Πώς να προσθέσετε το πρόσθετο Excel για Οικονομικά και Λειτουργίες στο Dynamics 365

Οικονομικά και Excel πάνε χέρι-χέρι. Οι δημιουργοί του Dynamics 365 γνωρίζουν την αξία των ενσωματώσεων και κατανοούν τη σημασία του Excel. Οι λογιστές ζουν και αναπνέουν υπολογιστικά φύλλα του Excel. Χωρίς μια εκτενή, αποτελεσματική και εύχρηστη ενσωμάτωση του Excel, η αξία του χρηματοοικονομικού λογισμικού σας είναι σοβαρά περιορισμένη.

Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το σύστημά σας ERP, πρέπει να μπορείτε να εξάγετε δεδομένα από το σύστημα ERP στο Excel με το πάτημα ενός κουμπιού. Πρέπει να είστε σε θέση να δημιουργήσετε εγγραφές ημερολογίου σε ένα πρότυπο Excel και να τις φορτώσετε στο σύστημά σας ERP με ένα κλικ του ποντικιού. Χρειάζεστε ζωντανούς συνδέσμους μεταξύ βιβλίων εργασίας του Excel και εγγραφών εντός του συστήματος ERP, έτσι ώστε όταν μια εγγραφή ενημερώνεται από κάποιον στον οργανισμό σας, το υπολογιστικό φύλλο του Excel αντικατοπτρίζει αυτή την αλλαγή μόλις ανανεώσετε τη σύνδεση. Αυτές τις μέρες, δεν αρκεί να έχετε τη δυνατότητα να αντλείτε αποσπάσματα παλιών δεδομένων από το ERP σας στο Excel. Ευτυχώς, το πρόσθετο Excel για Finance and Operations παρέχει ισχυρή ενοποίηση μεταξύ του Dynamics 365 και του Excel για το Office 365.

Η ενοποίηση του Dynamics 365 λειτουργεί μόνο με μια πρόσφατη έκδοση του Excel. Στην ιδανική περίπτωση, θα πρέπει να χρησιμοποιείτε το Office 365 μαζί με το Dynamics 365, και τις δύο εκδόσεις που βασίζονται στο cloud. Βεβαιωθείτε ότι η έκδοση του Excel είναι τουλάχιστον 16.0.6868.2060. Για να δείτε τον αριθμό έκδοσης, ξεκινήστε το Excel, επιλέξτε Λογαριασμός από το μενού Αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Σχετικά με το Excel. Ο αριθμός έκδοσης εμφανίζεται στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου Πληροφορίες.

Ο τρόπος με τον οποίο το Excel λειτουργεί με το Dynamics 365 for Finance and Operations είναι μέσω ενός πρόσθετου Excel. Ένα πρόσθετο Excel είναι ένα πρόγραμμα που εγκαθιστάτε και επεκτείνει τη λειτουργικότητα του Excel. Αυτά τα πρόσθετα προγράμματα έχουν σχεδιαστεί ειδικά για το Excel και δεν εκτελούνται εκτός του Excel. Αντίθετα, αυξάνουν αυτό που μπορεί να κάνει το Excel. Μερικοί από τους τρόπους με τους οποίους τα πρόσθετα επεκτείνουν το Excel είναι η συμπερίληψη αυτών των στοιχείων:

• Παράθυρα εργασιών και παράθυρα περιεχομένου που βασίζονται στον ιστό: Εμφανίζουν και σας επιτρέπουν να αλληλεπιδράτε με δεδομένα από άλλη εφαρμογή που σχετίζεται με δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο Excel
• Προσαρμοσμένα στοιχεία μενού και κουμπιά κορδέλας: Σας παρέχουν περισσότερες δυνατότητες και λειτουργικότητα
• Παράθυρα διαλόγου: Σας επιτρέπουν να παρέχετε πρόσθετες πληροφορίες ή να επαληθεύετε διαδικασίες πριν τις εκτελέσετε

Το πρόσθετο που χρειάζεστε για να ενσωματώσετε το Excel με το Dynamics 365 είναι το πρόσθετο Microsoft Dynamics Office. Για να το εγκαταστήσετε, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Εκκινήστε το Microsoft Excel.

