Πώς να συντάξετε έγγραφα με το Office 365

Στο Office 365, μπορείτε να συντάξετε έγγραφα σε Word, PowerPoint και OneNote ή μια συλλογή εγγράφων ταυτόχρονα με άλλα. Εάν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή Web Excel (όχι την έκδοση για επιτραπέζιους υπολογιστές), μπορείτε επίσης να πραγματοποιήσετε συνεργασία σε πραγματικό χρόνο με άλλους. Αυτή η δυνατότητα είναι δυνατή με τη χρήση τεχνολογιών SharePoint Online.

Για το Word και το PowerPoint, ενεργοποιήστε την παρακολούθηση της κύριας και της δευτερεύουσας έκδοσης στη βιβλιοθήκη εγγράφων προτού ξεκινήσετε τη συγγραφή. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να διατηρήσετε ένα ιστορικό του εγγράφου καθώς περνά από τη φάση επεξεργασίας, να επιστρέψετε σε μια παλαιότερη έκδοση εάν είναι απαραίτητο και να υποδείξετε τα ορόσημα που επιτεύχθηκε στη διαδικασία συνεργασίας επισημαίνοντας το έγγραφο ως κύρια έκδοση.

Ιδανικά για τα σημειωματάρια OneNote, θα πρέπει να ενεργοποιείτε μόνο τις κύριες εκδόσεις, επειδή πάρα πολλές δευτερεύουσες εκδόσεις μπορεί να προκαλέσουν σφάλματα συγχρονισμού που μπορεί να οδηγήσουν σε απώλεια δεδομένων. Το ένα μειονέκτημα σε αυτό, ωστόσο, είναι ότι πρέπει να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή βιβλιοθήκη εγγράφων για τα σημειωματάρια OneNote.

Εναλλακτικά, μπορείτε να περιορίσετε τον αριθμό των αποθηκευμένων εκδόσεων για την αποφυγή σφαλμάτων. Λάβετε υπόψη τις ανάγκες της επιχείρησής σας για να καθορίσετε εάν πρέπει να είναι ενεργοποιημένες και οι κύριες και οι δευτερεύουσες εκδόσεις για σημειωματάρια OneNote.

Όταν ενεργοποιείτε την έκδοση εκδόσεων για μια βιβλιοθήκη εγγράφων, έχετε την επιλογή να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα Απαιτείται έλεγχος. Εάν επιλέξετε Ναι στην περιοχή Απαιτείται έλεγχος των εγγράφων πριν από την επεξεργασία τους;, ουσιαστικά λέτε ότι κανείς άλλος δεν μπορεί να επεξεργαστεί το έγγραφο ενώ το έχετε ελέγξει.

Άλλοι χρήστες μπορούν να δουν ένα αντίγραφο του εγγράφου μόνο για ανάγνωση, αλλά δεν θα μπορούν να το τροποποιήσουν και να το αποθηκεύσουν πίσω στη βιβλιοθήκη εγγράφων. Επειδή αυτό είναι αντίθετο με αυτό που θέλετε να επιτύχετε όταν συντάσσετε έγγραφα, μην ενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα.

Από προεπιλογή, οι βιβλιοθήκες του SharePoint δεν το έχουν ενεργοποιημένο. Παρόλα αυτά, εξακολουθείτε να έχετε τη δυνατότητα να ελέγξετε ένα έγγραφο από τη βιβλιοθήκη και όταν το κάνετε αυτό, κανένας άλλος δεν θα μπορεί να εργαστεί στο έγγραφο όσο το έχετε ελέγξει.

Το Excel Web App 2010 είναι μια έκδοση cloud της εφαρμογής επιτραπέζιου υπολογιστή με δυνατότητα προβολής από ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού με υψηλή πιστότητα, με αποτέλεσμα μια οπτικά οικεία εμφάνιση και αίσθηση ως αντίστοιχη επιφάνεια εργασίας. Η τεχνολογία για τους μαθηματικούς υπολογισμούς είναι η ίδια στην εφαρμογή Ιστού όπως και στην εφαρμογή για υπολογιστές.

Επομένως, ανεξάρτητα από το αν εισαγάγατε τον τύπο στο υπολογιστικό φύλλο σας από την εφαρμογή web ή τον υπολογιστή-πελάτη για υπολογιστές, μπορείτε να λάβετε τα ίδια αποτελέσματα.

Η από κοινού συγγραφή στο Excel Web App είναι σαν μαγικό. Βλέπετε τις αλλαγές που έγιναν από τον συν - συγγραφέα σας να εμφανίζονται αυτόματα στην οθόνη σας μόλις ο συντάκτης σας μετακινηθεί σε διαφορετικό κελί. Μπορείτε να δείτε ποιος επεξεργάζεται το υπολογιστικό φύλλο κάνοντας κλικ στη γραμμή κατάστασης συγγραφής στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης.