Πώς να συνεργαστείτε στο διαδίκτυο με το Word 2016

Οι περισσότερες αλλαγές εγγράφων του Word 2016 γίνονται διαδοχικά: Γράφετε κάτι, αποθηκεύετε και, στη συνέχεια, κάποιος άλλος εργάζεται στο έγγραφο. Εάν αυτό το χάος δεν είναι αρκετό για εσάς, το Word σάς επιτρέπει να προσκαλείτε άτομα να επεξεργαστούν ένα έγγραφο ενώ εργάζεστε σε αυτό. Αυτή η δυνατότητα συνεργασίας ονομάζεται Κοινή χρήση, πιθανώς επειδή δεν ήταν διαθέσιμο καλύτερο όνομα ή επειδή η Microsoft πιέστηκε για χρόνο.

Για να λειτουργήσει η κοινή χρήση εγγράφων, αποθηκεύστε το έγγραφό σας στο cloud ή στο χώρο αποθήκευσης στο Διαδίκτυο. Συγκεκριμένα, το έγγραφο πρέπει να αποθηκευτεί στον χώρο αποθήκευσης One Drive της Microsoft.

Κοινή χρήση εγγράφου στο Word 2016

Αφού αποθηκεύσετε το έγγραφό σας στον ηλεκτρονικό χώρο αποθήκευσης του OneDrive, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να το καταστήσετε διαθέσιμο για συνεργασία:

Κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση.

Αυτό το κουμπί βρίσκεται πάνω από την Κορδέλα, κοντά στο επάνω δεξιό μέρος του παραθύρου του εγγράφου.

Μετά την επιτυχία, εμφανίζεται το παράθυρο Κοινή χρήση.

Συμπληρώστε πληροφορίες σχετικά με τους συνεργάτες σας.

Πληκτρολογήστε στο πλαίσιο Πρόσκληση ατόμων τη διεύθυνση email του ατόμου ή των ατόμων με τα οποία θέλετε να μοιραστείτε το έγγραφο. Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook ως βιβλίο διευθύνσεων του υπολογιστή σας, κάντε κλικ στο εικονίδιο Διεύθυνση στα δεξιά του πλαισίου Πρόσκληση ατόμων για αυτόματη προσθήκη ατόμων.

Επιλέξτε εάν οι συνεργάτες μπορούν να επεξεργαστούν ή όχι.

Επιλέξτε Can View από το μενού και τα άτομα που προσκαλείτε μπορούν να διαβάσουν το έγγραφο. Επιλέξτε Can Edit και μπορούν να κάνουν αλλαγές.

Πληκτρολογήστε ένα μήνυμα στο πλαίσιο Συμπερίληψη μηνύματος.

Κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση.

Οι προσκλήσεις αποστέλλονται.

Τελικά, οι παραλήπτες λαμβάνουν την πρόσκληση μέσω email. Για πρόσβαση στο κοινόχρηστο έγγραφο, κάνουν κλικ στον σύνδεσμο στη διεύθυνση email. Το πρόγραμμα περιήγησής τους ανοίγει και εμφανίζει το έγγραφο. Εάν θέλουν να επεξεργαστούν το έγγραφο, κάνουν κλικ στο σύνδεσμο Επεξεργασία στο κουμπί προγράμματος περιήγησης. Σε εκείνο το σημείο, το πρόγραμμα περιήγησής τους εμφανίζει το έγγραφο όπως εμφανίζεται στο Word, με μια προσαρμοσμένη έκδοση της Κορδέλας. Χακάρετε.

Έλεγχος ενημερώσεων στο Word 2016

Για να προσδιορίσετε εάν κάποιος έχει επεξεργαστεί το κοινόχρηστο έγγραφό σας ή ακόμα και αν το επεξεργάζεται αυτήν τη στιγμή, ανοίξτε το κοινόχρηστο έγγραφο και κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση που βρίσκεται κοντά στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου του εγγράφου. Το παράθυρο Κοινή χρήση παραθέτει όλους τους συνεργάτες και αν επεξεργάζονται ή όχι αυτήν τη στιγμή.

Εάν κάποιος συνεργάτης έχει αλλάξει το έγγραφο, αποθηκεύστε το αντίγραφό σας για να δείτε τις ενημερώσεις: Κάντε κλικ στο εικονίδιο Αποθήκευση στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης πρόσβασης ή πατήστε Ctrl+S. Οποιοδήποτε τροποποιημένο περιεχόμενο εμφανίζεται στο έγγραφο με έγχρωμη επικάλυψη, παρόμοια με τον τρόπο εμφάνισης των σημάτων αναθεώρησης, όπως καλύφθηκε νωρίτερα σε αυτό το κεφάλαιο.

Για να ελέγξετε εάν εκκρεμούν ενημερώσεις, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και στην οθόνη Πληροφορίες αναζητήστε και κάντε κλικ στο κουμπί με τίτλο Διαθέσιμες ενημερώσεις εγγράφου.