Στην καρτέλα Εισαγωγή, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στην ομάδα Πρόσθετα. Εναλλακτικά, εάν εκτελείτε την έκδοση του Excel Online, κάντε κλικ στο κουμπί Πρόσθετα του Office και, στη συνέχεια, στο κουμπί Αποθήκευση στο παράθυρο Πρόσθετα του Office που εμφανίζεται.
Ανοίγει το Office Store.

Ελέγξτε τη μέθοδο πλοήγησης στο μενού στο κουμπί Πρόσθετα στην ηλεκτρονική έκδοση. σε σχέση με τις πλήρεις εκδόσεις του Excel.

Κουμπί αποθήκευσης που χρησιμοποιείται για την εύρεση του πρόσθετου Excel.

Ελέγξτε τη μέθοδο πλοήγησης στο μενού στο κουμπί Πρόσθετα στην πλήρη έκδοση του Excel.

Το κουμπί πρόσθετα του Office βρέθηκε στο Excel Online.

Στο πλαίσιο κειμένου Αναζήτηση του Store, πληκτρολογήστε Dynamics και πατήστε Enter.

Από τα αποτελέσματα, κάντε κλικ στον σύνδεσμο πρόσθετο του Microsoft Dynamics Office.

Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, επιλέξτε την επιλογή Trust This Add-in.

Πρέπει να προσδιορίσετε ότι εμπιστεύεστε το πρόσθετο μόνο την πρώτη φορά που το εκτελείτε, όχι κάθε φορά.

Εισαγάγετε τη διεύθυνση URL της παρουσίας ενοικιαστή Οικονομικών και Λειτουργιών.
Μπορείτε να το αντιγράψετε και να το επικολλήσετε στο πεδίο Διεύθυνση URL διακομιστή.

Διαγράψτε τα πάντα μετά το όνομα κεντρικού υπολογιστή.

Η διεύθυνση URL που προκύπτει θα πρέπει να έχει μόνο το όνομα κεντρικού υπολογιστή, όπως στο https://xxx.dynamics.com, όπου το xxx σημαίνει το όνομα κεντρικού υπολογιστή σας.

Επιλέξτε ΟΚ και μετά επιλέξτε Ναι για να επιβεβαιώσετε την αλλαγή.

Το πρόσθετο επανεκκινείται.

Τα μεταδεδομένα (οι λίστες των πινάκων και των διαθέσιμων πεδίων που μπορείτε να επεξεργαστείτε στο Excel) φορτώνονται.

Το κουμπί Σχεδίαση είναι πλέον ενεργοποιημένο. Το κουμπί Σχεδίαση επιτρέπει σε εσάς ή στο τμήμα IT σας να καθορίσετε τα σημεία επαφής μεταξύ του Excel και οντοτήτων (τύποι εγγραφών) στο Dynamics 365 for Finance and Operations, όπως πελάτες, προμηθευτές και εντολές αγοράς.

Μπορείτε να μεταβείτε από το Excel Online στην πλήρη (εγκατεστημένη) έκδοση του Excel (υποθέτοντας ότι το έχετε εγκαταστήσει) κάνοντας κλικ στο κουμπί Επεξεργασία στο Excel στο Excel Online στην επάνω γραμμή μενού.

