Πώς να συνομιλήσετε στο Outlook Web App

Γνωρίζετε πόσο αποτελεσματική μπορεί να είναι η εργασία όταν βρίσκεστε στο γραφείο σας και έχετε πρόσβαση στις εφαρμογές γραφείου του Office. Από το Outlook, μπορείτε εύκολα να στείλετε μηνύματα στους συναδέλφους σας, να πραγματοποιήσετε μια κλήση, να στείλετε ένα e-mail και απλά να απολαύσετε τις καμπάνες και τις σφυρίχτρες της πλούσιας λειτουργικότητας των εφαρμογών επιτραπέζιου υπολογιστή.

Τι γίνεται όμως αν δεν είστε στο γραφείο σας και χρησιμοποιείτε τον υπολογιστή κάποιου άλλου; Τι γίνεται αν χρειαστεί να ενημερώσετε γρήγορα έναν συνάδελφο μέσω άμεσων μηνυμάτων για την κατάσταση ενός έργου στο οποίο εργάζεστε και οι δύο και δεν απαντά στο τηλέφωνό του;

Ακόμα χειρότερα, ξέρετε ότι είναι συνδεδεμένος επειδή η παρουσία του είναι πράσινη στο Outlook Web App! Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να εγκαταλείψετε την παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητα επειδή δεν έχετε πρόσβαση στην εφαρμογή για υπολογιστές; Η απάντηση είναι όχι.

Εάν ο συνάδελφός σας βρίσκεται ήδη στη λίστα επαφών σας, η έναρξη μιας συνεδρίας συνομιλίας χρησιμοποιώντας το Outlook Web App είναι απλή. Μπορείτε είτε να κάνετε διπλό κλικ στο όνομά του από τη λίστα επαφών σας είτε από ένα e-mail για να ανοίξετε ένα παράθυρο συνομιλίας.

Πληκτρολογήστε το μήνυμά σας στο κάτω παράθυρο και κάντε κλικ στην Αποστολή. Ένα παράθυρο συνομιλίας εμφανίζεται στον υπολογιστή του συναδέλφου σας με το μήνυμά σας που του επιτρέπει να απαντήσει. Όταν τελειώσετε, κλείστε το παράθυρο κάνοντας κλικ στο κουμπί X στην επάνω δεξιά γωνία.

Για να προσθέσετε έναν συνάδελφο στη λίστα επαφών σας, κάντε τα εξής:

Κάντε κλικ στην Προσθήκη επαφής στην περιοχή Λίστα επαφών στο αριστερό πλαίσιο πλοήγησης στο Outlook Web App.

Από το παράθυρο διαλόγου ιστοσελίδας Βιβλίο διευθύνσεων, κάντε διπλό κλικ στον χρήστη που θέλετε να προσθέσετε.

Το όνομα του χρήστη θα πρέπει να εμφανίζεται στο πλαίσιο στα δεξιά της εντολής Προσθήκη. Εάν εργάζεστε για έναν μεγάλο οργανισμό, μπορείτε να πραγματοποιήσετε αναζήτηση για έναν χρήστη στο πλαίσιο αναζήτησης.

Πίσω στη διεπαφή του Outlook Web App, βλέπετε τους χρήστες που προσθέσατε στη λίστα επαφών σας.

Ο συνάδελφός σας θα λάβει την πρόσκλησή σας και μπορεί είτε να την αποδεχτεί είτε να την απορρίψει.

Αφού γίνει αποδεκτή η πρόσκληση, το όνομά του θα γίνει ενεργό και θα εμφανιστεί στη λίστα επαφών σας.

Στο Outlook Web App, θα δείτε δύο στοιχεία στο αριστερό πλαίσιο πλοήγησης που έχουν την ίδια εμφάνιση: τη Λίστα επαφών και το φάκελο Επαφές. Μην μπερδεύετε τα δύο, ειδικά επειδή μπορεί να δείτε την ίδια επαφή σε ένα από αυτά. Χρησιμοποιείτε τη Λίστα επαφών για συνομιλία όχι μόνο με τους συναδέλφους σας αλλά και με χρήστες του Lync 2010 σε άλλες εταιρείες, εάν η συνένωση τομέα είναι ενεργοποιημένη στο Office 365.

Ο φάκελος Επαφές από την άλλη, είναι όπου αποθηκεύετε πληροφορίες για άτομα και ομάδες.