Πώς να σχεδιάσετε ένα βιβλίο εργασίας Excel 2016

Δεν προέρχονται όλα τα φύλλα εργασίας του Excel 2016 από πρότυπα. Πολλές φορές, χρειάζεται να δημιουργήσετε μάλλον μοναδικά υπολογιστικά φύλλα που δεν προορίζονται να λειτουργήσουν ως τυπικά μοντέλα από τα οποία δημιουργούνται ορισμένοι τύποι βιβλίων εργασίας. Στην πραγματικότητα, τα περισσότερα υπολογιστικά φύλλα που δημιουργείτε στο Excel μπορεί να είναι αυτού του είδους, ειδικά εάν η επιχείρησή σας δεν βασίζεται στη χρήση εξαιρετικά τυποποιημένων οικονομικών καταστάσεων και εντύπων.

Σχεδιάζοντας το βιβλίο εργασίας σας

Όταν δημιουργείτε ένα νέο βιβλίο εργασίας από την αρχή, πρέπει να ξεκινήσετε εξετάζοντας τη διάταξη και το σχεδιασμό των δεδομένων. Όταν κάνετε αυτόν τον νοητικό σχεδιασμό, μπορεί να θέλετε να αναρωτηθείτε μερικές από τις ακόλουθες ερωτήσεις:

• Η διάταξη του υπολογιστικού φύλλου απαιτεί τη χρήση πινάκων δεδομένων (με επικεφαλίδες στηλών και σειρών) ή λιστών (μόνο με επικεφαλίδες στηλών);

• Αυτοί οι πίνακες και οι λίστες δεδομένων πρέπει να εκτίθενται σε ένα μόνο φύλλο εργασίας ή μπορούν να τοποθετηθούν στην ίδια σχετική θέση σε πολλά φύλλα εργασίας του βιβλίου εργασίας (όπως οι σελίδες ενός βιβλίου);

• Οι πίνακες δεδομένων στο υπολογιστικό φύλλο χρησιμοποιούν τον ίδιο τύπο τύπων;

• Μερικές από τις στήλες στις λίστες δεδομένων στο υπολογιστικό φύλλο λαμβάνουν τα στοιχεία τους από τον υπολογισμό του τύπου ή λαμβάνουν τα στοιχεία τους από άλλες λίστες (που ονομάζονται πίνακες αναζήτησης ) στο βιβλίο εργασίας;

• Θα παρουσιαστούν γραφήματα κάποια από τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο και θα εμφανίζονται αυτά τα γραφήματα στο ίδιο φύλλο εργασίας (αναφέρονται ως ενσωματωμένα γραφήματα ) ή θα εμφανίζονται σε ξεχωριστά φύλλα εργασίας στο βιβλίο εργασίας (που ονομάζονται φύλλα γραφημάτων );

• Προέρχεται κάποιο από τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο από φύλλα εργασίας σε ξεχωριστά αρχεία βιβλίου εργασίας;

• Πόσο συχνά θα ενημερώνονται ή θα προστίθενται τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο;

• Πόσα δεδομένα θα περιέχει τελικά το υπολογιστικό φύλλο;

• Τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο θα κοινοποιηθούν κυρίως σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή;

Όλες αυτές οι ερωτήσεις είναι μια προσπάθεια να σας κάνουν να λάβετε υπόψη τον βασικό σκοπό και τη λειτουργία του νέου υπολογιστικού φύλλου πριν ξεκινήσετε την κατασκευή του, ώστε να καταλήξετε σε ένα σχέδιο που είναι ταυτόχρονα οικονομικό και πλήρως λειτουργικό.

Οικονομία

Η οικονομία αποτελεί σημαντική παράμετρο γιατί όταν ανοίγετε ένα βιβλίο εργασίας, όλα τα δεδομένα του φορτώνονται στη δυναμική μνήμη του υπολογιστή σας (γνωστή απλώς ως μνήμη ). Αυτό μπορεί να μην δημιουργήσει κανένα πρόβλημα εάν η συσκευή στην οποία εκτελείτε το Excel 2016 είναι ένας από τους υπολογιστές τελευταίας γενιάς με περισσότερη μνήμη από αυτή που μπορείτε να φανταστείτε να χρησιμοποιείτε ταυτόχρονα, αλλά μπορεί να δημιουργήσει μεγάλο πρόβλημα εάν εκτελείτε το Excel σε ένα μικρό tablet Windows με ελάχιστη μνήμη ή smartphone με περιορισμένη μνήμη ή μοιραστείτε το αρχείο του βιβλίου εργασίας με κάποιον του οποίου ο υπολογιστής δεν είναι τόσο καλά εξοπλισμένος. Επίσης, ανάλογα με το πόσα δεδομένα στριμώχνετε στο βιβλίο εργασίας, μπορεί ακόμη και να βλέπετε το Excel να σέρνεται και να ανιχνεύεται όσο περισσότερο εργάζεστε με αυτό.

