Πώς να προσθέσετε τους δικούς σας κανόνες μορφοποίησης του Excel με μη αυτόματο τρόπο

Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε ένα από τα προκαθορισμένα σενάρια που προσφέρει το Excel. Το Excel σάς δίνει την ευελιξία να δημιουργήσετε τους δικούς σας κανόνες μορφοποίησης με μη αυτόματο τρόπο. Η δημιουργία των δικών σας κανόνων μορφοποίησης σάς βοηθά να ελέγχετε καλύτερα τον τρόπο μορφοποίησης των κελιών και σας επιτρέπει να κάνετε πράγματα που δεν θα μπορούσατε να κάνετε με τα προκαθορισμένα σενάρια.

Για παράδειγμα, ένας χρήσιμος κανόνας μορφοποίησης υπό όρους είναι η προσθήκη ετικετών σε όλες τις τιμές άνω του μέσου όρου με ένα εικονίδιο Check και σε όλες τις τιμές κάτω του μέσου όρου με ένα εικονίδιο X. Το σχήμα δείχνει αυτόν τον κανόνα.

Με έναν προσαρμοσμένο κανόνα μορφοποίησης, μπορείτε να επισημάνετε τις τιμές άνω του μέσου όρου με ένα σημάδι επιλογής και τις τιμές κάτω του μέσου όρου με ένα X.

Αν και είναι αλήθεια ότι τα σενάρια Πάνω από το μέσο όρο και κάτω από το μέσο όρο που είναι ενσωματωμένα στο Excel σάς επιτρέπουν να μορφοποιήσετε χαρακτηριστικά κελιών και γραμματοσειρών, δεν επιτρέπουν τη χρήση συνόλων εικονιδίων. Μπορείτε να φανταστείτε γιατί τα σύνολα εικονιδίων θα ήταν καλύτερα σε ένα ταμπλό παρά απλώς οι χρωματικές αποκλίσεις. Τα εικονίδια και τα σχήματα κάνουν πολύ καλύτερη δουλειά στη μετάδοση του μηνύματός σας, ειδικά όταν ο πίνακας εργαλείων είναι τυπωμένος σε ασπρόμαυρο.

Για να ξεκινήσετε να δημιουργείτε τον πρώτο σας κανόνα προσαρμοσμένης μορφοποίησης, μεταβείτε στην καρτέλα Δημιουργία κανόνα με το χέρι και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε την περιοχή προορισμού των κελιών στα οποία πρέπει να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση υπό όρους και επιλέξτε Νέος κανόνας από το μενού Μορφοποίηση υπό όρους, όπως φαίνεται.

Επιλέξτε το εύρος στόχου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Νέος κανόνας.

Αυτό το βήμα ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Νέος κανόνας μορφοποίησης που φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Επιλέξτε τον κανόνα Μορφοποίηση όλων των κελιών με βάση τις τιμές τους και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού Στυλ μορφοποίησης για να μεταβείτε στα σύνολα εικονιδίων.

Δείτε τι κάνει κάθε τύπος:

• Μορφοποίηση όλων των κελιών με βάση τις τιμές τους: Μετρά τις τιμές στην επιλεγμένη περιοχή μεταξύ τους. Αυτή η επιλογή είναι χρήσιμη για την εύρεση γενικών ανωμαλιών στο σύνολο δεδομένων σας.

• Μορφοποίηση μόνο κελιών που περιέχουν: Εφαρμόζει μορφοποίηση υπό όρους σε εκείνα τα κελιά που πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια που ορίζετε. Αυτή η επιλογή είναι ιδανική για σύγκριση τιμών με ένα καθορισμένο σημείο αναφοράς.

• Μορφοποίηση μόνο επάνω ή κάτω κατάταξης τιμών: Εφαρμόζει μορφοποίηση υπό όρους σε εκείνα τα κελιά που κατατάσσονται στον επάνω ή τον κάτω Νοστό αριθμό ή στο ποσοστό όλων των τιμών στο εύρος.

