Πώς να προσθέσετε μια ψηφιακή υπογραφή σε βιβλία εργασίας του Excel 2013

Το Excel 2013 σάς δίνει τη δυνατότητα να προσθέσετε ψηφιακές υπογραφές στα αρχεία του βιβλίου εργασίας που στέλνετε για έλεγχο. Αφού ελέγξετε το υπολογιστικό φύλλο και επαληθεύσετε την ακρίβεια και την ετοιμότητά του για διανομή, μπορείτε (υποθέτοντας ότι έχετε την εξουσία εντός της εταιρείας σας) να υπογράψετε ψηφιακά το βιβλίο εργασίας:

Για να προσθέσετε μια ψηφιακή υπογραφή στο τελικό βιβλίο εργασίας σας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1Επιθεωρήστε τα δεδομένα του φύλλου εργασίας, αποθηκεύστε όλες τις τελικές αλλαγές στο αρχείο του βιβλίου εργασίας και, στη συνέχεια, τοποθετήστε τον δείκτη κελιού σε ένα κενό κελί κοντά στο σημείο όπου θέλετε να εμφανίζεται το γραφικό αντικείμενο γραμμής υπογραφής.

Το Excel προσθέτει το γραφικό αντικείμενο γραμμής υπογραφής στην περιοχή που περιέχει τον δείκτη κελιού. Εάν δεν μετακινήσετε τον κέρσορα κελιού σε μια κενή περιοχή, ίσως χρειαστεί να μετακινήσετε το γραφικό γραμμής υπογραφής, έτσι ώστε το πλαίσιο του γραφικού να μην κρύβει υπάρχοντα δεδομένα φύλλου εργασίας ή άλλα γραφικά ή ενσωματωμένα γραφήματα.

2 Επιλέξτε Εισαγωγή→Κείμενο→ Γραμμή υπογραφής→ Γραμμή υπογραφής του Microsoft Office στην κορδέλα.

Το Excel εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Signature Setup.

3 Συμπληρώστε τα πλαίσια κειμένου του πλαισίου διαλόγου Signature Setup.

Πληκτρολογήστε το όνομα του υπογράφοντος στο πλαίσιο κειμένου Προτεινόμενος υπογράφοντα και, στη συνέχεια, πατήστε Tab.

Πληκτρολογήστε τον τίτλο του υπογράφοντος στο πλαίσιο κειμένου Suggested Signer's Title και, στη συνέχεια, πατήστε Tab.

Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση e-mail του υπογράφοντος στο πλαίσιο κειμένου Προτεινόμενη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπογράφοντος.

(Προαιρετικό) Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Να επιτρέπεται στον υπογράφοντα να προσθέτει σχόλια στο παράθυρο διαλόγου Υπογραφή εάν θέλετε να προσθέσετε τα δικά σας σχόλια.

(Προαιρετικό) Αποεπιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση ημερομηνίας υπογραφής στη γραμμή υπογραφής εάν δεν θέλετε η ημερομηνία να εμφανίζεται ως μέρος της ψηφιακής υπογραφής.

4 Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου Signature Setup.

Το Excel προσθέτει ένα γραφικό αντικείμενο γραμμής υπογραφής κοντά στον δρομέα κελιού με ένα μεγάλο X που περιέχει το όνομα και τον τίτλο σας.

5 Κάντε διπλό κλικ σε αυτό το γραφικό αντικείμενο γραμμής υπογραφής ή κάντε δεξί κλικ στο αντικείμενο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Υπογραφή από το μενού συντόμευσης.

Εάν δεν διαθέτετε ψηφιακό αναγνωριστικό με μια από τις συνδρομητικές υπηρεσίες ή δεν είστε συνδρομητής του Windows Live, το Excel ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου ειδοποίησης Λήψη ψηφιακού αναγνωριστικού που σας ρωτά εάν θέλετε να αποκτήσετε ένα τώρα. Κάντε κλικ στο Ναι και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τους συνδέσμους στην ιστοσελίδα Διαθέσιμα ψηφιακά αναγνωριστικά για να εγγραφείτε σε ένα.

Διαφορετικά, το Excel ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου "Υπογραφή".

6 Προσθέστε την υπογραφή σας στο πλαίσιο λίστας που περιέχει το σημείο εισαγωγής.

Για να προσθέσετε την υπογραφή σας, κάντε κλικ στο σύνδεσμο Επιλογή εικόνας στα δεξιά, επιλέξτε ένα αρχείο γραφικών που περιέχει μια εικόνα της χειρόγραφης υπογραφής σας στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή εικόνας υπογραφής και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή. Εάν χρησιμοποιείτε συσκευή με οθόνη αφής ή ο υπολογιστής σας έχει συνδεδεμένο ψηφιακό tablet, προσθέτετε αυτήν την υπογραφή υπογράφοντας φυσικά την υπογραφή σας με ψηφιακή μελάνη.

7 Κάντε κλικ στο πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας Τύπος δέσμευσης και επιλέξτε μία από τις επιλογές από το αναπτυσσόμενο μενού: Δημιουργήθηκε και εγκρίθηκε αυτό το έγγραφο, Εγκρίθηκε αυτό το έγγραφο ή δημιούργησε αυτό το έγγραφο.

Εάν επιλέξατε το πλαίσιο ελέγχου Να επιτρέπεται στον υπογράφοντα να προσθέτει σχόλια στο πλαίσιο διαλόγου υπογραφής, το πλαίσιο διαλόγου Υπογραφή περιέχει ένα πλαίσιο κειμένου Σκοπός για την υπογραφή αυτού του εγγράφου που συμπληρώνετε στο επόμενο βήμα.

8 Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου Purpose for Signing This Document και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε την αιτία για την ψηφιακή υπογραφή του βιβλίου εργασίας.

(Προαιρετικό) Κάντε κλικ στο κουμπί Λεπτομέρειες για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Πρόσθετες πληροφορίες υπογραφής, όπου μπορείτε να προσθέσετε τον ρόλο και τον τίτλο του υπογράφοντος, καθώς και πληροφορίες για το μέρος όπου δημιουργήθηκε το έγγραφο.

(Προαιρετικό) Κάντε κλικ στο κουμπί εντολής Αλλαγή για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Ασφάλειες των Windows και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα του ατόμου του οποίου το πιστοποιητικό θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο πλαίσιο λίστας και κάντε κλικ στο OK.

Από προεπιλογή, το Excel εκδίδει ένα ψηφιακό πιστοποιητικό για το άτομο του οποίου το όνομα έχει εισαχθεί στο πλαίσιο κειμένου Προτεινόμενος υπογραφέας.

9 Κάντε κλικ στο κουμπί Υπογραφή για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου Υπογραφή.

Το Excel κλείνει το παράθυρο διαλόγου "Υπογραφή". Αμέσως μετά το κλείσιμο του πλαισίου διαλόγου "Υπογραφή", το Excel προσθέτει το όνομά σας στο γραφικό αντικείμενο της ψηφιακής υπογραφής και εμφανίζει την ειδοποίηση ΕΠΙΣΗΜΑΝΣΗ ΩΣ ΤΕΛΙΚΟ στην κορυφή του φύλλου εργασίας