείτε να υπολογίσετε ένα πεδίο από ένα άλλο, αποθηκεύστε μόνο ένα. (Για παράδειγμα, αποθηκεύστε την ημερομηνία γέννησης ή την ηλικία, αλλά όχι και τα δύο.)

Οργανώστε τα πεδία σε πίνακες.

Ομαδοποιήστε τα πεδία σας σύμφωνα με αυτό που περιγράφουν, ώστε κάθε ομάδα να γίνει ένας πίνακας. Για παράδειγμα, μια βάση δεδομένων καταχώρισης παραγγελιών για ένα κατάστημα μπορεί να έχει έναν πίνακα για πελάτες, έναν για προϊόντα και έναν για παραγγελίες.

Προσθέστε πίνακες για κωδικούς και συντομογραφίες.

Σχεδιάστε να συμπεριλάβετε έναν πίνακα με ονόματα καταστάσεων και κωδικούς δύο γραμμάτων και έναν πίνακα κάθε άλλο κωδικό ή συντομογραφία που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε στη βάση δεδομένων. Θα χρησιμοποιήσετε αυτούς τους πίνακες για να δημιουργήσετε αναπτυσσόμενες λίστες τιμών από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε κατά την εισαγωγή εγγραφών.

Επιλέξτε ένα πρωτεύον κλειδί για κάθε πίνακα.

Το πρωτεύον κλειδί είναι το πεδίο που προσδιορίζει μοναδικά κάθε εγγραφή στον πίνακα. Μπορείτε να πείτε στην Access να εκχωρήσει έναν μοναδικό αριθμό αναγνωριστικού σε κάθε εγγραφή χρησιμοποιώντας ένα πεδίο AutoNumber.

Συνδέστε τους πίνακες.

Δείτε ποιοι πίνακες περιέχουν πεδία που ταιριάζουν με πεδία σε άλλους πίνακες. Σε μια βάση δεδομένων εισαγωγής παραγγελιών, ο πίνακας Παραγγελίες πρέπει να περιέχει ένα πεδίο για τον προσδιορισμό του πελάτη που υπέβαλε την παραγγελία — ένα πεδίο που ταιριάζει με το πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού στον πίνακα Πελάτες. Οι περισσότερες σχέσεις είναι ένα προς πολλά, όπου μια εγγραφή σε έναν πίνακα μπορεί να ταιριάζει με περισσότερες από μία (ή καμία) εγγραφές σε έναν άλλο πίνακα.