• Μορφοποίηση μόνο τιμών που είναι πάνω ή κάτω από το μέσο όρο: Εφαρμόζει μορφοποίηση υπό όρους σε εκείνες τις τιμές που είναι μαθηματικά πάνω ή κάτω από το μέσο όρο όλων των τιμών στην επιλεγμένη περιοχή.

• Χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να προσδιορίσετε ποια κελιά θα μορφοποιηθούν: Αξιολογεί τις τιμές με βάση έναν τύπο που καθορίζετε. Εάν μια συγκεκριμένη τιμή αξιολογηθεί ως true, η μορφοποίηση υπό όρους εφαρμόζεται σε αυτό το κελί. Αυτή η επιλογή χρησιμοποιείται συνήθως κατά την εφαρμογή συνθηκών που βασίζονται στα αποτελέσματα ενός προηγμένου τύπου ή μιας μαθηματικής πράξης.

Οι γραμμές δεδομένων, οι κλίμακες χρωμάτων και τα σύνολα εικονιδίων μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο με τον τύπο κανόνα Μορφοποίηση όλων των κελιών βάσει των τιμών τους.

Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένος ο τύπος κανόνα Μορφοποίηση όλων των κελιών με βάση τις τιμές τους και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού Στυλ μορφοποίησης για να μεταβείτε σε Σύνολα εικονιδίων.

Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Στυλ εικονιδίων για να επιλέξετε ένα σύνολο εικονιδίων.

Αλλάξτε και τα δύο αναπτυσσόμενα μενού Τύπος σε Τύπος.

Σε κάθε πλαίσιο Τιμή, εισαγάγετε =Μέσος όρος($C$2:$C$22).

Αυτό το βήμα λέει στο Excel ότι η τιμή σε κάθε κελί πρέπει να είναι μεγαλύτερη από τον μέσο όρο ολόκληρου του συνόλου δεδομένων προκειμένου να ληφθεί το εικονίδιο Έλεγχος.

Σε αυτό το σημείο, το πλαίσιο διαλόγου μοιάζει με αυτό που εμφανίζεται εδώ.

Αλλάξτε τα αναπτυσσόμενα πλαίσια Τύπος σε Τύπος και εισαγάγετε τους κατάλληλους τύπους στα πλαίσια Τιμή.

Κάντε κλικ στο OK για να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση υπό όρους.

Αξίζει να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να κατανοήσετε πώς λειτουργεί αυτός ο κανόνας μορφοποίησης υπό όρους. Το Excel αξιολογεί κάθε κελί στην περιοχή προορισμού για να δει εάν τα περιεχόμενά του ταιριάζουν, με τη σειρά (πρώτο πλαίσιο στο επάνω μέρος), με τη λογική σε κάθε πλαίσιο Τιμή. Εάν ένα κελί περιέχει έναν αριθμό ή κείμενο που αξιολογείται ως αληθές στο πρώτο πλαίσιο Τιμή, εφαρμόζεται το πρώτο εικονίδιο και το Excel μεταβαίνει στο επόμενο κελί της περιοχής. Εάν όχι, το Excel συνεχίζει προς τα κάτω σε κάθε πλαίσιο Τιμή έως ότου ένα από αυτά αξιολογηθεί ως αληθές. Εάν το κελί που αξιολογείται δεν ταιριάζει με καμία από τη λογική που τοποθετείται στα πλαίσια Τιμή, το Excel επισημαίνει αυτόματα αυτό το κελί με το τελευταίο εικονίδιο.

Σε αυτό το παράδειγμα, θέλετε ένα κελί να έχει ένα εικονίδιο ελέγχου μόνο εάν η τιμή του κελιού είναι μεγαλύτερη από (ή ίση με) τον μέσο όρο των συνολικών τιμών. Διαφορετικά, θέλετε το Excel να μεταβεί απευθείας στο εικονίδιο X και να εφαρμόσει το X.