Για να αποφύγετε αυτό το πρόβλημα, βεβαιωθείτε ότι δεν συμπληρώνετε τους πίνακες και τις λίστες δεδομένων στο βιβλίο εργασίας σας με επιπλέον άδεια κελιά "διαστήματος". Κρατήστε τους πίνακες όσο το δυνατόν πιο κοντά μεταξύ τους στο ίδιο φύλλο εργασίας (χωρίς όχι περισσότερες από μία κενή στήλη ή γραμμή ως διαχωριστικό, την οποία μπορείτε να προσαρμόσετε ώστε να κάνετε όσο πλάτος ή ψηλό θέλετε) ή — εάν το επιτρέπει το σχέδιο — κρατήστε τους στην ίδια περιοχή διαδοχικών φύλλων εργασίας.

Λειτουργικότητα

Παράλληλα με την οικονομία, πρέπει να προσέξετε και τη λειτουργικότητα του υπολογιστικού φύλλου. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να επιτρέψετε τη μελλοντική ανάπτυξη κατά την επιλογή της τοποθέτησης των πινάκων δεδομένων, των λιστών και των γραφημάτων του. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό στην περίπτωση των λιστών δεδομένων, επειδή έχουν την τάση να μεγαλώνουν όλο και περισσότερο καθώς συνεχίζετε να προσθέτετε δεδομένα, απαιτώντας όλο και περισσότερες σειρές από τις ίδιες λίγες στήλες στο φύλλο εργασίας. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει συνήθως να θεωρείτε όλες τις σειρές των στηλών που χρησιμοποιούνται σε μια λίστα δεδομένων ως "εκτός ορίων". Στην πραγματικότητα, τοποθετείτε πάντα γραφήματα και άλλους υποστηρικτικούς πίνακες στα δεξιά της λίστας και όχι κάπου κάτω από την τελευταία γραμμή που χρησιμοποιήθηκε. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να συνεχίσετε να προσθέτετε δεδομένα στη λίστα σας χωρίς να χρειάζεται να σταματήσετε και πρώτα να απομακρύνετε κάποιο άσχετο στοιχείο.

Αυτή η χωρική ανησυχία δεν είναι η ίδια όταν τοποθετείτε έναν πίνακα δεδομένων που θα αθροίζει τις τιμές τόσο στις σειρές όσο και στις στήλες — για παράδειγμα, ένας πίνακας πωλήσεων που αθροίζει τις μηνιαίες πωλήσεις σας ανά είδος με τύπους που υπολογίζουν τα μηνιαία σύνολα στην τελευταία σειρά του πίνακα και των τύπων που υπολογίζουν τα σύνολα στοιχείων στην τελευταία στήλη. Σε αυτόν τον πίνακα, δεν ανησυχείτε μήπως χρειαστεί να μετακινήσετε άλλα στοιχεία, όπως ενσωματωμένα γραφήματα ή άλλους υποστηρικτικούς ή άσχετους πίνακες δεδομένων, επειδή χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα του Excel να επεκτείνει τις γραμμές και τις στήλες του πίνακα από μέσα.

Καθώς το τραπέζι διαστέλλεται ή συστέλλεται, τα γύρω στοιχεία κινούνται σε σχέση και με την επέκταση και συστολή του τραπεζιού. Κάνετε αυτό το είδος επεξεργασίας στον πίνακα, επειδή η εισαγωγή νέων γραμμών και στηλών του πίνακα μπροστά από τους τύπους διασφαλίζει ότι μπορούν να συμπεριληφθούν στους υπολογισμούς αθροίσματος. Με αυτόν τον τρόπο, η γραμμή και η στήλη των τύπων στον πίνακα δεδομένων λειτουργεί ως ένα όριο που επιπλέει με την επέκταση ή τη συστολή των δεδομένων του, αλλά κρατά όλα τα άλλα στοιχεία σε απόσταση.

Ολοκληρώνοντας τη σχεδίαση του βιβλίου εργασίας σας

Αφού λίγο-πολύ έχετε σχεδιάσει πού πηγαίνουν όλα στο νέο σας υπολογιστικό φύλλο, είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε τη δημιουργία των νέων πινάκων και λιστών. Ακολουθούν μερικές γενικές υποδείξεις σχετικά με τον τρόπο ρύθμισης ενός νέου πίνακα δεδομένων που περιλαμβάνει απλούς υπολογισμούς αθροίσματος:

• Εισαγάγετε τον τίτλο του πίνακα δεδομένων στο πρώτο κελί, το οποίο σχηματίζει την αριστερή και την επάνω άκρη του πίνακα.

• Εισαγάγετε τη σειρά των επικεφαλίδων στηλών στη γραμμή κάτω από αυτό το κελί, ξεκινώντας από την ίδια στήλη με το κελί με τον τίτλο του πίνακα.