Η προσθήκη, η διαγραφή και η ενημέρωση δεδομένων οντοτήτων (όπως προμηθευτές, πελάτες, τιμολόγια και παραγγελίες πωλήσεων) πραγματοποιείται συνήθως στις οθόνες του ίδιου του συστήματος ERP, όχι στο Excel. Ωστόσο, το πρόσθετο σάς επιτρέπει να δημιουργείτε, να ενημερώνετε ή να διαγράφετε εγγραφές δεδομένων οντοτήτων ERP από το Excel, αν και αυτό δεν είναι εύκολο να ρυθμίσετε για πολλούς λόγους, συμπεριλαμβανομένων των εξής:

• Δεν μπορείτε να προσθέσετε εγγραφές χωρίς να βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει όλα τα απαιτούμενα πεδία.
• Πρέπει να καθορίσετε το πεδίο που είναι το πρωτεύον κλειδί (μοναδικός αριθμός αναγνωριστικού) για αυτήν την οντότητα. Για παράδειγμα, το αναγνωριστικό πελάτη μπορεί να είναι το μοναδικό πρωτεύον κλειδί του κύριου πίνακα πελατών, αλλά όταν πρόκειται για τιμολόγια ή παραγγελίες αγοράς ή άλλους, πιο σύνθετους πίνακες, το πρωτεύον κλειδί μπορεί να είναι ένα σύνθετο κλειδί που αποτελείται από πολλά πεδία.
• Ενδέχεται να λάβετε σφάλματα εάν προσπαθήσετε να διαγράψετε μια εγγραφή που χρησιμοποιείται σε άλλους σχετικούς πίνακες. Αυτό ονομάζεται περιορισμός ξένου κλειδιού. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να διαγράψετε έναν πωλητή εάν αυτός ο πωλητής χρησιμοποιείται σε τιμολόγια χρέωσης που αποτελούν μέρος του ιστορικού χρεώσεων.

Ζητήστε τη βοήθεια του τμήματος πληροφορικής σας ή μιας εξειδικευμένης συμβουλευτικής εταιρείας συνεργατών Dynamics 365 όταν σχεδιάζετε ενσωματώσεις που αλλάζουν τα δεδομένα στο σύστημα ERP Dynamics 365 από το Excel. Αυτή η λειτουργία λειτουργεί εξαιρετικά, αλλά ένας ειδικός πρέπει να τη διαμορφώσει σωστά. Τουλάχιστον, ξεκινήστε με προβολές μόνο για ανάγνωση δεδομένων Excel στο Dynamics 365 for Finance and Operations.

Εάν δεν έχετε ειδικούς για να σας βοηθήσουν, ίσως θελήσετε να ξεκινήσετε με τη δημιουργία ενσωματώσεων του Excel που είναι απλώς προβολές μόνο για ανάγνωση των δεδομένων ERP του Dynamics 365 που εμφανίζονται στο Excel, χωρίς εντολές ενημέρωσης, εισαγωγής ή διαγραφής. Αυτά είναι πιο ασφαλή επειδή δεν μπορούν να δημιουργήσουν καταστροφή δεδομένων στο σύστημα ERP.

Αφού εσείς, ή κάποιος από το τμήμα IT ή ο εξουσιοδοτημένος πάροχος λύσεων, ρυθμίσετε μια εφαρμογή σύνδεσης δεδομένων χρησιμοποιώντας το Designer που αποτελεί μέρος του πρόσθετου Microsoft Dynamics Office, η εφαρμογή σύνδεσης δεδομένων εμφανίζεται στο παράθυρο στα δεξιά του υπολογιστικού φύλλου σας . Μπορείτε να δημοσιεύσετε (αποθηκεύστε, με άλλα λόγια) ενημερώσεις στα δεδομένα σας πίσω στα συστήματα Microsoft Dynamics. Ο χειρισμός αυτών των ενημερώσεων γίνεται από μια δυνατότητα στο Microsoft Dynamics που ονομάζεται υπηρεσίες OData (ανοικτό πρωτόκολλο δεδομένων). Μόνο τα σημεία επαφής που είναι διαθέσιμα στις υπηρεσίες OData υποστηρίζονται πλέον στο πρόσθετο Dynamics Office. Εάν λάβετε ένα σφάλμα κατά τη δημοσίευση των αλλαγών σας, επισημαίνεται η σειρά που είχε σφάλμα. Επίσης, εμφανίζεται ένα μήνυμα που υποδεικνύει τον αριθμό των σειρών που διαγράφηκαν, προστέθηκαν ή ενημερώθηκαν.