• Εισαγάγετε τις επικεφαλίδες των σειρών κάτω από την πρώτη στήλη του πίνακα, ξεκινώντας από την πρώτη σειρά που θα περιέχει δεδομένα. (Αν το κάνετε αυτό αφήνει ένα κενό κελί όπου η στήλη των επικεφαλίδων σειρών τέμνει τη γραμμή των επικεφαλίδων στηλών.)

• Κατασκευάστε τον πρώτο τύπο που αθροίζει στήλες από (ακόμα κενές) καταχωρίσεις κελιών στην τελευταία σειρά του πίνακα και, στη συνέχεια, αντιγράψτε αυτόν τον τύπο σε όλες τις υπόλοιπες στήλες του πίνακα.

• Κατασκευάστε τον πρώτο τύπο που αθροίζει τις σειρές των (ακόμα κενών) καταχωρήσεων κελιών στην τελευταία στήλη του πίνακα και, στη συνέχεια, αντιγράψτε αυτόν τον τύπο στις υπόλοιπες σειρές του πίνακα.

• Μορφοποιήστε τα κελιά ώστε να διατηρούν τις τιμές του πίνακα και, στη συνέχεια, καταχωρίστε τα στα κελιά τους ή εισαγάγετε τις τιμές που θα υπολογιστούν και, στη συνέχεια, μορφοποιήστε τα κελιά τους. (Αυτή είναι πραγματικά η επιλογή σας.)

Όταν ρυθμίζετε μια νέα λίστα δεδομένων σε ένα νέο φύλλο εργασίας, εισαγάγετε το όνομα της λίστας στο πρώτο κελί του πίνακα και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τη σειρά των επικεφαλίδων στηλών στην παρακάτω σειρά. Στη συνέχεια, εισαγάγετε την πρώτη σειρά δεδομένων κάτω από τις κατάλληλες επικεφαλίδες στηλών.

Άνοιγμα νέων κενών βιβλίων εργασίας

Αν και μπορείτε να ανοίξετε ένα νέο βιβλίο εργασίας από την οθόνη του Excel στην προβολή Backstage όταν ξεκινάτε για πρώτη φορά το πρόγραμμα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία ενός νέου υπολογιστικού φύλλου από την αρχή, θα συναντήσετε περιπτώσεις που πρέπει να ανοίξετε το δικό σας κενό βιβλίο εργασίας μέσα από το φύλλο εργασίας η ίδια η περιοχή. Για παράδειγμα, εάν εκκινήσετε το Excel ανοίγοντας ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας που χρειάζεται επεξεργασία και στη συνέχεια προχωρήσετε στη δημιουργία ενός νέου υπολογιστικού φύλλου, θα χρειαστεί να ανοίξετε ένα κενό βιβλίο εργασίας (το οποίο μπορείτε να κάνετε πριν ή μετά το κλείσιμο του βιβλίου εργασίας με το οποίο ξεκινήσατε το Excel ).

Ο ευκολότερος τρόπος για να ανοίξετε ένα κενό βιβλίο εργασίας είναι να πατήσετε Ctrl+N. Το Excel ανταποκρίνεται ανοίγοντας ένα νέο βιβλίο εργασίας, στο οποίο δίνεται ένα γενικό όνομα Βιβλίου με τον επόμενο αχρησιμοποίητο αριθμό (Βιβλίο2, εάν ανοίξατε το Excel με ένα κενό Βιβλίο1). Μπορείτε επίσης να κάνετε το ίδιο πράγμα στην προβολή Backstage επιλέγοντας Αρχείο→ Νέο και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στη μικρογραφία Κενό βιβλίο εργασίας.

Μόλις ανοίξετε ένα κενό βιβλίο εργασίας, το Excel ενεργοποιεί το παράθυρο του εγγράφου του. Για να επιστρέψετε στη συνέχεια σε άλλο βιβλίο εργασίας που έχετε ανοίξει (κάτι που θα κάνατε αν θέλετε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε ορισμένα από τα δεδομένα του σε ένα από τα κενά φύλλα εργασίας), κάντε κλικ στο κουμπί του στη γραμμή εργασιών των Windows ή πατήστε Alt+Tab μέχρι το εικονίδιο του αρχείου επιλέγεται στο πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζεται στη μέση της οθόνης.

Αν ποτέ ανοίξετε ένα κενό βιβλίο εργασίας κατά λάθος, μπορείτε απλώς να το κλείσετε αμέσως πατώντας Ctrl+W, επιλέγοντας Αρχείο→ Κλείσιμο ή πατώντας Alt+FC. Στη συνέχεια, το Excel κλείνει το παράθυρο του εγγράφου του και σας επιστρέφει αυτόματα στο παράθυρο του βιβλίου εργασίας που ήταν αρχικά ανοιχτό τη στιγμή που ανοίξατε κατά λάθος το κενό βιβλίο εργασίας.